Urlop: czy szef może zmieniać wniosek urlopowy pracownika?

Prawo pracy przewiduje aż trzy sposoby ustalania terminu urlopu wypoczynkowego. Co do zasady termin i czas trwania urlopu muszą być wcześniej uzgodnione z pracodawcą. Najlepiej, jeśli są ujęte w planie urlopów, a jeśli go nie ma – w drodze porozumienia z szefem. Jedynie urlop na żądanie pracownik może wziąć z dnia na dzień, nie informując pracodawcy z wyprzedzeniem o swojej nieobecności. Co jednak istotne, także i w tym przypadku musi uzyskać zgodę szefa.

Urlop zaplanowany

Choć pracownicy mają zagwarantowane prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze wynikającym z okresu zatrudnienia i wymiaru etatu , decyzja o tym, kiedy dokładnie pracownik może iść na urlop, należy do pracodawcy. Szef nie jest bowiem związany wnioskiem pracownika dotyczącym terminu urlopu. Musi jedynie pamiętać, by pracownik miał możliwość wykorzystania urlopu w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Z drugiej jednak strony szef nie ma całkowitej swobody w decydowaniu o tym, kiedy pracownik ma brać urlop.

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 kodeksu pracy). Taki plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Po ogłoszeniu planu pracownicy w zasadzie nie muszą mieć szans na dodatkowe, niezaplanowane urlopy. Nie dotyczy to jedynie urlopów „na żądanie", których plan urlopów nie obejmuje.

Porozumienie zamiast planu

Nie każdy zakład pracy ma jednak plan urlopów. Pracodawca nie musi go ustalać, jeżeli wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa. Tam, gdzie nie działa organizacja związkowa także nie trzeba planować urlopów załogi. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1

1

kodeksu pracy). I w tym przypadku musi pogodzić oczekiwania pracownika z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Dla celów dowodowych porozumienie w sprawie terminu urlopu powinno przyjąć formę pisemną np. podpisanego przez pracownika wniosku o urlop, który następnie zaakceptował swoim podpisem pracodawca lub upoważniona przez niego osoba. Ten sposób ustalania terminu urlopu także nie obejmuje urlopu na żądanie.

W praktyce jest tak, że nawet tam, gdzie ustalane są plany urlopów, obowiązuje system mieszany: pracownik zgłasza potrzebę jednego – dwóch dłuższych urlopów w roku (najczęściej związanych z wakacjami) i te są ujęte w planie, ale oprócz tego uzgadnia z szefem terminy krótszych nieobecności. Pracodawcy rzadko robią problemy, bo nie zależy im na hodowaniu zaległości urlopowych przez pracowników. Dopóki jednak nie ma podpisu szefa na wniosku o urlop, podwładny nie powinien uznawać, że porozumiał się szefem co do terminu nieobecności, która nie była ujęta w planie urlopów.

Wolne z zaskoczenia

Trzeci sposób uzgadniania urlopu ma szczególny charakter, bo daje pracownikowi wolną rękę w wyborze terminu nieobecności. Zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Takie żądanie pracownik musi zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) uściślił, że wniosek pracownika powinien wpłynąć do chwili, w której pracownik miał rozpocząć pracę.

Urlop na żądanie mieści się w przysługującym pracownikowi wymiarze urlopu wypoczynkowego, nie powiększa puli dni do wykorzystania. Uprawnienie do 4 dni nieplanowanego wypoczynku przysługuje wszystkim pracownikom, bez względu na wymiar etatu (pełny czy część) i czas trwania umowy o pracę (bezterminowa czy terminowa). Czterech dni może żądać zarówno pracownik, który ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego jak i ten, który nabył prawo do zaledwie 5 dni wypoczynku. Jeśli jednak w chwili składania wniosku o urlop na żądanie pracownik nabył prawo do mniej niż 4 dni urlopu wypoczynkowego, to może liczyć również na mniej niż 4 dni urlopu na żądanie.

Żądanie udzielenia urlopu można wysłać mailem, sms-em, a nawet zgłosić przez telefon. Warto jednak mieć jakikolwiek dowód, że pracodawca nie sprzeciwił się nieobecności, bo w zasadzie urlopu na żądanie nie można rozpocząć bez akceptacji szefa. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 r. (II K 26/08). Za samowolkę grozi nawet zwolnienie dyscyplinarne. Chyba, że pracownik dopełnił obowiązku zgłoszenia żądania, ale pracodawca nie wysłał mu żadnej odpowiedzi. Zdaniem Sądu Najwyższego w takim przypadku można uznać, że pracodawca wyraził milczącą zgodę na urlop (wyrok z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04).

W szczególnych okolicznościach szef może jednak sprzeciwić się nieobecności w żądanym przez pracownika terminie. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 (II PK 123/09), pracodawca może sprzeciwić się żądaniu pracownika ze względu na „szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy". Sprawy sporne w takich przypadkach rozstrzygać musi sąd.