Wideokonferencja w sądzie: Kiedy odległość przestaje mieć znaczenie

W ostatnim czasie wiele uwagi poświęcono elektronicznemu zapisowi rozpraw w postępowaniu cywilnym, tzw. e-protokołowi. Przedstawiono różne argumenty za i przeciw. Mało kto wspominał jednak o innych rozwiązaniach, które zostały wprowadzone przy okazji zmian w protokołowaniu rozpraw. Otóż sprzęt do nagrywania e-protokołu pozwala na szerokie stosowanie wideokonferencji, czyli przesłuchiwanie uczestników postępowania – świadków, biegłych, stron – na odległość, bez konieczności ich ściągania do oddalonego nieraz o setki kilometrów sądu.

Daleko do sądu

Zgodnie z § 100 regulaminu urzędowania sądów powszechnych gdy świadek, biegły lub strona mieszka dalej niż 50 km od sądu, w którym ma być przesłuchany, sąd może zwrócić się do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania przesłuchiwanego (sąd wezwany) o przeprowadzenie czynności z jego udziałem.

W zleceniu przeprowadzenia dowodu lub dokonania innej czynności przez sąd wezwany należy dokładnie określić, jakie czynności mają być dokonane, oznaczyć wyczerpująco fakty i okoliczności podlegające stwierdzeniu przez poszczególne osoby, a w razie potrzeby przytoczyć fakty i okoliczności, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Do tej pory pomoc sądowa była jedynym sposobem przesłuchania osób, które z różnych przyczyn nie mogły przyjechać do sądu. W praktyce przesłuchanie przez sąd wezwany wygląda w ten sposób, że sędzia, który nie zna sprawy, zadaje pytania przesłane przez sąd prowadzący postępowanie. Najczęściej nie jest możliwe wyjaśnienie jakichkolwiek wątpliwości, które pojawiają się w trakcie zadawania tych pytań.

Sąd często w takiej sytuacji stawał przed bardzo trudną decyzją, czy zmuszać osoby starsze, niepełnosprawne do wielogodzinnej podróży czy poprzestać na ich przesłuchaniu w drodze pomocy sądowej. Jednocześnie każdy sędzia wie, że niezwykle trudno orzekać np. w sprawie o zadośćuczynienie o rozmiarze, zakresie cierpień ofiary, gdy nie można jej zobaczyć, osobiście zadać pytań. Nie bez przyczyny zasada bezpośredniości jest jedną z podstawowych zasad postępowania cywilnego. W konsekwencji z drugiego końca Polski przyjeżdżają osoby na wózkach inwalidzkich, o kulach czy w kołnierzach ortopedycznych, dla których samo wyjście z domu jest nie lada wyzwaniem.

Uwzględniając rozwój nowoczesnych technik komunikacyjnych, ustawodawca w 2009 r. wprowadził do kodeksu postępowania cywilnego możliwość przeprowadzania dowodów przy użyciu urządzeń technicznych pozwalających na dokonanie czynności na odległość, czyli w drodze wideo- lub telekonferencji. Niestety, z powodu licznych ograniczeń technicznych z możliwości przeprowadzenia dowodu w tym trybie sądy korzystały sporadycznie. Przykładowo w Sądzie Okręgowym w Warszawie na ponad 20 wydziałów była tylko jedna sala umożliwiająca prowadzenie wideokonferencji. Przy czym służyła również jako normalna sala rozpraw. W tej sytuacji już samo uzgodnienie wolnego terminu między dwoma sądami było bardzo utrudnione.

Nowa jakość ?dla wszystkich

Dopiero zainstalowanie na salach sprzętu do nagrywania rozpraw otworzyło drogę do przeprowadzania czynności na odległość. Nastąpiła zmiana zarówno jakościowa, jak i ilościowa. W samym Sądzie Okręgowym w Warszawie odpowiednio przystosowanych do wideokonferencji sal jest 19. W postępowaniu cywilnym, przeprowadzając czynności w drodze wideokonferencji, sąd teraz nie tylko widzi i słyszy przesłuchiwanego, ale także nagrywa jego zeznania, które stają się częścią e-protokołu. Wideokonferencja stanowi alternatywę dla przesłuchań w drodze pomocy sądowej. Daje sądowi możliwość bezpośredniego zadawania pytań przesłuchiwanemu i pozwala uniknąć wielogodzinnych dojazdów.

W związku z tym, że ustawodawca nie określił, gdzie powinny stawić się strony lub ich pełnomocnicy na przesłuchiwanie świadka czy biegłego w drodze wideokonferencji, nie ma przeszkód, aby stawili się w sądzie, w którym jest przesłuchiwana osoba, zamiast w sądzie prowadzącym postępowanie. Możliwość przeprowadzenia wideokonferencji stanowi też istotny argument dla biegłych spoza okręgu sądu rozpoznającego sprawę, gdy podejmują decyzję o sporządzeniu opinii. Wielokrotnie biegli zgadzają się, ale pod warunkiem, że nie będą musieli jechać do sądu. Biorąc pod uwagę aktualne stawki za godzinę pracy biegłego, trudno się dziwić, że często najwyższej klasy specjaliści nie chcą tracić całego dnia tylko po to, aby przez kilkanaście minut składać wyjaśnienia do złożonej na piśmie opinii.

Asystent zupełnie wystarczy

Pewną przeszkodę przy przeprowadzaniu wideokonferencji aktualnie stanowi określony w art. 235 § 2 k.p.c. wymóg, by sąd orzekający przeprowadzał dowód w obecności sądu wezwanego lub referendarza sądowego.

W konsekwencji w sądzie, w którym stawiła się przesłuchiwana osoba, powinien być któryś z nich. Zważywszy, że ich rola ograniczona jest do sprawdzenia dokumentu tożsamości stawającego, uzasadniona byłaby nowelizacja tego przepisu. W zupełności wystarczy obecność asystenta sędziego czy nawet samego urzędnika sądowego. Warto także ujednolicić procedury w poszczególnych sądach, tak aby protokolant przygotowujący rozprawę od razu wiedział, z kim ma się kontaktować, by zarezerwować salę i termin wideokonferencji.

Z moich dotychczasowych obserwacji wynika, że chociaż możliwość stosowania wideokonferencji w pionie cywilnym (wydziały cywilne, gospodarcze, pracy, rodzinne) istnieje od blisko dwóch lat, nie przez wszystkich sędziów jest wykorzystywana. Początkowo występowały pewne trudności techniczne – nie zawsze udawało się nawiązać połączenie albo też nie najlepsza była jakość dźwięku – ale obecnie problemy zdarzają się sporadycznie.  Potknięcia przyjmowane są też z dużo większą tolerancją przez uczestników postępowania, którzy na dotarcie do sądu poświęcili najwyżej kilkadziesiąt minut, niż wtedy, gdy po kilkugodzinnej podróży dowiadywali się, że z uwagi na brak dowodu doręczenia zawiadomienia czy z powodu jakichś zdarzeń losowych nie zostaną przesłuchani i będą musieli jeszcze raz stawić się w sądzie.

Upowszechnienie wideokonferencji jest jednym ze sposobów poprawy wizerunku sądów, ogranicza koszty zarówno finansowe, jak i społeczne postępowania oraz wpływa na poprawę jakości orzekania. Warto zatem, aby zdecydowanie częściej niż dotychczas korzystać z tej formy komunikacji.