Urządzanie biura. Ceny projektów wnętrz biurowych

Zarząd jednej z dużych firm postanowił podkreślić globalny zasięg przedsiębiorstwa, urządzając każde piętro swojego biurowca w stylu charakterystycznym dla innego z krajów, w których działa. Dyrekcja innej firmy ozdobiła swoje biura współczesnymi oraz historycznymi panoramami miasta, w którym ma siedzibę.

Oprócz podkreślania międzynarodowej rangi albo – odwrotnie – swojskości przedsiębiorstwa, coraz powszechniejsze w ostatnich latach jest nawiązywanie do ekologii. Modne stało się np. stosowanie materiałów nadających się do recyclingu i takich, które z recyclingu pochodzą, oraz sprzętu i urządzeń energooszczędnych. Świadczy to, lub przynajmniej ma świadczyć, o nowoczesności i społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstwa.

Pomieszczenia biurowe, traktowane niegdyś głównie użytkowo, stają się elementem budowania image'u, a nawet tożsamości firmy. Stąd duże, stale rosnące zapotrzebowanie na fachowe urządzanie wnętrz. Projektanci powierzchni komercyjnych  (oprócz biur także sklepy, szkoły czy urzędy) od kryzysowego 2009 r. notują wzrost obrotów i liczby klientów.

Zwiększa się też liczba firm projektowych. Prowadzą je nie tylko architekci, ale także np. plastycy czy inżynierowie różnych specjalności, którzy  zdobyli kwalifikacje w trakcie pracy. Niewielkich pracowni i osób prowadzących samodzielną działalność są tysiące. Natomiast liczących się biur projektowych, specjalizujących się głównie lub wyłącznie we wnętrzach komercyjnych, działa na rynku nie więcej niż sto. Oprócz nich istnieje też kilkadziesiąt pracowni należących do firm produkujących meble i wyposażenie biurowe; dla producentów jest to skuteczny sposób na zwiększenie sprzedaży.

— Rośnie świadomość, że do zaprojektowania i urządzenia nowego biura zgodnie z dzisiejszymi oczekiwaniami klientów, partnerów biznesowych, a także pracowników potrzebna jest fachowa wiedza i doświadczenie — podkreśla Wioletta Serafin z warszawskiego biura KDesign.

Komunikacja czy koncentracja

Dziś powszechne jest już przekonanie, że urządzenie siedziby firmy, zwłaszcza biura, jest ważnym czynnikiem wpływającym na efektywność pracy oraz kontakty z otoczeniem biznesowym, a w rezultacie na wyniki ekonomiczne i rozwój przedsiębiorstwa. Profesjonalne podejście do projektowania pomieszczeń biurowych i innych powierzchni komercyjnych zaczęło się w Polsce od spółek i oddziałów międzynarodowych korporacji wchodzących na nasz rynek. Sposób urządzania siedzib ma w nich rangę strategiczną i jest częścią długofalowej polityki wizerunkowej, nie zawsze w pełni zrozumiałej nawet dla menedżerów. W mniejszych polskich przedsiębiorstwach cele są zwykle czytelne. Najczęściej chodzi o to, aby siedziba firmy świadczyła o jej zasobności finansowej, powadze i wiarygodności.  W dość powszechnym mniemaniu zbyt skromny wystrój może być niesłusznie kojarzony z firmą-krzakiem, zjawiskiem charakterystycznym dla naszej gospodarki. Stąd np. upodobanie szefów do kosztownych materiałów, szlachetnego kamienia i drewna.

– Naszym zadaniem jest pomaganie zarządom firm w określeniu ich potrzeb oraz oczekiwań, zaproponowanie wizji architektonicznej, która je spełnia, a następnie zwykle  jej zrealizowanie w postaci projektu — wyjaśnia Andrzej Szafranowicz, współwłaściciel warszawskiego studia DSGN.

Budowanie wizerunku firmy nie jest rzecz jasna ani jedyną, ani najważniejszą funkcją fachowo zaprojektowanego biura. Wnętrza powinny być przede wszystkim funkcjonalne, dostosowane do charakteru przedsiębiorstwa. Projekt powinien uwzględniać wiele różnych czynników, np. to, czy w siedzibie firmy przyjmuje się dużo osób z zewnątrz. Inne wnętrza potrzebne są wówczas, gdy najważniejsza jest kreatywność i  dobra komunikacja między członkami zespołu (na ogół stawia się wtedy na open space), inne, kiedy pracownikom należy zapewnić ciszę, możliwość koncentracji i prowadzenia poufnych rozmów z klientami, tak jak np. w kancelarii prawnej. W tym drugim przypadku wciąż powierzchnię biurową dzieli się na liczne oddzielne pomieszczenia, nieraz przeznaczone tylko dla jednego pracownika.

Biuro powinno być przyjazne zarówno interesantom, jak i pracownikom

Przestrzeń bardziej przyjazna

Na ogół firmy, jeśli to możliwe, decydują się na open space. Obecnie nie jest to jednak wielka hala z boksem dla kierownika. Otwarte powierzchnie w nowych biurach można aranżować na najrozmaitsze sposoby przy pomocy np. ruchomych ścianek i kotar. Wewnętrzną mobilność i elastyczność zapewniają także lekkie, łatwe do przestawiania meble.

W tak zaprojektowanych biurach można łatwo wprowadzać zmiany, np. w miarę potrzeby urządzić dużą salę konferencyjną, podzielić ją na kilka mniejszych albo szybko dostosować pomieszczenia do zwiększonej lub zmniejszonej liczby pracowników. Zamiast typowych sal konferencyjnych coraz częściej projektuje się niestandardowe miejsca spotkań. Obok open space projektanci proponują zwykle osobne pomieszczenia do przyjmowania klientów i do rozmów telefonicznych, pokoje do relaksu, obszerne kantyny. Stosuje się materiały tłumiące dźwięki i najlepsze dla oczu źródła światła.

Projektanci kładą nacisk na to, by biuro było przyjazne zarówno interesantom, jak i pracownikom. Z drugiej strony część zleceniodawców oczekuje, że architektom, dzięki ich wiedzy o przestrzeni i ergonomii, uda się zmieścić jak najwięcej osób na określonej powierzchni bez łamania przepisów BHP. Takie życzenia też są spełniane.

Sporo szefów firm, choć teoretycznie uznaje korzyści płynące z zatrudniania fachowców, w praktyce woli polegać na własnych siłach. Jeśli sięgają po pomoc architekta, to w bardzo ograniczonym zakresie. Na przykład zlecają tylko opracowanie koncepcji architektonicznej, którą potem realizują własnymi siłami, czasami sposobem gospodarczym.

Usługi kompleksowe

Szkice z podstawowymi liczbami i parametrami projektowymi, kolorowe i efektowne zwłaszcza na ekranie komputera, kosztują stosunkowo niewiele. Jeśli dotyczą np. małego biura o powierzchni ok. 50 mkw., płaci się  2 - 2,5 tys. zł.

Gdy inwestor nie zamówi projektów wykonawczych i nadzoru autorskiego, efekt końcowy bywa daleki od oczekiwanego, zwłaszcza jeśli wykonawcy uda się przekonać inwestora, że np. można zastosować materiał o połowę tańszy i łatwiej dostępny niż przewidziany przez autora projektu.

Z usług kompleksowych z reguły korzystają korporacje, rzadziej mniejsze polskie przedsiębiorstwa. Współpraca inwestora z pracownią projektową zaczyna się wtedy już na etapie poszukiwania odpowiedniego miejsca na biuro.

Fachowcy doradzają przy wyborze budynku. Przygotowują program funkcjonalny i tzw. space plan. Przedstawiają wizję architektoniczną i plastyczną. Opracowują projekty wykonawcze, w tym plany instalacji. Sprawują nadzór autorski. Proponują rodzaje i wzory mebli oraz wyposażenia, w różnych wariantach i o różnym standardzie. Dzięki fachowym radom zleceniodawca ma szansę dokonać optymalnego wyboru biurek, foteli, szaf czy żaluzji. W każdym razie — powinien ją mieć.

Prowizje od sprzedaży mebli

W rzeczywistości zaufanie klientów, jeśli chodzi o zakup mebli, jest dość powszechnie nadużywane. To z reguły najsłabszy, także pod względem etycznym, punkt umów o kompleksowe usługi projektowe. Jak ocenia Polskie Stowarzyszenie Projektantów Wnętrz, ok. 80 proc. biur projektowych otrzymuje prowizje od sprzedawców mebli biurowych i oświetlenia.

— Dla sporej części projektantów jest to główne źródło dochodów. A to oznacza, że występują oni w roli przedstawicieli handlowych, a nie rzeczników interesów swoich klientów. Mamy do czynienia z ewidentną patologią — przyznaje Dariusz Gocławski, prezes PSPW, właściciel biura A+D w Warszawie.

Zjawisko opłacania projektantów przez firmy meblarskie, podobnie jak korumpowanie lekarzy przez koncerny farmaceutyczne, występuje niemal na całym świecie. Ale w niektórych krajach, gdzie praktyki takie są zakazane przez prawo, stanowi ono tylko margines. Tak jest np. w Wielkiej Brytanii, gdzie profesja projektanta ma status porównywalny z zawodami zaufania publicznego.

Polscy projektanci (są oni w zdecydowanej mniejszości), którzy zdecydowali się iść pod prąd i trzymają się z dala od nieuczciwych wobec inwestorów prowizji od sprzedaży mebli i materiałów budowlano-wykończeniowych, postulują wprowadzenie przepisów zabraniających takich praktyk. Na razie za swoją postawę płacą relatywnie niższymi dochodami.

— Chcemy wykonywać projekty w najlepiej pojętym interesie inwestora, a nie sprzedawać meble i materiały wykończeniowe — podkreśla Przemysław Stopa, szef warszawskiej firmy Massive Design.

Nieprzejrzyste kalkulacje

Mogłoby się wydawać, że prowizje od wytwórców dla pracowni projektowych powinny zniechęcać przedsiębiorców do korzystania z usług skorumpowanych projektantów i project managerów. Okazuje się jednak, że nie miało to dotychczas wielkiego wpływu na rynek.

—  Ci, którzy się w tych sprawach orientują, często uważają, że łapówkarstwo w Polsce jest normalne i nieuniknione. Na szczęście coraz więcej inwestorów jest świadomych skali tego zjawiska — wyjaśnia Przemysław Stopa.

W każdym razie zlecając fachowcom zaprojektowanie biura lepiej mieć ograniczone zaufanie, jeśli chodzi o wybór mebli i wyposażenia. Prowizje otrzymywane przez projektantów mają jeszcze jeden niekorzystny dla inwestorów skutek. Sprawiają, że ceny usług na rynku są bardzo zróżnicowane, a kalkulacje nieprzejrzyste.

Tylko częściowo wynika to z samej natury prac projektowych, czyli z indywidualnego ich charakteru, różnego zakresu, odmiennych oczekiwań i okoliczności zewnętrznych. Jeżeli cena projektu wydaje się bardzo atrakcyjna, może to oznaczać, że inwestor przepłaci za meble. Niską cenę projektu jego autorzy powetują sobie z nawiązką prowizją od producenta mebli, która może wynosić np. 15 proc.

Ile to kosztuje

- Przyjmuje się, że cena projektu wnętrz biurowych, wykonanego przez pracownię nieuwikłaną w układy z przemysłem meblarskim, stanowi od 5 do 10 proc. nakładów na całą inwestycię.