Zdarza się, że na zebraniu rocznym jest mała frekwencja. Nie oznacza to, że wspólnota nie może podjąć żadnej ważnej decyzji. Zapadają one bowiem nie tylko na nim. O tym więc, czy uchwała została podjęta, czy nie decyduje to, czy sala na zebraniu była pełna czy pusta, lecz to czy za jej podjęciem wypowiedziała się większość właścicieli.
Od drzwi do drzwi
Zgodnie z ustawą o własności lokali (u.w.l.) wszyscy właściciele mieszkań biorą udział w głosowaniu nad uchwałami, a zarząd wspólnoty musi im to umożliwić. Jeżeli na zebranie przyjdą właściciele posiadający mniej niż połowę udziałów w nieruchomości i uchwały nie zostaną podjęte, to do nieobecnych wysyła się zawiadomienia, że dalsze głosowanie nad projektami uchwał (rozesłanymi razem z zawiadomieniem o rocznym zebraniu), będzie kontynuowane do określonej daty w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd.
Uchwały podejmuje się bowiem na trzy sposoby: na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów oraz łącząc te dwa sposoby. Indywidualne zbieranie głosów polega na tym, że osoba reprezentująca zarząd chodzi od lokalu do lokalu i zbiera podpisy od właścicieli, lub dostarcza im się projekt uchwały z prośbą o zwrot z oddanym głosem za lub przeciw.
W tzw. dużej wspólnocie (powyżej siedmiu lokali) o podjęciu uchwały decyduje większość głosów (musi ich być ponad 50 proc.). Właściciele głosują udziałami. Im wyższy udział w nieruchomości wspólnej, tym więcej głosów ma dany właściciel. O wysokości udziału można się dowiedzieć z umowy notarialnej sprzedaży lokalu oraz z księgi wieczystej. Udział w nieruchomości wspólnej powinien odpowiadać stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z pomieszczeniami przynależnymi do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi.
Nie zawsze jednak tak jest. Kłopoty na tym tle mają niektóre wspólnoty funkcjonujące w budynkach komunalnych, zakładowych lub Skarbu Państwa. Mieszkania sprzedawano tam w różnym czasie i stosując różne zasady obliczania udziału w nieruchomości wspólnej. Zdarzało się, że mieszkania zbywano bez żadnego udziału w nieruchomości wspólnej, w efekcie czego panuje bałagan. Generalna zasada jest taka, że im większą powierzchnię ma lokal, tym większą liczbą udziałów dysponuje właściciel.
