Jak powinno wyglądać zebranie we wspólnocie

Roczne zebranie obowiązkowo zwołuje się w dużych wspólnotach mieszkaniowych, czyli liczących powyżej siedmiu lokali, i to w pierwszym kwartale każdego roku. Zorganizowanie go należy do obowiązków zarządu (albo zarządcy, któremu powierzono zarząd notarialnie).

Zdarza się jednak, że tego nie zrobił. Co wtedy?

Przepisy pozwalają na to, by w takiej sytuacji zebranie mógł zwołać każdy właściciel, wszyscy lub kilku z nich (art. 30 ust. 1b ustawy o własności lokali).

Każdy właściciel powinien zostać pisemnie powiadomiony o zebraniu i to co najmniej tydzień wcześniej. Zawiadomienie powinno zawierać: dzień, godzinę, miejsce zebrania i porządek obrad.

Oprócz niego właściciele otrzymują projekty uchwał, które mają być głosowane, bo wymagają tego przepisy art. 30 ust. 2 ustawy o własności lokali. Są to:

> roczny plan gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

> sprawozdanie zarządu,

> uchwała o udzieleniu absolutorium).

Nie jest to wykaz zamknięty. Dołącza się też projekty innych uchwał, które przygotowywali właściciele lub zarząd, a które mają być przedmiotem obrad.

Porządek zebrania można bowiem poszerzyć o wiele innych spraw.

Właściciel, który nie został prawidłowo poinformowany o zebraniu, ma prawo kwestionować jego ważność.

Przepisy nic nie mówią, jak ma wyglądać roczne zebranie. Przyjęło się jednak, że powinno mieć ono swojego przewodniczącego, protokolanta oraz komisję skrutacyjną. Nie oznacza to jednak, że jeżeli wspólnota postępuje inaczej, to działa nieprawidłowo.

Trzeba przy tym pamiętać, że każda uchwała może być zaskarżona do sądu, dlatego warto zadbać o jakość dokumentacji z przebiegu zebrań, by łatwo można było stwierdzić, czy dana uchwała została podjęta prawidłowo.

Roczne zebrania wspólnoty różnią się od zwykłych zebrań. Nikt nie stwierdza, czy istnieje na nich kworum. O tym, czy uchwała została podjęta, decyduje to, czy wypowiedziała się za nią większość właścicieli.

Jeżeli na zebranie nie przyjdą wszyscy właściciele, to do nieobecnych wysyła się zawiadomienia, że głosowanie nad projektami uchwał rozesłanymi razem z zawiadomieniem o rocznym zebraniu będzie kontynuowane do określonej daty w trybie indywidualnego zbierania głosów przez zarząd.

Uwaga! Głosuje się udziałami w nieruchomości wspólnej. Im ktoś ma ich więcej, tym więcej ma głosów. Od tej zasady są jednak wyjątki.

Właściciele mogą także głosować w myśl zasady: jeden właściciel – jeden głos, ale tylko gdy pozwalają na to przepisy, np. gdy we wspólnocie jeden właściciel wyraźnie dominuje (np. jest nim gmina).

Zarząd wspólnoty ma ponadto obowiązek powiadomić wszystkich właścicieli (zarówno tych, którzy byli na rocznym zabraniu, jak i pozostałych) o podjętych uchwałach. Jest to niezwykle ważne, ponieważ od chwili uzyskania tej informacji każdy właściciel ma sześć tygodni na ewentualne zaskarżenie uchwały do sądu.

W trakcie zebrania m.in. członkowie zarządu informują o swojej działalności w roku ubiegłym i składają sprawozdanie finansowe.

Właściciele oceniają pracę zarządu i udzielają absolutorium lub nie. Udzielenie absolutorium jest formą akceptacji przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem na dalsze sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną

Właściciele uchwalają również roczny plan gospodarczy zarządu nieruchomością wspólną oraz wysokość opłat na pokrycie kosztów zarządu.

W niektórych wspólnotach zarządy wywieszają zawiadomienia tylko na tablicy ogłoszeniowej. Jest to wystarczający powód do podważania ważności zebrania. Zawiadomienie powinno być bowiem adresowane tylko do właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, a nie do osób postronnych. Właściciele, którzy chcą, by danym problemem zajęło się roczne zebranie, muszą natomiast pamiętać, żeby powiadomić o tym wcześniej zarząd, który przygotuje projekt uchwały, a następnie dołączy do zawiadomienia o zebraniu. W trakcie zebrania można zmieniać tylko zgłoszone projekty, nie można proponować nowych. O tym właściciele często zapominają.