Jakich formalności musisz dopełnić, rozliczając VAT od najmu

W tym celu powinieneś złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R (uiszczając 170 zł opłaty skarbowej). Wówczas masz możliwość odliczania podatku zawartego w wystawianych przez kontrahentów fakturach dokumentujących zakupy związane ze świadczeniem usług najmu i sam uzyskujesz prawo do wystawiania faktur.

Z VAT możesz się rozliczać miesięcznie lub kwartalnie (na deklaracji VAT-7 lub VAT-7K). Obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia w Polsce usług najmu powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze (art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT). Tak więc – inaczej niż w wypadku rozliczenia podatku dochodowego od najmu niezaliczanego do działalności gospodarczej – jeśli minie termin płatności czynszu, a najemca go nie zapłaci, i tak musisz wykazać sprzedaż opodatkowaną VAT w miesiącu (kwartale), w którym upłynął termin płatności. Z kolei jeśli najemca zapłaci czynsz wcześniej (także częściowo, zaliczkowo), obowiązek podatkowy w stosunku do otrzymanej kwoty powstanie w miesiącu (kwartale), w którym nastąpiła zapłata.

Fakturę dokumentującą usługę najmu wystawiasz nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem tego obowiązku (§ 15 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r.; DzU nr 95, poz. 798).

Termin wystawienia faktury jest więc uzależniony od tego, kiedy otrzymasz czynsz. Jeśli otrzymasz zapłatę w terminie lub przed terminem płatności, to obowiązek podatkowy i jednocześnie obowiązek wystawienia faktury powstanie w dniu zapłaty. Z tym że fakturę musisz w tym wypadku wystawić najpóźniej w dniu zapłaty. Możesz też jednak wystawić ją w ciągu 30 dni poprzedzających dzień zapłaty. Jeżeli natomiast nie otrzymasz czynszu mimo upływu terminu płatności, obowiązek podatkowy w VAT z tytułu świadczenia usług najmu powstanie w dniu, w którym termin ten upływa. Najpóźniej w tym dniu powinieneś wystawić fakturę, chyba że wystawiłeś ją w ciągu 30 wcześniejszych dni.

VAT obliczasz od obrotu, a obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy usługi. Oprócz należności za samo używanie rzeczy wynajmujący często pobiera od najemcy także inne świadczenia, np. w wpadku najmu lokalu użytkowego opłaty za wodę, ogrzewanie, oświetlenie, wywóz śmieci, usługi telekomunikacyjne, na które otrzymuje faktury od usługodawców. Czy od tych dodatkowych opłat związanych z najmem również trzeba naliczyć VAT (jak wiesz, nie są one przychodami i nie płaci się od nich podatku dochodowego)?

W praktyce przyjęło się, że jeśli tak wynika z umowy najmu, właściciel może odrębnie obciążyć najemcę kosztami usług świadczonych przez inne podmioty poprzez refakturowanie ich na najemcę, bez doliczania jakiejkolwiek marży. Organy podatkowe uważają, że cena netto usługi oraz stawka VAT na refakturze powinna być identyczna jak zastosowana na fakturze wystawionej przez sprzedawcę usługi (zob. fragment pisma Izby Skarbowej w Olsztynie – w ramce obok).

W świetle orzecznictwa nie jest natomiast możliwe odrębne obciążenie najemcy kosztami podatku od nieruchomości poprzez wystawienie np. noty obciążeniowej (co jest równoznaczne z nienaliczeniem od tej kwoty VAT). Tak orzekł NSA w wyrokach z 10 listopada 1999 r. (I SA/Gd 1329/97) i z 31 maja 2000 r. (I SA/Gd 812/98). Chociaż orzeczenia te dotyczą starej ustawy o VAT, są aktualne i dziś.

Jeśli wynajmowana rzecz jest współwłasnością kilku osób, to każdy ze współwłaścicieli jest odrębnym podatnikiem VAT osiągającym obrót z najmu proporcjonalnie do udziału we współwłasności. Każdy może też skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów (50 tys. zł).

Gdy jest kilku współwłaścicieli, może się pojawić kłopot z właściwym udokumentowaniem usługi najmu. Zwłaszcza jeśli niektórzy współwłaściciele korzystają ze zwolnienia z VAT, a inni są czynnymi podatnikami. Wówczas czynni podatnicy powinni naliczać VAT od przypadającej na nich części wpływów z najmu (podstawą opodatkowania jest przypadająca na nich część kwoty należnej z tytułu najmu pomniejszona o podatek od towarów i usług) i wystawić fakturę (jeśli najemcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, fakturę wystawia się tylko na jej żądanie).

Dodajmy, że nie ma możliwości, by jeden z wynajmujących wystawił fakturę za pozostałych. Możliwe jest jednak wystawienie jednej wspólnej faktury dokumentującej usługę najmu, w której zostaliby wyszczególnieni wszyscy usługodawcy (czynni podatnicy VAT).

Ustawa o VAT w przeciwieństwie do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy ustawy o ryczałcie nie przewiduje wyraźnie możliwości rozliczania VAT od najmu wspólnej rzeczy tylko przez jednego małżonka – tego, który złoży stosowne oświadczenie w urzędzie skarbowym. Mimo to organy podatkowe nie wykluczają takiego sposobu rozliczenia VAT od najmu.

Na ten temat wypowiedziała się Izba Skarbowa w Katowicach w decyzji z 31 stycznia 2007 r. (nr IPB1/449-10/06/I). Uznała, że małżonkowie wynajmujący lokal użytkowy będący ich współwłasnością mogą wybrać, które z nich będzie wypełniać obowiązki z tytułu VAT. Powołała się na kodeks rodzinny i opiekuńczy, z którego wynika, że istotą wspólności majątkowej małżeńskiej jest to, że każdy z małżonków jest współwłaścicielem poszczególnych składników majątku wspólnego na zasadach współwłasności łącznej (czyli bezudziałowej). Każdy z małżonków jest uprawniony do samodzielnego zarządzania majątkiem wspólnym, a zgoda drugiego z małżonków na dokonanie przezeń czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu nie oznacza, że przez jej wyrażenie staje się on też stroną czynności prawnej. O tym, które z małżonków jest (lub będzie) podatnikiem VAT, rozstrzyga ich wola co do tego, które z nich będzie w konkretnej sytuacji wykonywało określone czynności zarządu majątkiem wspólnym. Skoro umowę najmu podpisał tylko jeden małżonek, to wyłącznie na nim ciążą obowiązki w zakresie VAT.

„(...) w przypadku gdy pan Piotr W. świadczy, zgodnie z zawartą umową najmu, całościową usługę, a dodatkowe koszty (np. opłaty za: wodę, ścieki i centralne ogrzewanie) są tylko elementem kalkulacyjnym ceny za wynajem, to postawą opodatkowania zgodnie z treścią art. 29 ust. 1 ustawy o VAT jest wartość czynszu wraz z kosztami eksploatacyjnymi.(...)

Jeżeli z umowy najmu wynikać będzie, że najemcę obciążają koszty eksploatacji, niezależnie od umówionego czynszu, to refakturowanie jest dozwolone przy zachowaniu jednak warunków opisanych na stronie 3 niniejszej decyzji. Jednakże w przedmiotowej sprawie z uwagi na fakt, iż strona otrzymuje od wspólnoty mieszkaniowej rachunek, nie zaś fakturę, refakturowanie nie jest możliwe. Strona winna więc wystawić fakturę dla najemcy opiewającą na wartość czynszu wraz z kosztami eksploatacyjnymi stosownie do art 29 ust. 1 ustawy o VAT.(...)

Przyjmuje się, że z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:

- przedmiotem refakturowania są usługi, z których nie korzysta podmiot (lub korzysta w części), na którego wystawiona jest pierwotna faktura,

- sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu, bez marży narzuconej przez odsprzedającego,