- Klient coś u mnie kupuje - na paragon. Po jakimś czasie przychodzi z reklamacją - wypełniam więc w komputerze gotowy do tego formularz, w którym wpisuję dane osobowe (m.in. imię, nazwisko, telefon) klienta, i wydaję mu podpisany przeze mnie formularz - jako potwierdzenie przyjęcia, nie wymagając jego podpisu. Następnie pełną informację o takim zgłoszeniu przekazuję do serwisu producenta. Czy nie łamię w ten sposób ustawy o ochronie danych osobowych. Nie dość przecież, że gromadzę te dane osobowe (teoretycznie bez akceptacji), to jeszcze przekazuję je dalej, innemu podmiotowi- pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa) wprowadza stosunkowo rygorystyczne wymagania dotyczące gromadzenia i przetwarzania wszelkich informacji osobowych identyfikujących osoby fizyczne, zawiera również rozwiązania dość dobrze dostosowane do wymogów obrotu gospodarczego. Jednym z takich rozwiązań jest regulacja zawarta w art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy, która daje odpowiedź na pytanie czytelnika (przynajmniej w podstawowym aspekcie). Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wówczas, kiedy "jest to konieczne dla realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną". Co istotne, dla dopuszczenia przetwarzania danych nie jest wymagana zgoda zainteresowanej osoby, podstawę dopuszczalności przetwarzania stanowi bowiem samodzielnie wskazany przepis ustawy.
Należy jednak pamiętać, iż możliwość powoływania się przez administratora danych (tj. sprzedawcę) na wspomniany przepis wymaga spełnienia określonych wymogów. Podstawowy z nich dotyczy istnienia umowy pomiędzy osobą, której dane są przetwarzane, a podmiotem, który dane te będzie w jakikolwiek sposób przetwarzać. Dodatkowym warunkiem dopuszczalności przetwarzania danych jest, aby były one przetwarzane wyłącznie w celu wykonania umowy (tj. realizacji reklamacji), a nie w innych celach, w szczególności w celach marketingowych (np. w celu rozsyłania klientom reklam).
Sprzedawca może również - właśnie na podstawie wskazanego powyżej przepisu - przekazać niezbędne dane osobowe klienta serwisantowi. Podmioty przetwarzające dane (tj. sprzedawca oraz serwisant) muszą jednakże pamiętać o tym, aby dane osobowe były przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, i nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania (art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy), tj. do zrealizowania reklamacji. Ujmując rzecz prościej - po zrealizowaniu reklamacji zebrane w tym celu dane należy skutecznie zniszczyć (np. wykasować z systemu informatycznego). Wszelkie odstępstwa od powyższych zasad stwarzają ryzyko pociągnięcia podmiotów przetwarzających dane osobowe do odpowiedzialności, w tym również odpowiedzialności karnej.
Autor jest doktorem prawa, radcą prawnym i partnerem w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy, Oddział Kraków
