Ochrona danych osobowych: zgoda klienta

Zdarza się, że przedsiębiorcy w celu usprawnienia i optymalizacji kosztów wspólnie gromadzą dane osobowe klientów. Mogą to być np. firmy prowadzące własne programy lojalnościowe, ale skierowane do konsumentów o podobnej charakterystyce. Koncentrują się na tej wybranej grupie docelowej i stosują podobne metody dotarcia do niej. Jednocześnie współpracują ze sobą.

Może to polegać na stosowaniu jednolitego wzorca deklaracji o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, w którym obie firmy są wskazane jako podmioty zyskujące prawo do ich gromadzenia i przetwarzania.

Dzięki temu, gdy jedna firma pozyska dane nowej osoby, beneficjentem automatycznie staje się również drugi podmiot i na odwrót. W ten sposób mogą sprawniej pozyskiwać informacje i szybciej rozbudowywać bazy potencjalnych klientów.

Chociaż takie działanie samo w sobie nie jest zakazane, to jednak trzeba to robić z zachowaniem podstawowych zasad rządzących procesem gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Podstawą legalnego przetwarzania danych w myśl art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych jest oczywiście dysponowanie zgodą osoby, która przekazuje informacje o sobie. Jednak warto zaznaczyć, że zgoda ta musi być wyraźna i jednoznaczna.

Dlatego w pierwszej kolejności warto przypomnieć o treści art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Definiuje on pojęcie zgody na przetwarzanie danych osoby, której one dotyczą. Rozumie się przez to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie.

Co istotne, taka zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Innymi słowy musi być sformułowana w sposób wyraźny i jednoznaczny oraz wyróżniać się spośród innych pochodzących od tej osoby informacji i oświadczeń woli.

Szczególnie istotna w sytuacji wspólnego gromadzenia informacji może być właśnie kwestia wymienionego domniemania zgody. Zawarcie wskazanej aprobaty w treści jednego oświadczenia bez jednoczesnego zapewnienia możliwości wyboru oznacza, a przynajmniej może oznaczać, że osoba, której dane dotyczą, nie miała swobody w dysponowaniu swoimi danymi osobowymi.

Przystępując dobrowolnie do programu jednej firmy i przekazując jej swoje dane, automatycznie wyraziła zgodę na ich przetwarzanie przez inny, niezależny podmiot, chociaż jego programem nie była zainteresowana, a nawet w ogóle nie wiedziała o jego funkcjonowaniu.

Cytując jedną z decyzji generalnego inspektora ochrony danych osobowych (DIS/DEC-1098/36246/10), należy wskazać, że niezbędne jest umożliwienie każdej osobie swobodnego wyrażenia woli w  przedmiocie zgody na przetwarzanie jej danych, np. poprzez zapewnienie opcjonalności (możliwości wyboru) w klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W szczególności powinno być tak wtedy, gdy dane mają być przetwarzane przez różne podmioty.

Warto dodać, że brak takiej swobody podczas wyrażania aprobaty dla przetwarzania informacji może czynić takie oświadczenie woli wadliwym.

Zgodnie bowiem z art. 82 kodeksu cywilnego nieważne jest oświadczenie woli złożone przez osobę, która z jakichkolwiek powodów znajdowała się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli.

W myśl powołanej wyżej decyzji GIODO należy także wskazać, że brak zapewnienia takiej swobody nie może być uzasadniany optymalizacją kosztów, zmianą oznaczeń indywidualizujących albo funkcjonowaniem wspólnej sieci sprzedaży.

Wracając zatem do przykładu wspólnego zbierania danych przez dwóch przedsiębiorców, np. spółkę X i spółkę Y, klauzula zawierająca oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych musi zostać odpowiednio sformułowana.

Chodzi o taki sposób, aby zapewnić osobie wypełniającej stosowny formularz rejestracyjny możliwość wyboru w kwestii zgody na przetwarzanie jej danych osobowych przez te podmioty.

Osoba ta powinna móc swobodnie zaznaczyć, czy wyraża zgodę na przetwarzanie informacji o niej przez oba te podmioty, czy tylko jeden z nich, i dokonać takiego wyboru w sposób swobodny.

Zobacz serwisy: