Lektura artykułu sędziego Bartłomieja Glapińskiego „Nie warto robić z sądu drukarni" skłania do refleksji, że informatyzacja może mieć niejedno imię. Można się zgodzić z samą tezą artykułu, że błędnie poprowadzony proces informatyzacji sądów może spowodować obstrukcję, a nie przyspieszenie, ale już z samą argumentacją, że Ministerstwo Sprawiedliwości poniosło porażkę we wdrażania systemu Elektronicznego Biura Podawczego – w żadnym wypadku. Autor wyciąga pobieżne, wycinkowe i przedwczesne wnioski, oparte na błędnych założeniach. Dotychczasowe projekty informatyzacji wymiaru sprawiedliwości są realizowane z pełnym sukcesem, czego przykładem jest postępujące wdrożenie protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych i karnych, elektroniczne postępowanie upominawcze, elektroniczne potwierdzenie odbioru, platforma e-MS (księgi wieczyste, Krajowy Rejestr Sądowy, Krajowy Rejestr Karni i spółki S-24), a już niedługo elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe. Elektroniczne Biuro Podawcze zepnie te rozwiązania i rozciągnie je na całe postępowanie cywilne. System ten nie wszedł jeszcze w fazę produkcyjną, a jego dostarczenie planowane jest na wrzesień 2019 r., co poprzedzi pilotaż przeprowadzony w wybranych sądach. Dziwi zatem negacja samych założeń legislacyjnych ustawy z lipca 2015 r., która odpowiedziała wreszcie na postulowane przez środowiska prawnicze zwiększenia wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu sądowym.

Zwrotki wracają nieśpiesznie

W dobie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy oczekiwania społeczne są ogromne i Ministerstwo Sprawiedliwości musi na nie reagować. Trzymanie się skostniałych i nieefektywnych mechanizmów bazujących na obiegu papierowym nie przystaje do dzisiejszych realiów. Statystyczny obywatel przelewy bankowe wykonuje zdalnie, korespondencję wysyła głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, a drobne transakcje konsumenckie coraz częściej przeprowadza przez internet.

Administracja publiczna, organy podatkowe, szpitale, uczelnie i szkoły, sądy administracyjne, doceniając zalety komunikacji elektronicznej, coraz szerzej wykorzystują dostępne narzędzia. W każdym postępowaniu administracyjnym można wybrać komunikację drogą elektroniczną. Co więcej, administracja publiczna zdecydowała się na odważny krok: zgodnie z art. 220 kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli organ może je ustalić na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej lub w drodze elektronicznej wymiany danych. Sądy administracyjne zapewnią to udogodnienie już w 2017 r. W szkołach i na uczelniach od lat nie ma dzienników i indeksów papierowych. Polska wpisuje się tym w tendencje międzynarodowe. Niemcy, Austria, Finlandia, Estonia, Litwa to tylko jednostkowe przykłady państw, w których na szeroką skalę wykorzystywana jest komunikacja elektroniczna. Tymczasem w sądach powszechnych wciąż jest wszechobecny papier. Jedyne co się zmieniło w ciągu ostatnich stu lat, to maszyny do pisania.Zstąpiły je komputery i drukarki umiejscowione na każdym biurku w sekretariatach. Te same dane są wielokrotnie wpisywane do różnych systemów, które nie są ze sobą zintegrowane. Wymiana danych polega na wysłaniu pocztą pisma zapytania, oczekiwania na odpowiedź, a następnie wpięcia tej odpowiedzi do akt. Taki obieg informacji znacząco przedłuża postępowania sądowe. Akta udostępniane są biegłemu wyłącznie w postaci papierowej, co wymaga ich przesłania i zwrotu tą samą drogą. Pisma również wysyłane są wyłącznie tą drogą, a na powrót osławionej „zwrotki" czeka się od dwóch do sześciu tygodni, jeżeli oczywiście w ogóle wróci. Nie wspominając o kosztach druku, ekspedycji korespondencji, oczekiwania na odpowiedź oraz odszkodowań przyznanych wskutek coraz częściej składanych skarg na przewlekłość. Sekretariaty pracują na archaicznych rozwiązaniach, które miały wspomagać biurowość papierową, a nie zapewniać efektywną workflow w procesie elektronicznego zarządzania dokumentami.

Dopóki minister nie wystarczy

Czy naprawdę przez kolejne dekady należy utrzymywać ten stan rzeczy, czy jednak należałoby pomyśleć o kompleksowych rozwiązaniach, które odpowiedzą na potrzeby nie petentów, lecz klientów wymiaru sprawiedliwości? Takie działania wymagają jednak czasu, właśnie po to, by uniknąć błędów, na które wskazuje sędzia Glapiński. Po to właśnie ustawodawca dał sobie bufor trzech lat. Nie jest tak, że już 8 września 2016 r. czeka nas w sądach Armagedon. Wszystko będzie tak, jak dotychczas. Dopóki minister sprawiedliwości nie dostarczy systemu teleinformatycznego dla sądów powszechnych, ale nie w postaci prowizorycznej nakładki, tylko kompleksowego rozwiązania zarówno w obszarze back-office, jak i front-office, do którego Skarb Państwa będzie miał pełnię praw autorskich. Działania takie wymagają jednak czasu. Za sukces będzie można uznać dostarczenie w ciągu następnych trzech lat uniwersalnej platformy wymiany danych na linii obywatel–sąd.

Kolejnym krokiem powinno być dostarczenie nowoczesnego systemu obsługującego obieg dokumentów wewnątrz sądów oraz zapewniającego efektywną wymianę danych również z podmiotami zewnętrznymi względem wymiaru sprawiedliwości. Tu już mamy perspektywę roku 2020. Zbyt wiele lat zostało zmarnowanych w sądownictwie, które zbyt długo tkwi w rozwiązaniach archaicznych. Szczególnie, że obecnie mamy niepowtarzalną możliwość skorzystania ze wsparcia zewnętrznego w postaci środków unijnych. Elektroniczne Biuro Podawcze idealnie wpisuje się w założenia Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa.

Trzy lata, a nie cztery miesiące

Autor wskazał we wnioskach w artykule, że po wdrożeniu rozwiązań informatycznych w sądach „będzie jeszcze gorzej". Połowicznie można się z tym zgodzić. Tak będzie, jeżeli nie podejmiemy zcentralizowanych działań, które przygotują sądy na nowe regulacje. Na, co wbrew temu, co podano w artykule, mamy nie cztery miesiące, lecz trzy lata i cztery miesiące. Jeżeli tak jak dotychczas każdy sąd sam będzie się informatyzował w większym lub mniejszym stopniu, to wydane zostaną dziesiątki milionów złotych, a efektem będzie jedynie komunikacyjny chaos. W procesie tym ogromną rolę odgrywa Ministerstwo Sprawiedliwości, które zostało zobligowane do koordynacji przedsięwzięcia.

W artykule został również przedstawiony nierealistyczny obraz sądu, w którym zostałby uruchomiony system Elektronicznego Biura Podawczego. Absurdalnie autor założył, że drukowaniu podlegałyby akta elektroniczne. Po pierwsze, akta prowadzone elektroniczne utrwalane byłyby wyłącznie w ten sposób. Po drugie, za druk odpowiadałyby centra druków masowych, które już powstają do obsługi korespondencji. Po trzecie, Skarb Państwa uzyskałby ogromne oszczędności na obsłudze korespondencji. System EPU zwrócił się np. już w pierwszym roku funkcjonowania. Na marginesie wskazać należy, że autor błędnie interpretuje art. 132 k.p.c. w nowym brzmieniu. Regulacja ta dotyczy wzajemnych doręczeń między profesjonalnymi pełnomocnikami.

W sytuacji gdy przeciwnik procesowy nie korzysta z komunikacji elektronicznej, obowiązek doręczenia pisma procesowego spoczywa na wnoszącym. W przeciwnym razie doręczenie następuje za pośrednictwem systemu. Tym samym na żadnym etapie nie dochodzi do druku, nie jest to krok wstecz, tylko krok do przodu, ponieważ poprzez korzystanie z komunikacji elektronicznej obie strony uzyskują szybki wgląd do treści złożonych pism.

dr Andrzej Templin jest pracownikiem Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu ,

Anna Zalesińska jest radcą prawym