Czy szef może zobowiązać podwładnego wysyłanego w delegację do zakupu biletów określonej klasy?
Michał Trzebiński: Tak. Środek transportu w podróży służbowej wskazuje pracodawca. W poleceniu wyjazdu powinna się znaleźć informacja, czy będzie to komunikacja publiczna, samochód służbowy czy auto prywatne, które nie jest własnością pracodawcy. Dobrze określić wszystkie niezbędne szczegóły, tak aby nie było później wątpliwości przy rozliczaniu kosztów. Jeśli pracownik ma się przemieszczać pociągiem w klasie drugiej, to szef powinien to jasno określić. Wówczas komfortowa podróż w pierwszej klasie nie będzie w całości sponsorowana przez firmę. Przy rozliczeniach zwrot obejmie jedynie wartość biletu w drugiej klasie. Resztę z własnej kieszeni dopłaci pracownik.
A czy szef ma prawo przymusić delegowanego do zakupu biletów z uwzględnieniem przysługującym mu ulg?
Pracownik powinien kupować bilet zgodnie z przysługującymi mu zniżkami. O ile sprawa zniżek dla studentów jest oczywista (szef wie, że jego podwładny ma status studenta i przysługują mu z tego tytułu zniżki na kolei), o tyle korzystanie z uprawnień związanych np. z Kartą Dużej Rodziny nie jest już tak oczywiste. Nawet jeśli przełożony poznał liczbę dzieci pracownika, gdy ten np. zgłaszał je do ubezpieczenia zdrowotnego albo wykazywał członków rodziny, ubiegając się o pomoc z funduszu socjalnego, to na tej podstawie nie może domniemywać, że podwładny jest uprawniony do tej zniżki. Wyrobienie takiej karty nie jest bowiem obowiązkiem. Pracodawca nie może ani żądać od pracownika jej wyrobienia, ani pytać, czy posiada on taką kartę. Oczywiście jeśli podwładny ma takie uprawnienia i z nich skorzysta, to po przedstawieniu w kadrach biletu, z którego wynika, że kupił bilet z taką ulgą, przy kolejnym wyjeździe pracodawca może przypuszczać, że i tym razem skorzysta z uprawnienia. Jeśli jednak z jakichś względów tak się nie stanie, szef nie może przyznać podwładnemu zwrotu w wysokości niższej, niż faktycznie wydał on na pełnopłatny bilet w wyznaczonej klasie.
Podobnie jest z uprawnieniami seniorów. Nawet jeśli przysługują im cykliczne – np. co rok – zniżki na przejazd u danego przewoźnika, pracodawca nie może narzucić wykorzystania przysługującego uprawnienia na firmowy wyjazd.