Podróż służbowa: środek transportu wskazuje pracodawca

Środek transportu w podróży służbowej wskazuje pracodawca.

Aktualizacja: 14.08.2015 07:38 Publikacja: 14.08.2015 02:00

Czy szef może zobowiązać podwładnego wysyłanego w delegację do zakupu biletów określonej klasy?

Michał Trzebiński: Tak. Środek transportu w podróży służbowej wskazuje pracodawca. W poleceniu wyjazdu powinna się znaleźć informacja, czy będzie to komunikacja publiczna, samochód służbowy czy auto prywatne, które nie jest własnością pracodawcy. Dobrze określić wszystkie niezbędne szczegóły, tak aby nie było później wątpliwości przy rozliczaniu kosztów. Jeśli pracownik ma się przemieszczać pociągiem w klasie drugiej, to szef powinien to jasno określić. Wówczas komfortowa podróż w pierwszej klasie nie będzie w całości sponsorowana przez firmę. Przy rozliczeniach zwrot obejmie jedynie wartość biletu w drugiej klasie. Resztę z własnej kieszeni dopłaci pracownik.

A czy szef ma prawo przymusić delegowanego do zakupu biletów z uwzględnieniem przysługującym mu ulg?

Pracownik powinien kupować bilet zgodnie z przysługującymi mu zniżkami. O ile sprawa zniżek dla studentów jest oczywista (szef wie, że jego podwładny ma status studenta i przysługują mu z tego tytułu zniżki na kolei), o tyle korzystanie z uprawnień związanych np. z Kartą Dużej Rodziny nie jest już tak oczywiste. Nawet jeśli przełożony poznał liczbę dzieci pracownika, gdy ten np. zgłaszał je do ubezpieczenia zdrowotnego albo wykazywał członków rodziny, ubiegając się o pomoc z funduszu socjalnego, to na tej podstawie nie może domniemywać, że podwładny jest uprawniony do tej zniżki. Wyrobienie takiej karty nie jest bowiem obowiązkiem. Pracodawca nie może ani żądać od pracownika jej wyrobienia, ani pytać, czy posiada on taką kartę. Oczywiście jeśli podwładny ma takie uprawnienia i z nich skorzysta, to po przedstawieniu w kadrach biletu, z którego wynika, że kupił bilet z taką ulgą, przy kolejnym wyjeździe pracodawca może przypuszczać, że i tym razem skorzysta z uprawnienia. Jeśli jednak z jakichś względów tak się nie stanie, szef nie może przyznać podwładnemu zwrotu w wysokości niższej, niż faktycznie wydał on na pełnopłatny bilet w wyznaczonej klasie.

Podobnie jest z uprawnieniami seniorów. Nawet jeśli przysługują im cykliczne – np. co rok – zniżki na przejazd u danego przewoźnika, pracodawca nie może narzucić wykorzystania przysługującego uprawnienia na firmowy wyjazd.

Czy szef może polecić podwładnemu zakup biletów w promocyjnej cenie, np. w nocnej przedsprzedaży przez internet w konkretnych dniach?

Nie ma takiej możliwości. Nocne polowanie na zakup biletu na autobus za złotówkę czy biletu kolejowego za 49 zł nie wchodzi w grę. Oczywiście pracownik może kupić bilet w promocji, ale tylko z własnej woli, bez przymusu. Dyskusyjne jest już samo polecenie zakupu biletu w przedsprzedaży z odpowiednim wyprzedzeniem. Pracodawca nie może żądać, aby podwładny założył pieniądze na przejazd np. miesiąc wcześniej. Może jedynie sam go zakupić z odpowiednim wyprzedzeniem i wręczyć podwładnemu.

A jeśli pracownik ma możliwość zakupu biletu z ulgą w pierwszej klasie w wysokości pełnopłatnego biletu w drugiej, to czy może samodzielnie zdecydować się na jazdę w lepszym standardzie?

Co do zasady pracownik powinien trzymać się poleceń pracodawcy – czyli kupić bilet w danej klasie z uwzględnieniem przysługujących mu ulg. Oczywiście jeśli ma możliwość jazdy w komfortowych warunkach w porównywalnej cenie z wcześniej zakładaną (pracodawca wie, jakie są koszty podróży na danej relacji, i liczy się z wydatkiem kwoty określonego rzędu), zawsze może skontaktować się z szefem i na bieżąco ustalić, czy może kupić bilet na innych zasadach. Jeżeli różnica finansowa jest niewielka, zwykle szefowie godzą się na taki manewr. Gdy zaś pracownik zdecyduje się na samowolną zmianę, musi się liczyć z tym, że jeśli wyda więcej, może nie otrzymać pełnego zwrotu kosztów. Taki wydatek nie będzie co do zasady wydatkiem koniecznym czy niezbędnym nawet wtedy, gdy żar się leje z nieba, duchota daje się we znaki, a za przejazd pierwszą klasą ze zniżką pracownik może zapłacić niewiele więcej niż za pełnopłatny bilet w klasie drugiej.

—rozmawiała Anna Abramowska

Czy szef może zobowiązać podwładnego wysyłanego w delegację do zakupu biletów określonej klasy?

Michał Trzebiński: Tak. Środek transportu w podróży służbowej wskazuje pracodawca. W poleceniu wyjazdu powinna się znaleźć informacja, czy będzie to komunikacja publiczna, samochód służbowy czy auto prywatne, które nie jest własnością pracodawcy. Dobrze określić wszystkie niezbędne szczegóły, tak aby nie było później wątpliwości przy rozliczaniu kosztów. Jeśli pracownik ma się przemieszczać pociągiem w klasie drugiej, to szef powinien to jasno określić. Wówczas komfortowa podróż w pierwszej klasie nie będzie w całości sponsorowana przez firmę. Przy rozliczeniach zwrot obejmie jedynie wartość biletu w drugiej klasie. Resztę z własnej kieszeni dopłaci pracownik.

Pozostało 81% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP