Zgodnie z art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych jednocześnie ze zgłoszeniem spółki do KRS należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Lista wspólników musi stanowić również załącznik do każdego wniosku o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS, o ile zmiana dotyczy danych zawartych w liście wspólników – np. zmiana nazwiska lub firmy (nazwy) wspólnika, zmiana liczby udziałów posiadanych przez wspólnika, zmiana wartości nominalnej udziałów wspólnika – nawet bez zmian w zakresie liczby udziałów.
Czytaj także: E-rejestracja spółki z o.o. pod większą kontrolą
Wydaje się, że interpretacja treści art. 167 § 2 Kodeksu spółek handlowych nie powinna nastręczać problemów dla funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Praktyka jednak pokazuje, że przepis ten może poważnie utrudnić (spowolnić) prowadzenie działalności gospodarczej przez przedsiębiorców działających w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jeden czy kilka dokumentów
Problemy rodzi sposób rozumienia przez orzeczników sądów rejestrowych terminu „lista wspólników", a dokładnie rzecz ujmując niejednolita odpowiedź na pytanie „czy lista wspólników musi stanowić jeden dokument (w rozumieniu jednej kartki papieru) podpisanej przez wszystkich członków zarządu, czy też może mieć postać kilku dokumentów (kartek papieru) o identycznej treści, podpisanych odrębnie przez każdego z członków zarządu"?
Kwestia powyższa w zasadzie nie powoduje istotnych trudności w funkcjonowaniu spółek z o.o. o „lokalnym" składzie zarządu (wszyscy członkowie zarządu przebywają w niedalekiej odległości od siebie – np. rezydują stale w siedzibie spółki). Problem staje się dostrzegalny w przypadku spółek (korporacji) międzynarodowych lub wchodzących w skład większych grup kapitałowych (np. spółek-córek spółek zagranicznych). W takiej sytuacji często członkowie zarządu stale przebywają w różnych krajach, a nawet na różnych kontynentach (np. w zarządzie o składzie trzy osobowym jeden z członków zarządu przebywa w Polsce i stale prowadzi sprawy spółki, reprezentując ją wobec podmiotów trzecich, drugi z członków zarządu rezyduje w USA, trzeci natomiast w Azji). Przyjęcie więc, że wszyscy powinni złożyć swoje podpisy na liście wspólników rozumianej jako jeden dokument (jedna kartka papieru) powoduje różnego rodzaju komplikacje. Po pierwsze taki sposób wykładni przepisów rodzi dodatkowe (choć niewielkie, z punktu widzenia globalnych kosztów funkcjonowania spółki) koszty. Koszty te związane są z koniecznością przesyłania sobie przez członków zarządu listy wspólników do podpisu. Inne komplikacje związane są z czasem potrzebnym na uzyskanie podpisów wszystkich członków zarządu pod jednym dokumentem (który to aspekt czasowy często jest kluczowy dla bieżącej działalności spółki).