Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy związane ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz ich elektronizacją. Wprowadzają one obowiązek wykazywania nowych danych, co wiąże się m.in. ze zmianą dotychczas funkcjonujących formularzy oraz wprowadzeniem nowych.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych dostosował program Płatnik i aplikację ePłatnik do nowych przepisów. Osoby, które nie pobrały jeszcze tej nowej wersji mają na to czas do 25 stycznia 2019 r. Do tego czasu będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu, dotychczasowa 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Od 26 stycznia nowy Płatnik na dobre zastąpi „starego”.

- Ci przedsiębiorcy, którzy będą rozliczać składki za grudzień 2018 r. mogą zrobić to jeszcze z wykorzystaniem „starej” wersji Płatnika – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Rzeczniczka uspokaja tych, którzy już zdążyli pobrać nową wersję programu - te osoby składki za grudzień rozliczą już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Należy pamiętać, że przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA.

- Nową wersję programu należy pobrać koniecznie, jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń – dodaje Kowalska-Matis.

Osoby rozliczające firmę powinny także zwrócić uwagę na to, że z pierwszym dniem nowego roku zmienił się dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.

Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym) trzeba już przygotować w nowej wersji programu. Jeśli pracownik w styczniu tego roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem  ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.

ZUS zwraca uwagę, że przed pobraniem nowej wersji programu Płatnik warto wykonać kopię bazy danych, a wcześniej upewnić się, co do znajomości hasła oraz ścieżki dostępu do bazy danych. Hasła nie są przechowywane przez ZUS, nie ma on możliwości podania hasła do bazy danych swoich klientów.