VAT od usług prawniczych: Jak rejestrować obroty kancelarii

Obowiązek stosowania kas fiskalnych przez adwokatów został wprowadzony poprzez „usunięcie" z załącznika do rozporządzenia MF obowiązującego do 31 grudnia 2010 r. przedmiotowego zwolnienia dla usług prawniczych.

Zgodnie z obecnie obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w okresie do 30 kwietnia 2011 r. usługi prawnicze zwolnione były z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady obecnie obowiązujące, dotyczące ewidencjonowania obrotów za pomocą kas fiskalnych, wyjaśniła doradca podatkowy, Barbara Kułakow na stronie www.adwokatura.pl.

... od 1 maja 2011 r.

Od 1 maja 2011 r. zwolnienie czasowe dla usług prawniczych przestało obowiązywać, w związku z czym do 31 grudnia 2012 r. adwokaci, którzy rozpoczęli działalność przed 1 stycznia 2011 r. mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeżeli ich obroty na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty 40 000 zł oraz wcześniej nie powstał u nich obowiązek ewidencjonowania obrotów przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

Przekroczenie w/w kwoty oznacza utratę prawa do zwolnienia i obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej w ciągu dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczono obrót 40 000 zł.

Adwokaci rozpoczynający sprzedaż w trakcie roku podatkowego (2011 lub 2012) mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych do kwoty 20 000 zł. Zwolnienie traci moc z dniem przekroczenia tej kwoty, co jest równoznaczne z ewidencjonowaniem na kasie fiskalnej każdej kolejnej sprzedaży. Wymienione limity obejmują wyłącznie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Nie wlicza się do nich sprzedaży na rzecz innych podmiotów, w tym przychodów z tzw. „urzędówek”.

Adwokaci mogą ponadto, na podstawie załącznika do rozporządzenia, korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania obrotów na kasie fiskalnej z tytułu wyświadczenia usług udokumentowanych fakturą, w której zawarte są w szczególności dane identyfikujące odbiorcę, jeżeli liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, zaś liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20. Dla osób, które rozpoczęły działalność gospodarczą w drugiej połowie 2011 lub 2012 r. powyższe limity wynoszą odpowiednio: 25 i 10.

Zwolnione z ewidencjonowania jest świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek podatnika), pod warunkiem prowadzenia ewidencji, z której jednoznacznie wynika jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła. Zwolnienie to uprawnia więc podmioty przyjmujące wynagrodzenie od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych wyłącznie na konto w banku lub w spółdzielczej kasie oszczędnościowo–kredytowej do skorzystania ze zwolnienia w zakresie ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej w roku 2011 i 2012 bez względu na wysokość obrotów z tymi podmiotami.

Adwokaci, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie na kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, za które zapłata w całości następuje na konto bankowe za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej w roku 2011 (lub rozpoczną ewidencjonowanie w roku 2012) mogą nie ewidencjonować tych obrotów na kasie fiskalnej, pomimo że inne obroty (opłacone gotówką), na rzecz w/w osób, winny być zafiskalizowane.

... jakie sankcje

Podatnicy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie na kasie fiskalnej nie mogą zaprzestać prowadzenia ewidencji, poza przypadkami dopuszczanymi przepisami prawa, bez względu na wielkość obrotu w kolejnych latach, nawet w przypadku rozpoczęcia ewidencjonowania bez wyraźnego obowiązku wynikającego z w/w przepisów.

Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, zaprzestanie ewidencjonowania lub nie fiskalizowanie obrotu zagrożone jest karą za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe; ewentualnie sankcją w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji.

... sposób ewidencjonowania

Kasa rejestrująca służy do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego z tytułu sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych - także sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych udokumentowanej fakturami, za które zapłata pobierana jest gotówką.

Adwokat może również ewidencjonować na kasie fiskalnej inne obroty, np. z tytułu tzw. „urzędówek".

W praktyce kancelaria adwokacka dokonuje wyboru:

- ewidencjonuje wyłącznie obroty na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, za które zapłata pobierana jest gotówką,

- ewidencjonuje wszystkie obroty.

Obrotu nie można jednak utożsamiać wyłącznie z kwotami wynagrodzeń otrzymanymi gotówką lub na konto bankowe.

Na kasie fiskalnej powinien być ewidencjonowany obrót w dacie powstania obowiązku podatkowego, bez względu na to czy klient zapłacił za usługę.

Dla usług prawniczych obowiązek podatkowy powstaje:

- z chwilą wykonania usługi,

- z chwilą otrzymania części należności przed wykonaniem usługi w postaci: przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty.

Ryzyko zapłaty podatku VAT od usługi nieopłaconej przez klienta może być wyeliminowane wyłącznie poprzez organizację pracy kancelarii (przyjęcie zapłaty za usługę przed jej wykonaniem).

... odliczenia

Podatnicy rozpoczynający ewidencjonowanie na kasie fiskalnej w obowiązującym terminie mogą odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas fiskalnych w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku VAT), nie więcej niż 700 zł. Warunkiem odliczenia jest złożenie przez podatnika (a nie instalatora kasy, informatyka) w Urzędzie Skarbowym, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich zainstalowania.

Pomimo rozbieżności w orzecznictwie NSA przyjmuje się, że ulga przysługuje podatnikowi wyłącznie z tytułu zainstalowania kas na dzień powstania obowiązku, bez możliwości skorzystania z odliczenia przy fiskalizacji kas zgłoszonych w dalszych terminach.

... od 1 września 2011 r.

Z dniem 1 września 2011 r. wprowadzono do ustawy o VAT w art. 111 ust. 3a obowiązki wynikające wcześniej z rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Według tych regulacji podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani m.in.:

- dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu,

- dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy,

- udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,

- zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi (co 2 lata – brak przeglądu w obowiązującym terminie zagrożone jest sankcją w postaci zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej; karą z kks),

- przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT; tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

- dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym,

- prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej.