Piszący i czytający mają zbieżny cel: poświęcić wykonywanej czynności jak najmniej czasu. Niestety najczęściej jest tak, że im mniej czasu autor spędzi na pisaniu, tym trudniej czytelnikowi przedzierać się przez tekst. Paradoksalnie szybko pisze się teksty długie i niezrozumiałe. Nad stworzeniem tekstu zwięzłego, przejrzystego i zrozumiałego trzeba trochę posiedzieć.
Wydłużać, żeby skracać
Praca nad tekstem powinna iść w dwóch kierunkach: najpierw wydłużania tekstu, dodawania kolejnych zagadnień i argumentów, dopisywania kolejnych zdań, a potem skracania, eliminowania zbędnych fragmentów – słów, zdań i całych akapitów. Oba te procesy mogą oczywiście przebiegać równolegle – elementy niepotrzebne w ogóle nie trafiają wtedy na papier. Wymaga to jednak znacznej biegłości. Osoby, dla których pisanie nie jest podstawowym zajęciem, często wpisują sporo nadmiarowych słów. Cała sztuka polega na ich późniejszym usunięciu.
Dlatego tak ważne jest, by pozostawić sobie dość czasu na końcową obróbkę tekstu. Pisząc w pośpiechu, na ostatnią chwilę, skupiamy się na ubraniu w słowa wszystkich myśli, które przychodzą nam do głowy. Tekst zyska jednak, jeśli z niektórych zrezygnujemy. Dlatego część pracy najlepiej przenieść na początek.
Przemyśleć strukturę tekstu
Autorzy mają tendencję do pisania z własnej perspektywy (lub z perspektywy instytucji, którą reprezentują). Wykorzystują krążące od lat szablony, przeklejają fragmenty pism stworzonych w podobnych sytuacjach, zamieszczają standardowe zastrzeżenia, pouczenia i podstawy prawne. Na to, żeby pójść krok dalej, często brakuje sił albo czasu.
Tymczasem dobrą zasadą jest zaczynanie pisania od przemyślenia, kim jest odbiorca, jakie ma potrzeby, co już wie na dany na temat, na jakie pytania potrzebuje odpowiedzi. Autor powinien też wiedzieć, jaki cel sam chce osiągnąć (uzyskać czyjąś zgodę, zapobiec sporom, uniknąć pism z dodatkowymi pytaniami lub prośbą o doprecyzowanie). Taka wiedza pozwoli ocenić, o czym faktycznie należy pisać i od czego zacząć. Warto mieć przy tym świadomość, że mało kto czyta teksty dokładnie. Większość odbiorców prześlizguje się wzrokiem po zadrukowanej kartce (lub ekranie komputera).
