Polszczyzna w urzędzie: zalety pustki

Wielu autorów odczuwa lęk przed pustą kartką. Jednak liczni czytelnicy odczuwają analogiczny lęk przed kartką gęsto zadrukowaną.

Aktualizacja: 26.09.2015 15:11 Publikacja: 26.09.2015 15:00

Polszczyzna w urzędzie: zalety pustki

Foto: 123RF

Piszący i czytający mają zbieżny cel: poświęcić wykonywanej czynności jak najmniej czasu. Niestety najczęściej jest tak, że im mniej czasu autor spędzi na pisaniu, tym trudniej czytelnikowi przedzierać się przez tekst. Paradoksalnie szybko pisze się teksty długie i niezrozumiałe. Nad stworzeniem tekstu zwięzłego, przejrzystego i zrozumiałego trzeba trochę posiedzieć.

Wydłużać, żeby skracać

Praca nad tekstem powinna iść w dwóch kierunkach: najpierw wydłużania tekstu, dodawania kolejnych zagadnień i argumentów, dopisywania kolejnych zdań, a potem skracania, eliminowania zbędnych fragmentów – słów, zdań i całych akapitów. Oba te procesy mogą oczywiście przebiegać równolegle – elementy niepotrzebne w ogóle nie trafiają wtedy na papier. Wymaga to jednak znacznej biegłości. Osoby, dla których pisanie nie jest podstawowym zajęciem, często wpisują sporo nadmiarowych słów. Cała sztuka polega na ich późniejszym usunięciu.

Dlatego tak ważne jest, by pozostawić sobie dość czasu na końcową obróbkę tekstu. Pisząc w pośpiechu, na ostatnią chwilę, skupiamy się na ubraniu w słowa wszystkich myśli, które przychodzą nam do głowy. Tekst zyska jednak, jeśli z niektórych zrezygnujemy. Dlatego część pracy najlepiej przenieść na początek.

Przemyśleć strukturę tekstu

Autorzy mają tendencję do pisania z własnej perspektywy (lub z perspektywy instytucji, którą reprezentują). Wykorzystują krążące od lat szablony, przeklejają fragmenty pism stworzonych w podobnych sytuacjach, zamieszczają standardowe zastrzeżenia, pouczenia i podstawy prawne. Na to, żeby pójść krok dalej, często brakuje sił albo czasu.

Tymczasem dobrą zasadą jest zaczynanie pisania od przemyślenia, kim jest odbiorca, jakie ma potrzeby, co już wie na dany na temat, na jakie pytania potrzebuje odpowiedzi. Autor powinien też wiedzieć, jaki cel sam chce osiągnąć (uzyskać czyjąś zgodę, zapobiec sporom, uniknąć pism z dodatkowymi pytaniami lub prośbą o doprecyzowanie). Taka wiedza pozwoli ocenić, o czym faktycznie należy pisać i od czego zacząć. Warto mieć przy tym świadomość, że mało kto czyta teksty dokładnie. Większość odbiorców prześlizguje się wzrokiem po zadrukowanej kartce (lub ekranie komputera).

Jeśli zagadnień do poruszenia jest dużo, warto je sobie wypisać hasłowo na kartce. To pozwoli pogrupować je w odrębne kategorie. Dzięki odpowiedniej kategoryzacji można znacznie zmniejszyć objętość tekstu, bo nie trzeba później odwoływać się do wcześniejszego. Może się też okazać, że jakaś kategoria jest zbędna, bo przypisane do niej informacje logiczniej będzie zamieścić gdzie indziej. Tej kwestii warto poświęcić trochę namysłu. Uporządkowany tekst jest i łatwiejszy w odbiorze, i skuteczniejszy.

Raczej wycinać, niż zagęszczać

Dobrze skonstruowany tekst trzeba jeszcze dobrze rozplanować na stronie. Należy przy tym pamiętać o zaletach tzw. światła, czyli odstępów między poszczególnymi fragmentami (wersami, akapitami, działami). Puste miejsca na stronie pozwalają oczom odpocząć i na zasadzie kontrastu zwracają uwagę na druk. Dlatego nie należy pisać jednym ciągiem: tekst powinien być rozbity na akapity, a akapity na dość krótkie zdania. Dobrym rozwiązaniem są też śródtytuły oddzielające fragmenty poświęcone różnym zagadnieniom.

Nie należy za to ulegać pokusie stosowania nadmiaru wyróżników: pogrubienia, kursywy, podkreśleń, czcionki różnych krojów i kolorów. Mniej znaczy więcej. Wyróżnieniu danej informacji powinna służyć sama struktura tekstu. Wiadomości najważniejsze powinny się znaleźć na początku – tekstu, akapitu lub zdania. Uwagę przyciąga też zmiana rytmu. Jeśli wśród wielu zdań długich znajdzie się jedno zdanie krótkie, z pewnością zwróci uwagę czytelnika.

Wielu piszących ma świadomość, że dobrze by było, żeby tekst zmieścił się np. na jednej stronie. Niestety często dążą do tego, zmniejszając czcionkę, interlinie i marginesy. To niestety najlepszy sposób, by stworzyć tekst absolutnie nieczytelny. Przykładem są fragmenty „drobnym drukiem" w umowach. Dbać o lasy należy, ograniczając liczbę słów, a nie zwiększając liczbę znaków na stronie.

Autorka pracuje w kancelarii Wardyński i Wspólnicy, jest redaktorem prowadzącym portal Co do zasady

Piszący i czytający mają zbieżny cel: poświęcić wykonywanej czynności jak najmniej czasu. Niestety najczęściej jest tak, że im mniej czasu autor spędzi na pisaniu, tym trudniej czytelnikowi przedzierać się przez tekst. Paradoksalnie szybko pisze się teksty długie i niezrozumiałe. Nad stworzeniem tekstu zwięzłego, przejrzystego i zrozumiałego trzeba trochę posiedzieć.

Wydłużać, żeby skracać

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów