Gmina może prowadzić rachunki szkół

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=307040][b]Ustawa z 19 marca 2009 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty i zmianie niektórych innych ustaw (DzU nr 56, poz. 458)[/b][/link] wprowadziła zasadnicze zmiany w organizacji prowadzenia rachunkowości samorządowych szkół i placówek oświatowych. Od 22 kwietnia 2009 r. obowiązuje nowe brzmienie jej art. 5 ust. 7 pkt 3.

Stanowi on obecnie, że do zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę należy w szczególności: „zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2 – 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694, ze zm.)[/link], i organizacyjnej szkoły lub placówki. Zmiana przepisu polega na dodaniu do zadań organu prowadzącego szkoły i placówki oświatowe prowadzenia rachunkowości szkół i placówek oświatowych.

[srodtytul]Zadanie dla skarbnika[/srodtytul]

Do czasu nowelizacji przytoczonego przepisu [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C5023F7718B17DA02998308BA9D018CC?id=175841]ustawy o systemie oświaty[/link] obowiązywała generalna zasada, w myśl której każda jednostka sektora finansów publicznych, a więc także samorządowa szkoła i placówka oświatowa powinna prowadzić rachunkowość samodzielnie zgodnie z postanowieniami art. 2 ustawy o rachunkowości i § 3 w związku z § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A2D872722FCF4C5EB8FF3774630BD778?id=269285]rozporządzenia ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych[/link].

W praktyce w wielu jednostkach samorządu terytorialnego ignorowano ten obowiązek, powierzając prowadzenie rachunkowości szkół jednostkom obsługującym placówki oświatowe. Przepisy art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty w obecnym brzmieniu ten stan rzeczy sankcjonują, jednak otwartą kwestią pozostaje sposób organizacji prowadzenia rachunkowości szkół i placówek oświatowych przez jednostki obsługi szkół lub inne jednostki.

Przepisy prawa finansowego, w szczególności art. 53 i art. 54 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=325303]ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU nr 157, poz. 1240)[/link], określają model organizacji gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych i sprzężone z nim zasady organizacji prowadzenia rachunkowości, przypisując kluczowe znaczenie kierownikowi i głównemu księgowemu jednostki w realizacji zadań gospodarki finansowej.

Prowadzenie rachunkowości szkół i placówek oświatowych przez inną jednostkę powinno respektować odpowiednio przepisy art. 53 i art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz przepisy ustawy o rachunkowości, z których wynikają poniższe warunki.

[srodtytul]Trzy ważne zasady[/srodtytul]

Po pierwsze, prowadzenie rachunkowości szkół i placówek oświatowych może być powierzone powołanym do tego celu jednostkom obsługi szkół lub realizowane przez wydziały księgowości urzędów jednostek samorządu terytorialnego. Taki wniosek można wysnuć z przepisu art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty. Wykluczona jest możliwość prowadzenia rachunkowości samorządowych szkół i placówek przez podmioty zewnętrzne uprawnione do świadczenia usług prowadzenia rachunkowości.

Po drugie, powierzenie rachunkowości innej jednostce powinno być unormowane w statucie szkoły i placówki. Ten warunek nie ma charakteru obligatoryjnego, ale uregulowanie tej sprawy w statucie dokładnie normuje stan organizacji szkoły.

Trudno zresztą jednoznacznie rozstrzygnąć, czy kompetencje w sprawie przekazania rachunkowości szkół i placówek jednostce obsługi szkół lub urzędowi należą do organu stanowiącego czy też do organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego, ale można postawić tezę, że ta sprawa nie należy do wyłącznej właściwości organu stanowiącego, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=52553173BFF420200B07B979DFDAE197?n=1&id=163433&wid=327597]ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym[/link] i analogicznych przepisach innych ustaw samorządowych.

Sprawa przekazania prowadzenia rachunkowości szkoły obowiązkowo powinna być uregulowana w stosownym porozumieniu administracyjnym zawartym przez kierownika szkoły z kierownikiem jednostki obsługi szkół lub wójtem.

Takie porozumienie powinno regulować przede wszystkim sprawę wyznaczenia pracownika jednostki obsługi lub księgowości urzędu przejmującego obowiązki głównego księgowego szkoły odpowiednio do wymagań art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Nie jest możliwe przypisanie funkcji głównego księgowego szkoły instytucji prowadzącej jej rachunkowość, gdyż z przytoczonego przepisu jednoznaczne wynika konieczność personalnego przypisania obowiązków i odpowiedzialności.

Kierownik (dyrektor) szkoły zachowuje wszystkie przynależne mu uprawnienia do prowadzenia gospodarki finansowej szkoły, a w szczególności zatwierdzania rachunków do wypłaty i innych operacji dyspozycji środkami pieniężnymi

Po trzecie, rachunkowość każdej szkoły i placówki, mimo przekazania jej prowadzenia innej jednostce, powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych, co jest konsekwencją stosowania przepisów art. 2 w powiązaniu z art. 4 ustawy o rachunkowości i zapewnia przejrzystość dokumentacji księgowej, jak również jednoznaczny rozkład odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe każdej szkoły.

Każdy kierownik szkoły zachowuje także uprawnienia i obowiązki do stanowienia dokumentacji zasad prowadzenia rachunkowości szkoły i zatwierdzania (podpisywania) jednostkowych sprawozdań finansowych i sprawozdań budżetowych szkoły oraz sprawowania funkcji kontrolnych. Prowadzenie wspólnych ksiąg rachunkowych dla kilku szkół lub placówek oświatowych naruszałoby te uprawnienia.

Przepis art. 5 ust. 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C5023F7718B17DA02998308BA9D018CC?id=175841]ustawy o systemie oświaty[/link] mówiący, iż „ograny prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek”, nie może być interpretowany jako przyzwolenie na prowadzenie wspólnych ksiąg rachunkowych dla kilku szkół, gdyż taka wykładnia przytoczonego przepisu ignorowałaby podstawowe zasady gospodarki finansowej i organizacji rachunkowości.

W celu jednoznacznego wyjaśnienia tej kwestii można się posłużyć analogią do podmiotów świadczących usługi w zakresie prowadzenia rachunkowości, które są zobowiązane do prowadzenia dla każdej obsługiwanej jednostki odrębnych ksiąg rachunkowych.

[ramka][b]Konta bankowe muszą być odrębne[/b]

Każda szkoła i placówka jako jednostka sektora finansów publicznych powinna mieć odrębny bankowy rachunek bieżący, co jest warunkiem możliwości realizacji planu finansowego przez jej kierownika. Prowadzenie wspólnego rachunku bankowego dla więcej niż jednej szkoły lub placówki narusza zasadę wydzielenia majątkowego i finansowego jednostki organizacyjnej oraz związanej z tym odpowiedzialności jej kierownika.

Inaczej przedstawia się sprawa prowadzenia wspólnego rachunku bankowego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który można prowadzić dla kilku szkół i placówek przez jednostkę obsługi szkół. Taką możliwość dają przepisy art. 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=BB27A3BBFBB78035779D47C745C28BEF?id=74017]ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych[/link].[/ramka]