Gdy brak rachunku za hotel, należy się ryczałt

Prawo radnego do zwrotu poniesionych wydatków związanych z podróżami służbowymi to kolejne uprawnienie przysługujące radnym. Wśród pozostałych wymienić należy przede wszystkim ochronę prawną przewidzianą dla funkcjonariuszy publicznych – przysługuje ona w związku z wykonywaniem mandatu. Kolejnym są diety oraz szczególna ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy.

Użyte w art. 25 ust. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B97EB0B85E16CC4BC9103A2945675CF7?id=163433]ustawy o samorządzie gminnym[/link] sformułowanie, że zwrot kosztów podróży służbowych przysługuje „na zasadach określonych przez radę”, należy rozumieć w ten sposób, iż co prawda to rada te zasady określa, zwłaszcza jeżeli chodzi o wysokość tego świadczenia, ale nie może radnych całkowicie go pozbawić. Natomiast maksymalne ramy tych świadczeń określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (DzU nr 61, poz. 710).

[srodtytul]Poza siedzibę organu uchwałodawczego[/srodtytul]

Podróżą służbową radnego jest zgodnie z § 1 rozporządzenia wykonywanie przez radnego zadania mającego bezpośredni związek z wykonywaniem mandatu poza miejscowością, w której znajduje się siedziba rady. Ważne jest, że zadanie, które radny wykonuje, musi być określone przez przewodniczącego rady. On też określa termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Czynności tych dokonuje przewodniczący, wystawiając radnemu polecenie wyjazdu służbowego. Jeżeli w delegację udaje się przewodniczący rady, to polecenie wyjazdu służbowego wystawia i podpisuje mu wskazany przez radę wiceprzewodniczący.

[srodtytul]1 proc. z 2753 zł[/srodtytul]

Dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny [b]na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1 proc. nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu.[/b] Ile to zatem będzie? Aby to ustalić, należy się odwołać do przepisu art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, że w ciągu miesiąca maksymalna dieta radnego nie może przekroczyć półtorakrotności kwoty bazowej określanej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej. W 2009 r. maksymalna dieta radnych wynosi 2753 zł.

Należność z tytułu diety przysługuje radnemu za czas od rozpoczęcia podróży służbowej do powrotu po wykonaniu zadania. Przy ich obliczaniu stosuje się zasady określone w § 4 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów. I tak. Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od ośmiu do 12 godz. – przysługuje połowa diety. Jeżeli trwa ponad 12 godzin, dietę wypłaca się w pełnej wysokości. Natomiast [b]jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, chyba że podróż zakończy się przed upływem jej ósmej godziny.[/b] W tej ostatniej sytuacji radnemu przysługuje połowa świadczenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

Kacper G., radny gminy Lewandów, został wysłany w podróż służbową do Sochaczewa. Wyjechał 16 kwietnia br. o godz. dziewiątej rano i wrócił 20 kwietnia o godz. 12. Jego wyjazd służbowy trwał zatem pełne cztery doby i trzy godziny. Należy mu zatem wypłacić cztery diety w pełnej wysokości oraz połowę diety za trzy godziny następnej, rozpoczętej doby podróży. Ile zatem diety dostanie radny? Za każdy dzień dieta wynosi 1 proc. z kwoty 2753 zł, czyli 27,53 zł. Zatem za swój wyjazd służbowy radny otrzyma dietę w wysokości 123 zł i 88 gr.[/ramka]

Uwaga! Dieta nie przysługuje za czas wykonywania zadania w miejscowości, w której radny zamieszkuje albo gdy radnemu zapewniono bezpłatne całodobowe wyżywienie.

[srodtytul]Można własnym samochodem[/srodtytul]

W poleceniu wyjazdu służbowego określić należy również środek transportu właściwy do jej odbycia. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej radnemu ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu radnemu taka ulga przysługuje.

Na wniosek radnego przewodniczący rady gminy może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy. [b]W takim przypadku radnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy [/b]na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej radnemu przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami miejscowej komunikacji w wysokości 20 proc. diety. Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli radny odbywa podróż pojazdem samochodowym, niezależnie od tego, czy stanowi on własność prywatną, czy też jest to pojazd służbowy.

[srodtytul]Koszty noclegów [/srodtytul]

Zwraca się je radnemu na podstawie przedstawionych rachunków. Radnemu, któremu w czasie podróży służbowej nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z kwatery prywatnej lub z hotelu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. [b]Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i siódmą. [/b]

Uwaga! Zwrot kosztów i ryczałt za nocleg nie przysługują: za noc, w czasie której radny korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki, albo w przypadku wykonywania zadania w miejscowości, w której radny zamieszkuje.