Usadzenie przy stole podczas podróży służbowej pokazuje miejsce w szeregu

Rz: Jak usadzić w samochodzie osoby biorące udział ?w delegacji, które wybierają się na służbowe spotkanie?

Adam Jarczyński:

Funkcjonuje tu zasada pierwszeństwa usadzania – jest ona prosta i czytelna. Jeżeli mamy szofera, to najważniejsza osoba będzie siedziała na kanapie po prawej stronie, druga w kolejności będzie siedziała po lewej stronie, trzecia – w środku. Może zdarzyć się taka sytuacja, że kierowcą będzie gospodarz. Wtedy miejscem honorowym nie będzie to na kanapie po prawej stronie, tylko znajdujące się przy kierowcy.

Bardzo istotną sprawą w czasie delegacji jest kwestia powitania. Kto wita się pierwszy – gospodarz czy gość?

Gospodarz ma przywilej przywitania, on pierwszy wyciąga dłoń, pierwszy wykonuje gest powitania w kierunku osób, które się do niego zbliżają. Nawet w sytuacji, kiedy gość jest znacznie wyższy rangą od gospodarza, nadal osoba przyjmująca delegację wita się jako pierwsza. Jeśli ktoś ma wątpliwości i nie wie, że gest powitania jest po jego stronie, może się ukłonić. Ukłon, tak samo jak uściśnięcie dłoni, oznacza szacunek. Należy oczywiście unikać zbyt familiarnego poklepywania po plecach. U polityków możemy zauważyć z kolei uściśnięcie dłoni z przytrzymaniem łokcia, jest to jednak w większości gest pod flesz. Natomiast w trakcie spotkania biznesowego, służbowego trzeba zachować kulturową strefę bezpieczeństwa. Warto również pamiętać, że w czasie spotkań służbowych wiek ani płeć nie mają tak dużego znaczenia jak ranga, także w zakresie powitań.

Najpierw witają się liderzy, a jaki jest kolejny krok? Czy zwykle liderzy przedstawiają swoich współpracowników kolejno według ich rangi?

To oczywiście jest uzależnione od składu i wielkości delegacji, bo może być tak, że wszyscy już wiedzą, kto kim jest i powitanie jest tylko jednym z elementów agendy. Czasami osobą, która przedstawia, jest menedżer ds. protokołu, osoba odpowiedzialna za logistykę. Dzięki niej delegacja szybko otrzyma informacje, z kim dokładnie będzie prowadziła rozmowy, przedstawianie odbędzie się sprawnie. Jeżeli chodzi o dobre maniery, to trzeba wziąć pod uwagę wątek pragmatyczny. Gdyby wszyscy mieli się sobie przedstawiać, zajęłoby to dość dużo cennego czasu. Dlatego zdecydowanie skracamy listę powitań do najważniejszych osób. Jeśli ma nastąpić dalsze przedstawianie, to zwykle robi się to w podgrupach.

Czy może pan przybliżyć zasadę rządzącą usadzaniem gości przy stole biznesowym?

Podstawowa zasada jest taka, że pośrodku siedzi gospodarz i gość. Im dalej od nich, tym miejsca mniej honorowe. Może być też tak, że siedzimy ?w układzie negocjacyjnym – naprzeciwko siebie. Gospodarz i gość to osoby najważniejsze – w hierarchii numery jeden. Po ich prawej stronie zasiada numer dwa – osoba kolejna pod względem ważności. Następnie po lewej – numer trzy, dalej po prawej, za numerem dwa, numer cztery itd. Możemy również gości rozsadzić w układzie naprzemiennym – raz gość, raz gospodarz.

Bez względu na to, czy jest to biznes, administracja czy dyplomacja, usadzenie kogoś przy stole pokazuje jego miejsce w szeregu. Co do tego nie ma wątpliwości. Jest jednak jeszcze cel, w jakim dane miejsce ma być zajęte. Kiedy zajmuję się jakimś wydarzeniem od strony protokolarnej, pierwszym moim pytaniem jest, jaki jest cel spotkania. Jeżeli celem jest zacieśnienie kontaktów czy doprecyzowanie pewnych kwestii, które omawiane były w ramach grupy roboczej, to należałoby na przykład razem posadzić pijarowców, bo oni obecnie pracują nad jakąś kampanią, szefa banku zaś obok prezesa firmy, która wchodzi na polski rynek ?i miałaby oczekiwania związane z ciekawym kredytowaniem.

Czy upominki w czasie delegacji odgrywają istotną rolę?

Tak, odgrywają, przy czym trzeba zauważyć, że podjęcie tego tematu może być ryzykowne. Możemy się na przykład spotkać z odmową przyjęcia prezentu ze względu na taką praktykę korporacyjną. Niektóre kultury biznesowe mogą ponadto odebrać wręczenie prezentu jako chęć wpłynięcia na przebieg negocjacji. Jeżeli są dwie organizacje, to osoby zajmujące się w nich logistyką – w mniejszych strukturach na przykład sekretarka, asystent – mogą nieoficjalnie porozumieć się co do tego, czy nastąpi wymiana upominków, a jeśli tak, to jakiego będą one rodzaju. Nie należy się krępować, zawsze dobrze jest dopytać i uzgodnić pewne kwestie.

Wyobraźmy sobie taką sytuację, że na przykład dyrektor jakiegoś działu po zakończonej rozmowie chce odprowadzić swojego gościa. Czy powinien zrobić to do połowy gabinetu, do drzwi, a może do samego samochodu?

Im ranga gościa jest wyższa, tym dalej się go odprowadza. Z tym że ranga musi być naprawdę wysoka, aby odprowadzać ?gościa do samochodu. Tak samo z powitaniem – możemy witać przed wejściem do budynku, a także już wewnątrz, w hallu, ?w gabinecie.

Przybyłym gościom według zasad dobrych manier na pewno należy zaproponować coś do picia. Czy powinien zrobić to prezes czy też jego sekretarka?

Od tego jest personel, który zajmuje się tym na co dzień. Przy czym korona nikomu, nawet panu prezesowi, ?z głowy nie spadnie, jeśli zapyta o to, czego goście chcieliby się napić.

Czy w sytuacji kiedy podwładny, np. wiceprezes, popełni gafę w czasie spotkania służbowego, prezes ?– jego przełożony ?– powinien zainterweniować, np. przeprosić za niego, zwrócić mu uwagę?

Jeżeli osoba wyższa rangą potrafi w sposób subtelny powiedzieć, że pan wiceprezes zapewne miał na myśli coś innego, to taka interwencja jest dopuszczalna. Za wielką sztukę postrzegam umiejętność taktownego zwrócenia uwagi. Niewielu osobom się to udaje, ponieważ bardzo łatwo przekroczyć linię tonu pouczającego. Należałoby kierować się zasadą: chwal przy wszystkich, inspiruj w cztery oczy.

Delegacjom często wręczane są książeczki z bardzo szczegółowo rozpisanym planem dnia. Czy jest to pana zdaniem słuszne rozwiązanie?

W protokole dyplomatycznym jest to praktyka niezmiennie stosowana. W biznesie rzadko wykorzystywana. Czasami jednak ją doradzam, ponieważ bardzo usprawnia wizytę.

Niektóre osoby mogą mieć w sytuacjach związanych z delegacją drobne kłopoty wynikające z nieopanowania umiejętności small talku. Co można im doradzić?

Nie należy na pewno mówić o religii, pieniądzach, seksie, polityce, zdrowiu. Są to tzw. tematy miny, ponieważ mogą prowadzić do kontrowersyjnych wypowiedzi, do sytuacji, w których ktoś radykalnie nie zgadza się z naszym zdaniem. Może rozpocząć się rozmowa, która poróżni stół. Umiejętność small talku w dużej mierze opiera się na takcie. Bezpiecznymi tematami są zawsze pogoda czy wakacje, a w Niemczech na przykład dużym powodzeniem cieszą się rozmowy o sporcie.