Kiedy i gdzie urządzić business lunch

Rz: Jakie godziny są najodpowiedniejsze na urządzenie business lunchu? Jak długo zwykle on trwa?

Adam Jarczyński: Zazwyczaj zaczynamy od południa. Na tego rodzaju spotkanie biznesowe należy zarezerwować około dwóch godzin. Jeżeli rozmowa się nie klei, a potrawy są mało wyszukane, spotkanie możemy zakończyć oczywiście szybciej. Zwykle nie trwa ono dłużej niż do godziny 15–16.

Business lunch to połączenie obiadu i rozmowy dotyczącej interesów. Jak płynnie przejść od luźnej rozmowy do spraw biznesowych?

Jeżeli umawiamy się na business lunch, to zakładamy, że nie będziemy w nieskończoność rozmawiali o naszej pasji, którą jest na przykład zbieranie miodu, chyba że akurat jesteśmy jego eksporterami. To, jak potoczy się rozmowa, zależy w dużej mierze również od naszego rozmówcy. Niektórzy cenią sobie small talk, czyli rozgrzewkę do rozmowy merytorycznej, inni zaraz po zamówieniu przystępują do interesów. Oczywiście różnie to wygląda w przypadku poszczególnych narodowości, np. Francuz zwykle niechętnie będzie rozmawiał o sprawach zawodowych w czasie trwania lunchu, jedzenie jest dla niego świętem.

W jakim miejscu urządzić business lunch? Czy dobrym pomysłem jest, aby gości przyjąć w siedzibie firmy?

Jeżeli mamy miejsce, w którym możemy lunch skonsumować i dobrą obsługę kateringową albo kantyna w restauracji w naszym budynku funkcjonuje na odpowiednim poziomie, to nie ma problemu – business lunch możemy zorganizować w siedzibie firmy. Wszystko zależy od tego, czy możemy poczuć się komfortowo. Musi być to miejsce, w którym godnie podejmiemy naszych gości, takie,  które świadczy także o naszym profesjonalizmie.

Czy po zakończeniu business lunchu, kiedy jesteśmy gospodarzami, nieskrępowanie realizujemy rachunek przy stole czy też preferowane są inne rozwiązania tej sytuacji?

Ja z reguły, gdy mam możliwość wcześniejszego zarezerwowania miejsca w restauracji – czy to drogą e-mailową, czy osobiście – i umówienia się na fakturowanie po spotkaniu, to po zakończonym obiedzie po prostu dziękujemy i wychodzimy. Sprawą płacenia zajmuję się tylko ja, nie robię tego wówczas w obecności gościa. Jest to chyba najbardziej zręczna formuła. Jeżeli nie mamy takiej możliwości – nie zawsze mamy szansę przygotowania się do takiej sytuacji czy też restauracja nie zgodzi się na takie wyjście – wówczas dyskretnie opuszczamy towarzystwo i regulujemy rachunek. Starajmy się nie robić tego przy gościach.

Jeśli chodzi o napiwek, to w restauracji powinniśmy go wręczyć, gdy jesteśmy zadowoleni z obsługi, posiłku i z atmosfery, która została wytworzona.

Co z płaceniem rachunku, kiedy spotkanie zostanie zaaranżowane przez obie strony? Czy umówić się wcześniej, kto reguluje rachunek?

Jeżeli nie jest jednoznacznie określone, kto jest gospodarzem, to dla wygody – jeżeli nie jest to dla nas problemem i nie mamy żadnych ograniczeń – możemy dopowiedzieć, na początku spotkania, że to my czujemy się gospodarzami. W sytuacji gdy druga strona jednak bardzo chce uregulować rachunek, nie licytujemy się: ja zapłacę – nie, nie, to ja zapłacę. Trzeba po prostu się zgodzić i powiedzieć: dziękuję, ale następnym razem, mam nadzieję, będę miał szansę się odwzajemnić.

Jeżeli mamy możliwość wcześniejszego umówienia się na lunch, wtedy wyraźnie mówimy: zapraszam panią/pana na lunch. Nie ma wówczas wątpliwości, kto jest gospodarzem, a zatem – kto zajmie się rachunkiem.

Co kobiety mogą zrobić z torebką, którą zwykle mają ze sobą? Pytanie tyczy się oczywiście nie tylko business lunchy, ale również innego rodzaju spotkań.

Jeżeli mamy siedzenie pełne, to możemy położyć ją z tyłu, za swoimi plecami. Jeśli jest to mniejsza torebka, tzw. kopertówka, możemy położyć ją z boku krzesła. Natomiast jeśli korzystamy z designerskich, ale często niewygodnych i małych krzeseł, torebkę możemy położyć sobie na kolanach, pod serwetką. Dużą torbę kładziemy pod krzesłem – tak będzie wygodniej dla obsługi, która dzięki temu się nie potknie. Czasami panie kupują sobie specjalne haczyki na torby, które w pewnych sytuacjach mogą się przydać.

Gdyby miał pan stworzyć miniporadnik dla osoby zapraszającej na business lunch, jakie jeszcze zagadnienia by się w nim znalazły?

Kiedyś spisałem sobie kilka kluczowych spraw związanych z zapraszaniem do restauracji. Pierwszą najważniejszą rzeczą jest to, żeby osoba, którą zapraszamy, faktycznie poczuła, że jest zapraszana. Drugą kwestią jest to, że nie pytamy się gościa, do jakiej restauracji chciałby pójść. Nie stawiamy go w takiej sytuacji, żeby musiał domyślać się, na jakiego rodzaju lokal możemy sobie pozwolić. Byłoby to dla niego kłopotliwe. Ewentualnie możemy spytać, jaką preferuje kuchnię. Jeżeli nie dopytujemy, nie zabierajmy gościa do restauracji z kontrowersyjną kuchnią. Gdy zapraszamy, musimy dokładnie wiedzieć, co w danym miejscu podają do jedzenia. Nie wystarczy wejść na blog zajmujący się recenzowaniem restauracji. Opinie czasami mogą być nierzetelne. Oczywiście media społecznościowe są cennym źródłem wiedzy, z którego regularnie korzystam, niemniej na pierwszy raz do lokalu, którego nie znam, nie zapraszałbym ważnego partnera biznesowego tylko na podstawie jednej opinii. Chyba że byłaby to opinia osoby, której bezgranicznie ufam.

Dobrze byłoby samemu sprawdzić zarówno kuchnię, jak i obsługę. Ponadto bardzo ważne jest ustalenie miejsca, gdzie się spotykamy, żeby uniknąć sytuacji, kiedy jedna osoba czeka przy barze, a druga przed wejściem do lokalu. Jeśli uważamy, że warto określić pierwszeństwo obsługi kelnerskiej, to zróbmy to. Kelnerzy zwykle obsługują według płci albo wieku, a może się zdarzyć tak, że najmłodsza osoba przy stole to prezes. Oczywiście zajmujemy się tym wówczas, gdy podejrzewamy, że dla prezesa – jako gościa – może to mieć znaczenie. Kiedy goście są tylko przelotem, powinniśmy zadbać, aby menu było krótkie, żeby nie musieli długo zastanawiać się nad wyborem dania. Jeśli jest taka możliwość, restauracja przygotuje nam krótkie menu, które można natychmiast serwować.