Wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości (uor) są zobowiązane do prowadzenia ich w sposób rzetelny i bezbłędny. Księgi rachunkowe powinny przedstawiać obraz rzeczywistych zdarzeń mających miejsce w spółce. Sprawozdanie finansowe spółki uznaje się za wiarygodne jedynie w przypadku, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych podlegają weryfikacji ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z art. 4 ust. 3 uor wskazującego, że rachunkowość jednostki powinna obejmować również okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Rozdział 3 uor „Inwentaryzacja" określa terminy, metody oraz częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, nie reguluje jednak standardów opisujących techniki jej przeprowadzania. Inwentaryzację przeprowadza się na dzień bilansowy. W spółkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, inwentaryzacja powinna więc być przeprowadzona na 31 grudnia 2016 r. Ponieważ wszystkich czynności inwentaryzacyjnych nie da się przeprowadzić jednego dnia, jej termin uważa się za zachowany, jeśli rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy 15 stycznia następnego roku.

Nawet te firmy, które mogą sobie pozwolić na realizację obowiązku wynikającego z ustawy o rachunkowości w ostatniej chwili, muszą zadbać o rzetelne przeprowadzenie spisu, które powinno być poprzedzone odpowiednim przygotowaniem. Powinno ono obejmować następujące czynności:

Krok 1.

Przygotowanie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

Zarządzenie to powinno zawierać co najmniej określenie przedmiotu spisu z natury oraz terminy rozpoczęcia i zakończenia spisu.

Krok 2.

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.

Autopromocja
FIRMA.RP.PL

Sprawdzona, pogłębiona i kompleksowa wiedza dla MŚP

CZYTAJ WIĘCEJ

Komisja jest wyznaczana przez kierownika jednostki. Jest to grupa osób odpowiedzialnych za organizację i przeprowadzenie inwentaryzacji oraz przedłożenia wniosków po zakończeniu spisu z natury zwłaszcza dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W skład komisji powinny wchodzić osoby kompetentne, bezstronne, dobrze znające gospodarkę magazynową a także przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz obowiązujące w spółce zasady przeprowadzania inwentaryzacji. Należy dopilnować, aby w skład komisji nie wchodziły osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki. Zespoły spisowe powinny liczyć minimalnie 2-3 osoby.

Krok 3.

Sporządzenie harmonogramu inwentaryzacji

Przygotowaniu harmonogramu powinno towarzyszyć ustalenie obowiązków i praw członków komisji spisowej. Harmonogram powinien zawierać ułożony chronologicznie plan czynności inwentaryzacyjnych według daty ich wykonywania.

Krok 4.

Powiadomienie biegłego

Jeżeli sprawozdanie finansowe spółki podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, to powinna ona powiadomić go o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji. Gdy biegły rewident nie wziął udziału w inwentaryzacji, ponieważ nie został poinformowany przez spółkę o terminie jej przeprowadzenia, może to zostać uznane za ograniczenie zakresu badania, co może wiązać się z zastrzeżeniem w opinii z badania sprawozdania finansowego.

Krok 5.

Sporządzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej

Dokumentacja spisowa obejmuje m.in. arkusze spisowe. Arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania - powinny być ponumerowane w sposób, który uniemożliwi ich podmianę.

Krok 6.

Wyznaczenie rejonów i pól spisowych.

Jeśli jest taka możliwość, za rejony spisowe uznaje się poszczególne pomieszczenia, w których składowane są zapasy podlegające spisowi. Następnie, z rejonów spisowych wydziela się poszczególne pola spisowe, np. według podziału na regały. Pola spisowe należy ponumerować, aby ułatwić ich przydzielenie konkretnym zespołom spisowym.

Krok 7.

Przygotowanie do spisu z natury rejonów i pól spisowych.

Przygotowanie to polega na uprzątnięciu podlegających spisowi składników majątku, zebraniu jednorodnego asortymentu w jednym miejscu, jeśli tylko jest to możliwe, oraz oznaczenie składników majątku w sposób umożliwiający ich identyfikację. Ponadto należy wyodrębnić składniki uszkodzone i niepełnowartościowe.

Krok 8.

Szkolenie członków zespołu spisowego.

Członkowie zespołów spisowych powinni zostać poinstruowani między innymi w zakresie uzupełniania dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz sposobu korygowania w niej błędów.

Praktyka wypracowała zasady postępowania

Najważniejsze zasady, których spółka powinna przestrzegać podczas przygotowywania i przeprowadzania inwentaryzacji to:

Zasada terminowości i częstotliwości – oznacza, że inwentaryzację należy przeprowadzić z zachowaniem terminów wyznaczonych w ustawie o rachunkowości oraz zgodnie z wewnętrznym planem spółki.

Zasada podwójnej kontroli – oznacza, że składniki podlegające inwentaryzacji powinny zostać zliczone przez dwie osoby w celu wyeliminowania możliwości popełnienia błędu.

Zasada zamkniętych drzwi – oznacza, że w trakcie przeprowadzenia inwentaryzacji zawiesza się obrót magazynowy, co umożliwia to niezakłócony przebieg inwentaryzacji.

Zasada rzetelnego obrazu – oznacza konieczność przeprowadzenia dokładnej identyfikacji inwentaryzowanych składników w celu ustalenia ich rzeczywistego stanu.

Zasada kompletności i kompleksowości – oznacza, że spisem powinny zostać objęte wszystkie składniki majątku, niezależnie od tego czy zostały one ujęte w ewidencji bilansowej czy nie.

Zasada kolejnych czynności – polega na ustaleniu planu inwentaryzacji oraz terminów jej przeprowadzania.

Zasada uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej – w spisie powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki majątku. Ma ona prawo zgłaszania zastrzeżeń odnośnie do prac zespołu spisowego.

Zasada komisyjności – zespoły spisowe powinny liczyć co najmniej 2-3 osoby. Zwiększa to niepodważalność i wiarygodność wyników inwentaryzacji.

Zasada fachowości komisji spisowej – w skład zespołów spisowych powinno powoływać się osoby znające gospodarkę magazynową firmy oraz spisywane składniki majątkowe.

Przestrzeganie planu inwentaryzacji oraz powyższych zasad zapewnia prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury oraz jego wiarygodność.

Autorka jest starszym konsultantem, Grupa UHY ECA