Są problemy ze sprawozdaniami finansowymi spółek w formie elektronicznej

Wszystkie raporty finansowe trzeba składać do Krajowego Rejestru Sądowego w elektronicznej formie. Księgowi mają z tym kłopoty.

Publikacja: 08.03.2019 08:04

Są problemy ze sprawozdaniami finansowymi spółek w formie elektronicznej

Foto: 123RF

Sprawozdanie finansowe trzeba przygotować do końca marca. W tym roku już obowiązkowo w elektronicznej formie. Okazuje się, że to nie taka prosta sprawa.

Czytaj także: Elektroniczne sprawozdania finansowe: spółki mają problemy

– Sprawozdanie musi być sporządzone w formacie xml. Raportów w innym formacie system Krajowego Rejestru Sądowego, do którego dokumenty muszą wysyłać spółki z o.o. i akcyjne, nie przyjmie. Księgowi tworzą więc sprawozdania w formie pliku xml i przesyłają do akceptacji zarządowi. Problem w tym, że taki dokument w xml jest dla osób kierujących spółką nieczytelny – mówi Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting.

– Zarząd ma więc dwa wyjścia. Pierwsze: podpisać dokument (nieczytelny plik xml), którego nie rozumie. Drugie: domagać się sprawozdania papierowego bądź w innym formacie. I tak jednak musi je podpisać w xml, nie mając pewności, czy akceptuje to samo, co czytał – tłumaczy Cezary Szymaś.

Pamiętaj o kolejności podpisów

Kolejny problem jest z samymi podpisami. Możliwości są dwie: podpis kwalifikowany lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

– Jeśli jednak sprawozdanie finansowe najpierw akceptuje osoba z podpisem kwalifikowanym, to nie można już później podpisać go ePUAP-em. Wszystko jest w porządku, jeśli najpierw jest ePUAP, a dopiero później podpis kwalifikowany – mówi Aneta Lech, doradca podatkowy, wykładowca Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

– Z reguły jednak podpis kwalifikowany ma w spółce główny księgowy, który wysyła na co dzień deklaracje do urzędu skarbowego. Członkowie zarządu często posługują się ePUAP-em. Znowu są więc dwie możliwości. Dać członkom zarządu sprawozdanie bez podpisu głównego księgowego, co może wzbudzić u nich spore zdziwienie. Albo kupić dla wszystkich podpis kwalifikowany. To jednak dodatkowy wydatek. Jeden podpis kosztuje bowiem 300–350 zł – mówi Cezary Szymaś.

Za spóźnienie grożą kary

– Do zakupu podpisu kwalifikowanego potrzebny jest PESEL, co jest dodatkowym utrudnieniem w firmach, w których członkiem zarządu jest cudzoziemiec – mówi Piotr Świniarski, adwokat, właściciel kancelarii podatkowej. Dodaje, że te wszystkie techniczne problemy powodują spore opóźnienia w pracach nad sprawozdaniem. Nie ma wprawdzie kar za przekroczenie trzymiesięcznego terminu na jego przygotowanie (liczonego od zakończenia roku obrotowego), ale w wewnętrznych relacjach w spółce może być to uznane za błąd księgowości albo zarządu.

– Kary są natomiast za niezłożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego, który teraz przesyła je do skarbówki (spółki z o.o. i akcyjne nie muszą już tego robić same). Przede wszystkim fiskus może nałożyć grzywnę z art. 80b kodeksu karnego skarbowego, obecnie maksymalnie 45 tys. zł. W razie przyjęcia mandatu trzeba liczyć się z karą do 4,5 tys. zł. Grzywny nakłada też sam KRS, najczęściej w wysokości 1–2 tys. zł – mówi Piotr Świniarski. Dodaje, że za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych odpowiada kierownik jednostki. W spółkach kapitałowych to członek zarządu.

Skarbówka może się przyjrzeć rozliczeniom

W KRS dokumenty trzeba złożyć w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania, które powinno nastąpić co do zasady do końca czerwca (sześć miesięcy od dnia bilansowego). Składa się je na stronie ekrs.ms.gov.pl, w dziale: bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych. Następnie są przesyłane fiskusowi.

– Spółka, która nie złoży sprawozdania w terminie, musi się też liczyć, że skarbówka się nią bliżej zainteresuje – mówi Piotr Świniarski. – Może się to skończyć szczegółową kontrolą jej rozliczeń.

Elektroniczne sprawozdania trzeba składać od 1 października ub.r. Ten obowiązek wprowadziła ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (DzU, poz. 398).

Elektroniczne raporty

Krajowy Rejestr Sądowy informuje, że od 1 października 2018 r. należy w formie elektronicznej składać następujące dokumenty:

- roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności,

- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,

- opinię biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,

- skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,

- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,

- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

KRS informuje też, że sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości nie muszą być przygotowywane w strukturze xml.

Sprawozdanie finansowe trzeba przygotować do końca marca. W tym roku już obowiązkowo w elektronicznej formie. Okazuje się, że to nie taka prosta sprawa.

Czytaj także: Elektroniczne sprawozdania finansowe: spółki mają problemy

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Co można wybudować bez pozwolenia na własnej posesji? Garaż? A może oczko wodne?
Zawody prawnicze
Prokuratorzy zaniepokojeni poleceniem prokuratora krajowego ws. Andrija K.
Zawody prawnicze
Nieoczekiwana zmiana miejsc na podium rankingu kancelarii prawniczych
Prawo dla Ciebie
Trybunał: ustawa przyjęta bez Kamińskiego i Wąsika jest niezgodna z konstytucją
Akcje Specjalne
Firmy chcą działać w sposób zrównoważony
Sądy i trybunały
Andrzej Duda powołał Mikołaja Pawlaka na sędziego
Materiał Promocyjny
Sztuczna inteligencja może być wykorzystywana w każdej branży