Rejestracja utworów pracowniczych

W związku z dynamicznym rozwojem sektora usług i przeobrażeniami w procesie pracy coraz częściej jej rezultatami są dobra niematerialne – utwory posiadające określoną wartość ekonomiczną. Tymczasem wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z doniosłości kwestii związanej z własnością intelektualną pracowników i nie reguluje jej w zawieranych umowach o pracę. W sytuacji, gdy przedmiot działalności gospodarczej immanentnie wiąże się z powstawaniem utworów, umiejętne zarządzanie rezultatami twórczej działalności pracowników świadczy o profesjonalizmie pracodawcy i świadomym budowaniu przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Rejestr utworów pracowniczych jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających osiągnięcie tego celu.

Z chwilą przyjęcia

Podstawową zasadę dotyczącą kwestii pracowniczych praw autorskich reguluje art. 12 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 666 ze zm.; dalej: u.p.a.). Zgodnie z tym przepisem pracodawca nabywa majątkowe prawa autorskie do utworów stworzonych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków ze stosunku pracy z chwilą przyjęcia utworu w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.

Własny wzór

Ustawa nie wprowadza pojęcia rejestru utworów pracowniczych, a tym bardziej nie kreuje obowiązku ich ewidencjowania. Brak wyraźnej podstawy prawnej nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca zdecydował się na prowadzenie rejestru utworów pracowniczych. Będzie on stanowił usystematyzowaną bazę danych zawierającą utwory stworzone przez pracowników w ramach wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych.

Korzyść 1. Wiedza, że utwór powstał

Pozornie pierwsza z korzyści wynikających ze stworzenia i prowadzenia rejestru utworów pracowniczych może się wydawać nieistotna, a nawet nieco trywialna. Niemniej jednak ustalenie, czy dany przejaw twórczości pracownika wykazuje cechy utworu w rozumieniu art. 1 ust. 1 u.p.a. jest kluczowe dla określenia zakresu uprawnień pracodawcy oraz ochrony pracownika jako twórcy.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 u.p.a. utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Sąd Najwyższy doprecyzował ustawowe cechy utworu wskazując, że jest to „kreacyjny, subiektywnie nowy, oryginalny wytwór intelektu" (por. wyroki SN: z 5 lipca 2002 r., III CKN 1096/00; z 22 czerwca 2010 r., IV CSK 359/09).

Praktyczne trudności w zakwalifikowaniu danego przejawu aktywności twórczej pracowników jako utworu mogą dotyczyć sytuacji, w których pracownik wykonywał zadanie według ścisłych wytycznych pracodawcy albo gdy wykonanie danego zadania i uzyskanie określonego rezultatu jest powtarzalne. Rejestr utworów pracowniczych pozwala na wyeliminowanie tych dylematów, ponieważ jest konsensualną formą uznania powstałego przejawu działalności twórczej pracownika za utwór w rozumieniu ustawy.

Korzyść 2. Potwierdzenie przyjęcia

Powstanie utworu i przyjęcie go przez pracodawcę zazwyczaj nie następują w tym samym momencie. Z regulacji zawartej w art. 12 u.p.a. wynika, że prawodawca wiąże większą doniosłość prawną z momentem przyjęcia utworu, który jest jednocześnie momentem nabycia majątkowych praw autorskich. Powstaje zatem pytanie, w jaki sposób pracodawca powinien przyjąć utwór?

Formę przyjęcia utworu pracowniczego można określić w treści umowy o pracę. Jednak w przypadku braku takich postanowień należy uznać, iż można go wskazać w dowolnej formie, również dorozumianej. Przykładowo za przyjęcie utworu zostanie uznane rozpoczęcie korzystania z niego przez pracodawcę.

Wpisanie utworu do rejestru może pełnić tożsamą rolę i być traktowane jako forma jego przyjęcia. Jednak biorąc pod uwagę dynamizm pracy, częstokroć pośpiech towarzyszący wykonywaniu zadań i ich rozliczaniu, uzależnienie możliwości wykonywania majątkowych praw autorskich od wpisu utworu do rejestru mogłoby okazać się dla pracodawcy niekorzystne. W takiej sytuacji przystąpienie do korzystania z utworu stworzonego przez pracownika przed wpisaniem go do rejestru byłoby uznane za korzystanie z utworu bez tytułu prawnego. Z tego względu zaleca się, aby wpis do rejestru miał charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny. Wpisanie utworu do rejestru będzie wówczas wyłącznie potwierdzeniem jego wcześniejszego przyjęcia i sposobem na wyeliminowanie jakichkolwiek wątpliwości prawnych co do powstania skutku prawnego związanego z przejściem majątkowych praw autorskich pracownika – twórcy na pracodawcę.

Korzyść 3. Ograniczenie ryzyka prawnego

Ochrona prawnoautorska obejmuje zarówno niezbywalne prawa osobiste związane bezpośrednio z osobą twórcy, jak i prawa majątkowe, którymi może on swobodnie rozporządzać. Z punktu widzenia relacji pracodawca – pracownik to właśnie ta druga grupa praw jest szczególnie istotna.

Chociaż zasada ustanowiona w art. 12 u.p.a. uprzywilejowuje pracodawcę poprzez przyznanie mu prawa do nabycia majątkowych praw autorskich do utworów powstałych w związku z wykonywaniem pracy przez pracownika, to jednocześnie konstrukcja tego przepisu tworzy ryzyko prawne związane z możliwością niewłaściwego zakwalifikowania danego utworu jako utworu pracowniczego. Bazowanie na regulacji ustawowej wymaga każdorazowego ustalenia, czy pracownikowi można uczynić zarzut w przypadku niewykonania utworu, czy w trakcie tworzenia utworu kierował się on wskazówkami pracodawcy albo bezpośredniego przełożonego, a także odwołania się do praktyki działania danego przedsiębiorstwa.

Błąd w kwalifikacji może być przyczyną sporu z pracownikiem, któremu jako twórcy przysługują cywilnoprawne instrumenty ochrony jego praw, tj. wezwanie do zaniechania naruszenia, wezwanie do usunięcia skutków naruszenia, naprawienie wyrządzonej szkody oraz wydanie uzyskanych korzyści.

Poprzez wpisanie utworu do rejestru utworów pracowniczych zarówno pracodawca jak i pracownik składają zgodne oświadczenia wiedzy co do tego, że dany utwór powstał w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, a w konsekwencji – pozwala na przyjęcie, iż pracodawca nabył do niego majątkowe prawa autorskie. Ewidencjonowanie utworów pracowniczych pozwala zatem na znaczne wyeliminowanie niepewności prawnej związanej z możliwością wykonywania majątkowych praw autorskich do utworu. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie ewidencji utworów pracowniczych jest wyłącznie czynnością techniczną, mającą charakter dokumentacyjny (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 17 lutego 2010 r., V ACa 637/09), a dzieło wykazujące cechy utworu korzysta z prawnoautorskiej ochrony z mocy prawa.

Korzyść 4. Pomoc w ustaleniu kosztów uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej: updof) koszty uzyskania przychodu pracowników ustala się poprzez odliczenie jednej pełnej miesięcznej normy kosztów uzyskania przychodów niezależnie od wymiaru czasu pracy. Zasada ta jest jednak zmodyfikowana względem pracowników – twórców, gdyż ich koszty uzyskania przychodu związanego z działalnością twórczą, w myśl art. 22 ust. 9 pkt 3 updof, wynoszą 50 proc. przy ustawowym, rocznym limicie ustanowionym na poziomie 42 764 zł. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe finansowane przez pracownika, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Niewątpliwie wynagrodzenie twórcze pracowników jest skutecznym instrumentem optymalizacji podatkowej, jednak pracodawcy powinni z niego korzystać w sposób świadomy i roztropny. Zastosowanie 50-proc. kosztów uzyskania przychodu jest możliwe wyłącznie względem wynagrodzenia za wykonanie utworu będącego przedmiotem prawa autorskiego, które twórca uzyskał w związku z rozporządzeniem przysługującym mu prawem majątkowym (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 czerwca 2013 r., IPPB2/415-320/13-4/EL).

Co więcej, istotne są także odpowiednie postanowienia zawarte w umowie o pracę. W postanowieniu dotyczącym wynagrodzenia pracownika należy wyróżnić część związaną z wykonywaniem „zwykłych" obowiązków pracowniczych oraz część honoracyjną związaną z wykonywaniem majątkowych praw autorskich do utworu (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 6 listopada 2012 r., I Sa/Rz 723/12).

Jednym z najpowszechniejszych błędów popełnianych przez pracodawców jest szacunkowe wyodrębnienie w treści umowy czasu pracy przeznaczanego na pracowniczą działalność twórczą oraz czasu przeznaczonego na wykonywanie pozostałych obowiązków. Blankietowość takich postanowień uniemożliwia prawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodu, bowiem nie pozwala na stwierdzenie, czy w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych faktycznie doszło do stworzenia utworu, który został przekazany pracodawcy. Chociaż prowadzenie rejestru utworów pracowniczych nie jest wymagane przez organy skarbowe, to jednak wpisanie utworu stworzonego przez pracownika stanowi potwierdzenie realizacji przesłanki umożliwiającej zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu związanej z powstaniem utworu w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych, a także jego przyjęciem przez pracodawcę.

Dane w rejestrze

Stopień szczegółowości informacji zawartych w rejestrze utworów pracowniczych powinien określić sam pracodawca z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalności. Warto jednak, aby pojawiły się w nim informacje takie jak:

1) imię i nazwisko pracownika-twórcy

2) data powstania utworu

3) data przyjęcia utworu

4) data wpisania utworu do rejestru