Reklama

ZUS zasypany wnioskami o stażowe. Kiedy odmówi wydania zaświadczenia?

309 612 wniosków o dodanie do stażu pracy okresów innych niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę wpłynęło do 26 stycznia do ZUS. Jak długo wnioskodawcy będą czekać na decyzje w swojej sprawie i kiedy spotkają się z odmową?

Publikacja: 27.01.2026 11:21

ZUS zasypany wnioskami o stażowe. Kiedy odmówi wydania zaświadczenia?

Foto: Adobe Stock

Dorota Gajos-Kaniewska

Reklama

Z tego artykułu się dowiesz:

Jakie zmiany w przepisach dotyczących przeliczania stażu pracy wchodzą w życie od 1 stycznia 2026 roku?
Jak przebiega proces uzyskania wniosków o zaświadczenie z ZUS?
Jakie sytuacje powodują, że ZUS odmawia wydania zaświadczenia potwierdzającego nowe okresy zatrudnienia?
Jakie działania można podjąć, jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia, a pracownik posiada dokumenty potwierdzające doliczane okresy pracy?

Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma 7 dni na rozpatrzenie każdego wniosku. Do 26 stycznia rozpatrzył już 228 806 wniosków i wydał 508 469 zaświadczeń. Ale też odmówił wydania 49 569 zaświadczeń.

O co chodzi z przeliczeniem stażu pracy?

Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy można doliczyć m.in. okresy zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych (np. na zleceniu), prowadzenia działalności gospodarczej, a także okresy sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, jeśli były za ten czas opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. To rewolucyjna zmiana, korzystna dla pracowników. Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:

wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;

wyższy dodatek stażowy;

Reklama

nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;

dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;

dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;

wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Zmiany są wprowadzane w dwóch etapach. Od 1 stycznia 2026 r. obejmują pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. – pozostałych pracodawców.

Czytaj więcej

Zmiany w kodeksie pracy, które definiują staż pracy na nowo, weszły w życie 1 stycznia 2026 r. dla s

Praca, Emerytury i renty

Reforma stażu pracy bez fajerwerków. Są pierwsze dane

Niespełna 100 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia w sprawie naliczenia stażu pracy po nowemu tr...

Reklama

Do potwierdzenia okresów wliczanych do stażu pracy potrzebne jest zaświadczenie z ZUS, które pracownik powinien dostarczyć pracodawcy w ciągu 24 miesięcy. Termin ten jest liczony od dnia, w którym przepisy zaczęły obowiązywać u danego pracodawcy. Nic dziwnego, że zainteresowanie uzyskaniem zaświadczenia jest duże.

Wniosek o wydanie takiego dokumentu można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto w eZUS, na specjalnym formularzu „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP. ZUS podaje, że dodał w menu bocznym nowy „kafelek”, który prowadzi bezpośrednio do tego formularza. Dzięki temu znalezienie i złożenie właściwego wniosku jest wygodniejsze i szybsze.

Staż pracy. Odpowiedzi z ZUS przyjdą online

Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń ZUS przygotuje i doręczy osobie, która złoży wniosek, wyłącznie w postaci elektronicznej na konto w eZUS. Dokumenty te mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS.

ZUS wydaje także zaświadczenia przygotowane przez swoich pracowników sygnowane:

podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS,
pieczęcią ZUS albo
pieczęcią oddziału ZUS.

Obie formy zaświadczenia są równoprawne i prawidłowe.

Reklama

Jeśli ubezpieczony ma pełnomocnika, który w jego imieniu działa na platformie eZUS, odpowiedź na wniosek USP najpierw trafia do pełnomocnika. Odpowiedź będzie widoczna dla ubezpieczonego na liście dokumentów odebranych, gdy odbierze ją pełnomocnik lub po 14 dniach (jeśli pełnomocnik jej w tym czasie nie odbierze).

Czytaj więcej

Praca, Emerytury i renty

Staże w nowej odsłonie mogą stać się dla firm nieopłacalne

Eksperci uważają, że zaostrzenie warunków przyjmowania na staż obróci się przeciwko tym, którzy c...

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik zostanie o tym poinformowany SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami, które sam ustawił w eZUS. Osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, a nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. Można także w każdej chwili aktywować powiadomienia, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Kiedy ZUS nie wyda zaświadczenia potwierdzającego nowe okresy zatrudnienia

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej jeśli:

klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu,
klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.

Reklama

W sytuacji, gdy ZUS nie wyda zaświadczenia, a pracownik posiada dokumenty, które potwierdzają aktywność zawodową, która podlega doliczeniu do stażu, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć owe dokumenty do tego wniosku. Można to zrobić elektronicznie – poprzez swoje konto w eZUS (należy do tego wykorzystać wniosek ogólny POG), listownie – na adres najbliższej jednostki ZUS lub osobiście – w dowolnej placówce ZUS.

Alternatywne dokumenty potwierdzające staż pracy to m.in. umowy (zlecenia, agencyjna), zaświadczenia od zleceniodawcy o okresie wykonywania zlecenia czy umowy agencyjnej, wydruki z CEIDG, rachunki, potwierdzenia przelewów wynagrodzeń, a także zeznania świadków lub korespondencja e-mail ze zleceniodawcą.