Pracownicze Plany Kapitałowe. Sumowanie zatrudnienia na krótkich umowach

W okresie wakacyjnym wiele osób podejmuje pracę sezonową na krótkich, kilkutygodniowych umowach, w tym umowach o pracę czy umowach zlecenia. Osoby te zwykle nie są „zapisywane” do PPK przez zatrudniające je podmioty. Nawet jeśli spełniają definicję osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK. Powód: ich umowy każdorazowo trwają krócej niż maksymalny termin, w którym podmiot zatrudniający – zgodnie z ustawą o PPK – ma obowiązek „zapisać” zatrudnione u niego osoby do PPK. Niektórzy pracodawcy czy zleceniodawcy zapominają jednak, że krótkie umowy - z okresu 12 miesięcy - należy sumować.

ważne

Kim jest "osoba zatrudniona"?

Pojęcie „osoby zatrudnione” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Są to nie tylko pracownicy (z wyjątkiem m.in. młodocianych), ale także np. zleceniobiorcy, którzy z tytułu tego zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czytaj więcej:

Kadry i Płace

PPK: nowa umowa wymaga czasem nowej deklaracji

Po ponownym zatrudnieniu pracownika j...

Pro

Termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Podmiot zatrudniający (np. pracodawca, zleceniodawca) zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji złożonej pracodawcy w formie pisemnej, albo przestanie być w stosunku do tego pracodawcy osobą zatrudnioną. Konkretny termin, w którym pracodawca „zapisuje” pracownika do PPK, zależy od pracodawcy. Ważne, aby zmieścił się w podanych wyżej ramach czasowych.

Do okresu zatrudnienia, o którym mowa wyżej, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę.

Oznacza to, że zatrudniając nowego pracownika czy np. zleceniobiorcę należy zawsze sprawdzić czy osoba ta - w ciągu ostatnich 12 miesięcy - nie była już zatrudniona w danym podmiocie. Jeśli okazałoby się, że tak - okres jej poprzedniego zatrudnienia należy uwzględnić przy ustalaniu okresu zatrudnienia wymaganego do „zapisania” danej osoby do PPK.

Przykład

Zatrudnienie dwóch osób

Zleceniodawca 1 lipca 2024 r. zatrudnił dwie osoby na dwumiesięczne umowy zlecenia. Jedną pierwszy raz, a drugą ponownie (była ona już u niego zatrudniona od 1 czerwca do 31 lipca 2023 r. oraz przez 30 dni na przełomie stycznia i lutego br.). Zleceniodawca przyjął zasadę, że „zapisuje” zatrudnione u niego osoby do PPK w ostatnim dniu terminu wynikającego z ustawy o PPK. W związku z tym pierwszej z tych osób, jeśli jej zatrudnienie nie zostanie przedłużone, nie „zapisze” do PPK w ogóle. Inaczej jest w przypadku osoby zatrudnionej ponownie. W dniu 1 lipca 2024 r. będzie ona miała już 61 dni zatrudnienia (31 dni lipca 2023 r. oraz 30 dni z początku 2024 r.), co oznacza, że zleceniodawca powinien „zapisać” ją do PPK do 12 sierpnia br. (90 dni zatrudnienia osoba ta osiągnie 29 lipca br., ale 10 i 11 sierpnia to sobota i niedziela).

PPK: nie każdy okres zatrudnienia się liczy

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy termin „zapisania” osoby zatrudnionej (a więc m.in. pracownika czy zleceniobiorcy) do PPK, wlicza się tylko okresy, w których osoba ta spełniała definicję osoby zatrudnionej. Oznacza to, że do okresu tego nie należy wliczać okresów zatrudnienia, podczas których dana osoba podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym (lub nie podlegała im w ogóle) oraz okresów zatrudnienia na podstawie innego tytułu do ubezpieczeń niż tytuły wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy PPK. Osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym oraz osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym na podstawie innych tytułów niż wymienione w katalogu z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK nie spełniają definicji osoby zatrudnionej, do której odwołuje się art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK, definiujący okres zatrudnienia.

Przykład

Z umowy zlecenie na umowę o pracę

Pracodawca, z dniem 1 czerwca 2024 r., zatrudnił na podstawie umowy o pracę osobę, która 5 miesięcy wcześniej była u niego zatrudniona na podstawie umowy zlecenia. W związku z tym jednak, że w okresie tym nie spełniała definicji osoby zatrudnionej (posiadała status studenta i nie miała ukończonych 26 lat) okresu tej umowy zlecenia nie wlicza się do okresu zatrudnienia wymaganego do „zapisania” pracownika do PPK. Student bowiem - do ukończenia 26 lat - z tytułu umowy zlecenia zawartej z innym podmiotem niż własny pracodawca nie podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.

Podstawa prawna — ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 427).