O co pytają firmy w formularzu rekrutacyjnym

W wielu ofertach publikowanych w serwisach rekrutacyjnych i na stronach internetowych pracodawców pojawia się odesłanie do elektronicznego formularza aplikacyjnego. Ten formularz to standardowy element komputerowych systemów wspierających rekrutacje tzw. ATS-ów, które stosuje coraz więcej firm w Polsce. Według najnowszych dostępnych badań, przed dwoma laty korzystał z nich co trzeci duży i co piąty średni pracodawca, który publikował oferty pracy w Internecie. Wśród małych – co szósty.

Od tego czasu popularność systemów wsparcia rekrutacji jeszcze wzrosła, choć na razie na nie osiągnęliśmy etapu USA, gdzie elektroniczne formularze są już standardem i wypierają tradycyjne CV.

Bez jednego szablonu

W Polsce ATS stają się normą w firmach, które prowadzą rekrutacje na większą skalę. Specjalizująca się w outsourcingu IT i inżynierii przemysłowej spółka Sii, która rekrutuje średnio 50 specjalistów od kilku lat korzysta z własnego, elektronicznego systemu.- Dzięki niemu skróciliśmy czas poświęcany na rekrutację o ponad 30 proc.- twierdzi Joanna Kucharska, dyrektor ds. HR i komunikacji w Sii.

- Rocznie otrzymujemy kilkadziesiąt tysięcy aplikacji od kandydatów, którzy chcą podjąć pracę w Accenture. Wsparcie zaawansowanego systemu pozwala nam na rzetelne i profesjonalne przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego – od pozyskiwania aplikacji, poprzez przeprowadzanie kandydatów przez wszystkie etapy procesu rekrutacyjnego, aż do samego zatrudnienia - podkreśla Kamil Korcz, dyrektor ds. rekrutacji w Accenture Polska.

Trzeba się, więc przygotować na to, że nie osoba, ale system komputerowy będzie dokonywał pierwszej selekcji kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną. A wybierze ich na podstawie odpowiedzi na pytania w internetowym kwestionariuszu.

Zazwyczaj tych pytań jest kilkanaście i część z nich powtarza się w większości formularzy. Jak jednak zaznaczają eksperci HR - nie ma tu jednego szablonu. Zawartość, wygląd, a także długość kwestionariusza zależy od zapotrzebowania pracodawcy.

- Formularz ma ułatwić selekcję najważniejszych danych, w tym przede wszystkim wskazać kluczowe kompetencje czy umiejętności kandydata – mówi Marcin Sieńczyk, który w Grupie Pracuj odpowiada za eRecruiter – system wspierający rekrutacje on-line i zarządzanie bazą kandydatów.

Grunt to doświadczenie

Specjaliści działu rekrutacji, którzy opracowują formularz, zamiast wyłuskiwać kluczowe informacje w nadsyłanych CV, sami więc wypytują o istotne dla firmy kwestie. Robią to w sposób, który ułatwi potem automatyczny wybór i tworzenie bazy danych potencjalnych pracowników. Co najczęściej chcą wiedzieć o kandydacie?

Jak wynika z analiz systemu eRecruiter, pracodawcy zazwyczaj pytają w formularzach o doświadczenie na danym stanowisku oraz o praktykę w konkretnej branży. Inna z ważnych dla firm kwestii, to znajomość języków obcych. Kwestionariusze połączone z ofertą pracy zawierają zwykle pytania dopasowane do wymagań konkretnego stanowiska. Dla przykładu kandydaci do działów IT powinni się liczyć z pytaniem o znajomość konkretnych programów komputerowych oraz o profesjonalne certyfikaty.

Według Marcina Sieńczyka, długość i szczegółowość formularza może być dla kandydata wskazówką o skali konkurencji na dane stanowisko. Z reguły firmy, które liczą się z masowym odzewem chętnych mają bardziej rozbudowane kwestionariusze – w ten sposób sprawdzają przy okazji motywację i zaangażowanie potencjalnych pracowników (ich gotowość do przebrnięcia przez dziesiątki pytań...) Jeśli oferta dotyczy poszukiwanych specjalistów, formularz jest zwykle krótki, by ich zachęcić do przysłania CV.

Systemy ATS to duża wygoda dla pracodawcy, zwłaszcza, gdy prowadzi on jednocześnie kilka-kilkanaście rekrutacji i dostaje na każdą setki zgłoszeń. Ustawiając odpowiednio kryteria wyboru rekruter nie musi godzinami wczytywać się w ich formularze ani analizować CV, by z kilkuset kandydatów błyskawicznie wyłowić kilkunastu, którzy n. mają wymagane minimum czteroletnie doświadczenie w firmie farmaceutycznej i biegle znają niemiecki. W dodatku można grupować kandydatów np. według wieku, odpowiedzi na pytania, czy regionu.

Komputer odpowie na maila

Marcin Sieńczyk zapewnia, że korzyści z systemu mają też kandydaci- systemy wprowadzając porządek w aplikacjach zmniejszają ryzyko, że ich zgłoszenie gdzieś się zagubi w skrzynce mailowej rekrutera. Co więcej, aplikując poprzez formularz, nie trzeba się zastanawiać, jak zatytułować swoją aplikację ani pamiętać o numerze oferty, na którą się zgłaszamy. System załatwi to za nas.

Jednak w USA część ekspertów HR zwraca uwagę, że taki automatyczna selekcja aplikacji może firmę pozbawić talentów, które dostrzegłoby wprawne oko doświadczonego rekrutera. Przy ściśle określonych filtrach wystarczy, że kandydat nie spełni jednego z wymagań, by został odrzucony.

Marcin Sieńczyk uspokaja, że nie oznacza to kasowania aplikacji. Nadal pozostają w bazie pracodawcy, który w razie potrzeby może zmienić ustawienie filtrów- jeśli np. wstępne kryteria okażą się zbyt wyśrubowane...

Większość firm przechowuje aplikacje kandydatów przez rok. Jest więc szansa, że po jakimś czasie dostaniemy zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną do wymarzonej firmy. Natomiast zaraz po przesłaniu aplikacji powinniśmy otrzymać od niej potwierdzenie, a potem możemy liczyć na komunikat, na jakim etapie jest nasze zgłoszenie. Kandydat, który nie przejdzie selekcji dostaje np. informację, że jego życiorys trafił do bazy danych firmy.

Standardowym elementem platformy e-rekrutacji jest bowiem funkcja automatycznej komunikacji z kandydatem. Rozwiązuje ona problem „wpadania CV w czarną dziurę" – czyli braku informacji o losach zgłoszenia. A - jak wynika z badań Employer Branding Institute- brak odpowiedzi na wysłane zgłoszenie najczęściej przeszkadza Polakom w poszukiwaniu pracy- narzeka na to dwie trzecie badanych.

Otwarte pytania i ortografia

Szef eRecruitera radzi kandydatom, by podchodzili do formularza aplikacyjnego odpowiedzialnie. Kluczem jest dokładna analiza oferty pracy i określonych tam wymagań pracodawcy. To na ich podstawie są określane kryteria automatycznej selekcji kandydatów. Trzeba o tym pamiętać zarówno odpowiadając na pytania w formularzu on-line, jak też przygotowując załączane do niego CV.