Prezydent nie otrzymał do dyspozycji ani samolotu specjalnego TU-154 M, ani małych samolotów JAK 40. Ostatecznie Lech Kaczyński udał się na spotkanie unijnych przywódców do Brukseli i powrócił z niej wyczarterowanym od LOT-u samolotem Boeing 737 (co kosztowało około 150 tys. zł).
W pierwszym zamieszczonym w internecie piśmie z 3 października Kancelaria Prezydenta informuje szefa Kancelarii Premiera Tomasza Arabskiego o "konieczności zabezpieczenia" dla prezydenta przelotów samolotem TU-154 M w środę i czwartek (15 i 16 października) na trasach Warszawa-Bruksela i Bruksela-Warszawa. 13 października poinformowano Kancelarię Premiera także o planowanych godzinach wylotów.
W datowanym na 14 października pilnym piśmie dowódca 36. specjalnego pułku lotnictwa (w którym pozostają rządowe samoloty) Ryszard Raczyński zwrócił się do Arabskiego o podjęcie "stosownych decyzji" i "koordynację" zamówionych lotów premiera i prezydenta dla Brukseli i z powrotem.
Następnie - tego samego dnia - Raczyński poinformował Kancelarię Prezydenta, że zgodnie z decyzjami Arabskiego samolot specjalny "ma pozostawać do ciągłej dyspozycji" polskiej delegacji (w jej skład weszli premier Donald Tusk, szef MSZ Radosław Sikorski i minister finansów Jacek Rostowski) na miejscu w Brukseli.
W załączniku dowódca pułku przekazał Kancelarii Prezydenta pismo Arabskiego potwierdzające "bezwzględną konieczność" wykorzystania w dniach 14-16 października samolotu TU-154 M na trasie Warszawa-Bruksela-Warszawa na potrzeby polskiej delegacji pod przewodnictwem premiera.