VAT nie ułatwia organizacji konferencji i szkoleń zagranicznym firmom

Obserwowany od kilku lat rozwój lotnisk cywilnych, coraz większa liczba hoteli i centrów kongresowych o wysokim standardzie – to wszystko sprawia, że Polska jest w stanie zaoferować coraz bardziej konkurencyjne zaplecze niezbędne do przeprowadzania konferencji, kongresów czy szkoleń, także na szczeblu międzynarodowym.

Niestety, przepisy ustawy o VAT, jak to często bywa, nie ułatwią życia zagranicznemu organizatorowi, który obierze sobie Polskę za dogodne miejsce do przeprowadzenia tego rodzaju przedsięwzięcia. Wręcz przeciwnie – przepisy określające miejsce opodatkowania VAT mogą zniechęcić niejednego zagranicznego przedsiębiorcę do tego, aby przeprowadził taką konferencję w Polsce. Gdy jednak decyzja o lokalizacji konferencji w naszym kraju już zapadnie, warto pamiętać o następujących zasadach, które wpłyną na opodatkowanie takiego przedsięwzięcia podatkiem VAT.

Po pierwsze – miejsce opodatkowania

Organizując w Polsce międzynarodową konferencję lub szkolenie, na pierwszym miejscu zwrócić należy uwagę na to, że miejsce opodatkowania usługi polegającej na zagwarantowaniu wstępu na taką imprezę w związku z brzmieniem art. 28g ust. 1 ustawy o VAT znajdować się będzie zawsze w Polsce.

W związku z tym usługa tego rodzaju będzie w każdym przypadku podlegała opodatkowaniu polskim podatkiem VAT. Pytanie jednak, kto ten VAT rozliczy – czy zagraniczny organizator konferencji, czy też jej uczestnik, tj. podmiot nabywający usługę polegającą na udziale w organizowanej konferencji?

Po drugie – rejestracja dla celów VAT w Polsce

Gdyby uczestnikami konferencji byli jedynie polscy przedsiębiorcy, wówczas rejestracja zagranicznego organizatora dla celów polskiego podatku VAT nie byłaby co do zasady konieczna, gdyż opodatkowanie usługi konferencyjnej mogłoby się odbyć w ramach mechanizmu odwróconego obciążenia (reverse charge). Jeśli jednak konferencja ma mieć charakter międzynarodowy, a jej odbiorcami będą także firmy z innych niż Polska krajów, wówczas rejestracja organizatora do polskiego VAT będzie niezbędna.

Po trzecie– faktura i opodatkowanie usługi

Powyższe problemy mogą, na pierwszy rzut oka, wydać się jedynie problemami akademickimi. Tak jednak nie jest – o czym przyjdzie się przekonać na etapie wystawiania faktur na zaliczki otrzymane na poczet konferencji lub szkolenia bądź też w związku z już zakończonym wydarzeniem.

Odpowiadając na pytanie o to, w jaki sposób wystawić fakturę w związku z odbywającą się w Polsce konferencją, należy mieć zawsze na uwadze dwie kwestie, tj.  miejsce opodatkowania takiej konferencji (o czym była już mowa wyżej) oraz charakter uczestnika konferencji.

Pierwsza wspomniana kwestia wiąże się z tym, że usługa polegająca na wstępie na konferencję odbywającą się w Polsce opodatkowana będzie zawsze polskim podatkiem VAT obliczonym według właściwej stawki.

Drugie zagadnienie ma decydujące znaczenie dla odpowiedzi na pytanie o to, kto tę usługę opodatkuje – organizator konferencji czy też jej uczestnik. Podczas analizy tego problemu konieczna będzie uważna lektura art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Gdy uczestnikiem międzynarodowej konferencji organizowanej w Polsce przez zagraniczną firmę będzie polski przedsiębiorca, będący jednocześnie podatnikiem VAT, wówczas to on przejmie na siebie obowiązek podatkowego rozliczenia konferencji, w której weźmie udział, a organizator wystawi mu fakturę bez kwoty VAT ze wskazaniem na mechanizm odwróconego obciążenia (reverse charge).

Analogiczne zasady obowiązywać będą w przypadku, gdy uczestnikiem konferencji będzie zagraniczny przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce dla celów VAT i posiadający tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – takie sytuacje należą jednak do rzadkości.