Informatyzacja sądów: Nowe technologie wymusiły zmiany w prawie cywilnym

W polskim prawie cywilnym zarówno materialnym, jak i procesowym uczestnicy obrotu gospodarczego opierają się głównie na dokumentach. Jest to pojęcie ogólnie przyjęte, nigdzie w polskim prawie niezdefiniowane. Przez wiele lat nie było takiej potrzeby, a istniejący w doktrynie spór odnosił się do elementów dokumentu, a nie do jego istoty.

Zważyć należy, iż przepisy procesowe odnoszące się do dowodu z dokumentu powstały w okresie sprzed Internetu, nowych technologii, e-maili i odnosiły się do ówczesnych realiów. Nie jest tajemnicą, iż polski wymiar sprawiedliwości głównie opiera się na dokumentach w postaci pisemnej, a przepisy k.p.c. dotyczące dokumentów raczej nie ułatwiają przeprowadzenia dowodu z dokumentu w postaci elektronicznej.

Rysik a oświadczenie woli

Obrót gospodarczy w dobie społeczeństwa informacyjnego coraz bardziej opiera się jednak na dokumentach w postaci elektronicznej. I proces ten będzie się tylko pogłębiał.  Począwszy od etapu przedkontraktowego (oferta, aukcja itp.), kontraktowego (zawarcie umowy), faktury w postaci elektronicznej, skończywszy na dokumentach wytwarzanych w sądzie (protokół elektroniczny).

Wykorzystywanie nowych technologii wywołuje konieczność innego podejścia do  dokumentu. Pojawia się też wiele nowych problemów, jak chociażby zawieranie umów za pomocą tabletów poprzez podpisywanie rysikiem oświadczeń woli.  Czy tak złożone oświadczenie woli jest w formie pisemnej czy nie? Do rozstrzygnięcia pozostaje też kwestia postaci dokumentu. Czy np. nagranie multimedialne, jakim jest między innymi e-Protokół, jest dokumentem czy  też innym środkiem dowodowym? Nie bez znaczenia jest także nowe ujęcie dokumentu w najnowszych zagranicznych legislacjach.

Konieczne stało się przygotowanie odpowiedniej legislacji, która w większym stopniu niż dotychczas wychodziłaby naprzeciw potrzebom nowoczesnego obrotu. W ramach aktualnie procedowanego projektu zmian  kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego zaproponowano wprowadzenie definicji dokumentu oraz zmiany w przepisach procesowych w rozdziale dotyczącym dowodu z dokumentu.

Nowa definicja dokumentu

Definicja dokumentu zostanie wprowadzona do prawa cywilnego materialnego, zgodnie z nią „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie".

Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego zrezygnowała z definiowania dokumentu poprzez użycie zwrotów: rzecz, nośnik materialny bądź zbiór danych. Uznano, iż nie należy w definicji rozróżniać dokumentu tradycyjnego (rzecz) i elektronicznego (baza danych). Dokument powinien każdorazowo spełniać funkcje i cechy, jakie są z nim związane. A na gruncie definicji dokonywanie jego podziału na elektroniczny i inne jest niezasadne. Definicja powinna być uniwersalna, neutralna technologicznie, niezależna od nośników, na jakich utrwalana jest informacja.

Zwrócono także uwagę, iż nie tyle istotne są dane (które nie zawsze stanowią informację), ile sama informacja zawierająca odpowiednie oświadczenia. Przesądzono, iż postać (wizualizacja dokumentu) nie musi przybierać postaci pisma składającego się ze znaków i reguł językowych, ale może mieć każdą postać informacji zawierającą oświadczenie, a więc także dźwięk oraz dźwięk i obraz. Jest to nowoczesne oraz szerokie ujęcie dokumentu, praktycznie niestosowane w innych systemach prawnych, gdzie z reguły kojarzy się dokument przynajmniej ze znakami słownymi.

W związku z nowym ujęciem dokumentu proponuje się wprowadzenie do kodeksu cywilnego nowej formy czynności prawnej – formy dokumentowej. W rzeczywistości tylko potwierdza ona od lat istniejącą, wprowadzaną umownie, formę oświadczenia opartą na  korespondencji e-mailowej, czy też, już w coraz mniejszym zakresie, faksowej. Dla zachowania formy dokumentowej czynności prawnej wystarcza wyrażenie oświadczenia woli w formie dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby wyrażającej oświadczenie. Jest to forma słabsza od formy pisemnej , ale o wiele silniejsza dowodowo niżeli oświadczenie złożone ustnie. Przykładem, gdzie od lat stosowana jest  ta forma (chociaż dotychczas musiała być kwalifikowana jako ustna), są sklepy internetowe, portale aukcyjne itd.

Bez podziału na nośniki

W ślad za zmianami kodeksu cywilnego wprowadza się zmiany w postępowaniu cywilnym odnośnie do dowodu z dokumentu. W związku z wprowadzeniem elektronicznego protokołu konieczne stało się wprowadzenie nowego podziału dokumentów, co odpowiada istniejącym trendom w najnowszych legislacjach.

Zgodnie z projektem dokumenty dzieli się na dokumenty zawierające tekst (przy czym bez znaczenia jest, czy będzie on zapisany w postaci elektronicznej czy też tradycyjnej) oraz inne dokumenty. Odnośnie do pierwszych zastosowanie będą miały art. 244 i następne. A odnośnie do drugich art. 308 k.p.c., czyli dowody z innych dokumentów niż wymienione w art. 2431, w szczególności zawierających zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin. Nie będzie zatem wątpliwości dotyczących kwalifikowania np. protokołu zapisanego jako nagranie multimedialne jako dokumentu.

Zmianie ulega art. 250 k.p.c. Zgodnie nimi dokument prywatny w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte. Przepis ten, a właściwie wyrażone w nim domniemanie, nie odnosi się do każdego dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej, ale wyłącznie tego w formie przewidzianej w art. 78§ 2 k.c.

Istotną nowością ułatwiającą postępowanie cywilne, a także umożliwiającą żądania wynagrodzenia przez stronę udostępniającą na wezwanie sądu nośnik zawierający dokument w postaci elektronicznej, jest zmiana art. 254 k.p.c. Zgodnie z nowym § 21 sąd może wezwać wystawcę dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej do udostępnienia informatycznego nośnika danych, na którym został on zapisany. Przy czym z obowiązku udostępnienia informatycznego nośnika danych zwolniony jest ten, kto na zapytanie, czy dokument sporządzono na tym nośniku lub czy pochodzi on od niego, mógłby jako świadek odmówić zeznania (§  22).

Osoba trzecia może na równi ze świadkiem żądać zwrotu wydatków koniecznych związanych ze stawiennictwem do sądu lub udostępnieniem informatycznego nośnika, a ponadto wynagrodzenia za utratę zarobku. Należy zauważyć, iż koszty związane z udostępnieniem nośnika (np. serwera), na którym znajduje się dokument w postaci elektronicznej, mogą być znaczne (np. gdy w związku z jego brakiem niemożliwe lub utrudnione jest prowadzenie działalności gospodarczej).

Poświadczanie e-pisma

Dotychczas w polskim prawie procesowym dopuszczalne było poświadczanie dokumentu za zgodność z oryginałem na podstawie art. 129 k.p.c., jednakże tylko w postaci pisemnej.  Zarówno sądy, jak i pełnomocnicy procesowi skutecznie korzystają z tej możliwości poświadczania dokumentów w postaci tradycyjnej (papierowej), które pierwotnie miały postać elektroniczną. Czynność odwrotna aktualnie procesowo jest niemożliwa.

Dlatego proponuje się zmianę art. 129 k.p.c., dopuszczając możliwość poświadczania dokumentu za zgodność także w postaci elektronicznej i doręczanie poprzez elektroniczne biuro podawcze (nowy sposób składania pism sądowych, czego zaczątkiem w dniu dzisiejszym są portale informacyjne) do właściwego sądu.

Dobry kierunek

W ramach konsultacji przeprowadzanych z korporacjami prawniczymi propozycję tę uznano za idącą we właściwym kierunku i ułatwiającą prowadzenie postępowania sądowego.