Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości księgi otwiera się na dzień rozpoczynający rok obrotowy w ciągu 15 dni od dnia bilansowego. Ale to tylko wstępne zamknięcie – czynność, która ma zapewnić dostęp do danych, które są potrzebne do prawidłowego ujmowania operacji występujących już w kolejnym roku. Jeszcze do czasu sporządzenia (a nawet zatwierdzenia) sprawozdania w księgach zamykanego roku można – i trzeba – księgować zdarzenia, które zapewnią, że sprawozdanie to będzie rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację firmy.
Nie chodzi tu tylko o ujęcie w księgach 2015 r. dokumentów wystawionych w ostatnich jego dniach, które dotrą do firmy już w styczniu 2016 r. Ważne są informacje, które jednostka uzyska po dniu bilansowym lub nawet po dniu sporządzenia sprawozdania, a które istotnie wpływają na zawarte w nim dane. Mogą one wynikać chociażby z konieczności urealnienia wyceny zapasów lub należności.
Jeżeli np. już po dniu bilansowym okazałoby się, że odbiorca firmy, który zalega jej z zapłatą znacznej należności, został postawiony w stan upadłości, to należność ta wymaga aktualizacji. W księgach zamykanego roku firma powinna uwzględnić odpis aktualizujący tę należność, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że w związku z sytuacją kontrahenta kwota ta nie zostanie uregulowana.
Odpisy aktualizujące należności są zaliczane do pozostałych kosztów operacyjnych, wpłyną więc na wynik finansowy zamykanego roku.
Zdarzenia po dniu bilansowym będą tematem jednego z artykułów, który ukaże się na łamach Eksperta Księgowego w listopadowym cyklu „Zamknięcie roku". Zapraszam do lektury.
