Niszczenie dokumentów z danymi osobowymi

Wciąż jeszcze zdarza się, że ważny dokument handlowy, i to zawierający dane osobowe klienta wraz z numerem jego rachunku bankowego, najwyżej przedarty na pół, trafia z biura firmy prosto do śmietnika. Ale takich przypadków jest coraz mniej.

Większość przedsiębiorców dba dziś o ochronę informacji dotyczących klientów czy partnerów biznesowych. Wynika to nie tylko ze wzrostu kultury korporacyjnej czy większej świadomości, ale także, a może przede wszystkim, z konieczności stosowania się do przepisów prawa określających zasady postępowania z aktami.

Są one zawarte w czterech ustawach (o narodowym zasobie archiwalnym, o ochronie danych osobowych, o ochronie informacji niejawnych, o odpadach) oraz w licznych rozporządzeniach. Ich nieprzestrzeganie zagrożone jest sankcjami, także karnymi.

Aby nie narazić się na prawne konsekwencje, przedsiębiorcy korzystają z oferty firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Czy można im ufać? Jak ocenić ich wiarygodność? A jeżeli już zawierzymy którejś z nich, jak nie przepłacić za usługę?

Ścinki pełne sekretów

Znaczna część tworzonych w przedsiębiorstwach dokumentów, jeśli rezygnuje się z ich dalszego przechowywania, musi być zgodnie z prawem zniszczona tak, by informacji nie mogły wykorzystać osoby postronne. W praktyce chodzi głównie o ochronę danych identyfikujących osoby fizyczne. Nie dotyczy to samego imienia i nazwiska, ale np. adresu, daty urodzenia czy numeru rachunku bankowego. Informacje takie mogą się znajdować nie tylko w aktach personalnych, ale także np. w fakturach.

Dokumenty, niezależnie od pochodzenia, których ujawnienie mogłoby naruszyć interesy osób fizycznych, traktuje się jako poufne i kwalifikuje je do materiałów trzeciego stopnia tajności. Zgodnie z wymaganiami normy DIN 32757 regulującej technologie niszczenia dokumentów mogą one zostać przekazane na makulaturę jedynie jako paski o maksymalnych wymiarach 4 na 80 mm.

Pierwszy stopień tajności to materiały ogólne, czyli np. oferty skierowane do szerszego grona klientów i korespondencja; materiały te powinny być pocięte na paski o szerokości 12 mm. Stopień drugi dotyczy m.in. materiałów wewnętrznych i korespondencji wewnątrzfirmowej.

Decyzja, czy materiały pierwszego i drugiego stopnia trzeba zniszczyć i jak to zrobić, należy do szefów firm. Nie są oni zobligowani prawem, jedynie interesem przedsiębiorstwa.

Dokumenty zaliczane do czwartego stopnia (tajne) i piątego (ściśle tajne) wytwarzane są głównie w instytucjach państwowych, ale czasami też w firmach prywatnych (np. dostawcy sprzętu wojskowego). Materiały tajne muszą zostać pocięte na skrawki o maksymalnych wymiarach 2 na 15 mm; potrafi to zrobić większość z ponad 200 firm zajmujących się dziś w Polsce profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Głównym zajęciem tych firm jest jednak przerabianie na ścinki setek ton akt urzędowych oraz materiałów powstających codziennie w polskich przedsiębiorstwach i instytucjach w toku ich standardowej działalności.

Niszczenie pod kontrolą

W małych rodzinnych firmach niepotrzebne dokumenty często trafiają do pieca. Alternatywą są tanie niszczarki biurowe plus ewentualnie pracownik z nożyczkami. Ale takie sposoby nie bardzo zdają egzamin. Na zniszczenie 1 metra bieżącego dokumentów w małej niszczarce potrzeba kilku godzin.

Tam gdzie trzeba pozbyć się ponad 10 kg zbędnych papierów miesięcznie, można rozważyć zakup profesjonalnej niszczarki biurowej za ok. 2500 zł. Do tego należy doliczyć koszt serwisu i pracy jednej osoby.

Do pocięcia ponad 100 kg dokumentów miesięcznie potrzebna jest już niszczarka przemysłowa. Koszty to: ok. 25 tys. zł za urządzenie, koszt serwisu, zaadaptowania osobnego pomieszczenia, przyuczenia pracownika, wypłacenia mu pensji. Do tego dochodzi problem usuwania ścinków mających znacznie większą objętość niż pocięte akta.

Biorąc pod uwagę perspektywę takich wydatków, coraz więcej przedsiębiorców woli zlecać usługi wyspecjalizowanym firmom. Oferują one nie tylko efektywną technologię niszczenia, ale także logistykę i zachowanie procedur zgodnych z przepisami prawa.

Pracownicy profesjonalnej firmy przyjeżdżają w umówionym terminie. Pakują dokumenty w specjalne worki z plombami z indywidualną numeracją; plomb tych nie można usunąć bez złamania. Papiery są przewożone do monitorowanego pomieszczenia z niszczarką. Tam sporządzane są protokoły przekazania i zniszczenia.

– Nasi najmniejsi klienci to chyba prywatne gabinety lekarskie. Zlecają niszczenie po parę kilogramów dokumentów miesięcznie. Apteki niszczące w końcu roku stare recepty i kancelarie prawne dostarczają nam po kilkadziesiąt kilogramów. Biorąc pod uwagę koszty transportu, zarobek na takich usługach jest właściwie żaden. Ale nie odmawiamy, bo chodzi o wizerunek firmy. Zdarza się też, że firma, która zniszczyła u nas np. 50 kg dokumentów, gdy przekona się o naszej fachowości, daje nam zlecenie na parę ton – wyjaśnia Jan Matusiak, współwłaściciel firmy Eko-Jan w Szczecinie.

Proszę odsunąć się od maszyny

Najistotniejszy element fachowości to wiarygodność. Dla klientów najważniejsza jest pewność, że dokumenty przeznaczone do zniszczenia nie trafią w niepowołane ręce. To zaś zależy od sumienności i uczciwości zatrudnionych przy tym pracowników.

Wymagania wobec osób obsługujących niszczarki są dość wysokie. Nie mogą być karane. Powinny przejść specjalistyczne szkolenie potwierdzone świadectwem MSW (dotyczy to też szefów firm). Konieczny jest poza tym stały nadzór nad wszystkimi zatrudnionymi.

Pracownik otrzymuje do zniszczenia np. 20 worków akt. Po zakończeniu pracy w pomieszczeniu powinno być 20 pustych worków, 20 złamanych plomb, ścinki i żadnych innych papierów.

– Nasza sytuacja jest prosta. Jesteśmy firmą rodzinną. Niszczarki obsługuję tylko ja, ojciec i brat – wyjaśnia Waldemar Michalec, współwłaściciel firmy Dokumenta z Radomia.

Firma ta dodatkowo stara się utwierdzić klientów w przekonaniu, że jest godna zaufania, monitorując i nagrywając za pomocą kamery cały proces niszczenia. Nagranie przekazywane jest następnie klientowi na płycie.

Niektórzy klienci życzą sobie, by ich przedstawiciel bezpośrednio nadzorował operację. Jest to regułą w przypadku materiałów tajnych. Klientom, którzy zlecają niszczenie dokumentów czwartego stopnia tajności, oferuje się specjalne warunki.

– Do jednostek wojskowych czy urzędów celnych jeździmy sami, z niszczarkami. Jeśli zleceniodawca prosi, żebyśmy się odsunęli od maszyny, nie robimy problemu, bo jej konstrukcja właściwie wyklucza wypadek – wyjaśnia Jan Matusiak.