Usługi archiwistyczne dla firm

Wiele przedsiębiorstw nie posiada archiwów z prawdziwego zdarzenia. Orientację, gdzie znajdują się konkretne dokumenty, nierzadko mają tylko najstarsi stażem kadrowcy czy księgowi. Bez nich odszukanie np. dokumentu finansowego żądanego przez władze skarbowe czy wydanie zaświadczenia dla ZUS potrzebnego byłemu pracownikowi staje się ogromnym problemem.

Z pomocą w urządzaniu archiwów i ich obsłudze śpieszą fachowe firmy świadczące usługi archiwistyczne.

Tylko część dokumentów powstających w firmach można wyrzucić (a jeśli zawierają dane osobowe czy tajemnice przedsiębiorstwa – zniszczyć), gdy tylko przestaną być potrzebne. Postępowanie z wieloma rodzajami dokumentów szczegółowo regulują przepisy prawa, od ustawy o narodowym zasobie archiwalnym po ustawę o rachunkowości.

Na przykład dokumenty finansowo-księgowe zajmujące najwięcej miejsca na półkach firm i profesjonalnych archiwów (ocenia się, że ok. 40 proc.) na mocy ustawy o rachunkowości trzeba przechowywać przez sześć lat. Dokumentację medyczną (10 proc. archiwów) należy trzymać 10 – 25 lat, techniczną (20 proc.) dotyczącą nieruchomości – 99 lat, arkusze egzaminacyjne ze szkół – 50 lat, akta personalne i dokumentację płacową (20 proc.) – zgodnie z wymaganiami ustawy o emeryturach i rentach – 50 lat.

Są to okresy minimalne. W praktyce są przedłużane na cały czas, gdy sprawa jest w toku (lub może być). Brane są pod uwagę np. terminy przedawnienia roszczeń przewidziane w kodeksie cywilnym. Takie postępowanie jest zalecane dla bezpieczeństwa firmy i dobra zainteresowanych.

Najpierw trzeba uporządkować

Oblicza się, że co roku w polskich urzędach, instytucjach i przedsiębiorstwach powstaje 60 – 70 km bieżących dokumentów papierowych wymagających dłuższego przechowywania. Większość jest składowana w miejscu wytworzenia. Ale jest też wiele przedsiębiorstw, które wolą zdać się na fachowców.

– Sporo archiwów, np. w starych spółkach samorządowych, zastajemy w całkowitej rozsypce. Nieraz przez lata dokumenty kładziono na półki bez żadnego planu – mówi Waldemar Michalec, współwłaściciel firmy Dokumenta w Radomiu.

Firmy archiwistyczne oferują w takich sytuacjach pomoc w urządzeniu archiwum od podstaw. Zawodowy archiwista podpowiada, jakie pomieszczenie wybrać na przechowywanie dokumentów, jak je wyposażyć, zabezpieczyć przed dostępem osób niepowołanych i zniszczeniem w przypadkach losowych. Niektóre firmy podejmują się urządzenia kompletnego archiwum pod klucz.

Następny krok to skatalogowanie akt, sklasyfikowanie ich według kryterium okresu przechowywania (zgodnie z wymogami prawa czy potrzebami firmy), zaprojektowanie układu dokumentów oraz sporządzenie ich ewidencji. Archiwiści oferują też opracowanie instrukcji archiwalnej i instrukcji kancelaryjnej regulującej postępowanie z dokumentami. Mogą poza tym przeszkolić pracowników, którzy mają się zajmować archiwum.

Wszystko to kosztuje przeciętnie 80 – 120 zł za metr bieżący dokumentów, czyli w przypadku średniej firmy kilka lub kilkanaście tysięcy złotych.

Oczywiście archiwum, nawet to doprowadzone do należytego stanu, po dwóch – trzech latach znów wymaga uporządkowania. Usługa taka kosztuje taniej, czasem o połowę.

Powtórnych porządków można uniknąć, jeżeli właściciel archiwum zawrze z firmą archiwistyczną umowę na bieżącą obsługę zasobów. Fachowiec odwiedza wtedy przedsiębiorstwo regularnie, porządkuje akta, przejmuje do archiwum dokumentację z komórek organizacyjnych, kieruje do zniszczenia te dokumenty, których okres przechowywania minął, przygotowuje odpisy. Cena takich usług zależy od liczby wizyt w miesiącu, wynosi 500 – 2000 zł miesięcznie.

Czekanie w składnicy na wszelki wypadek

W firmie średniej wielkości co roku przybywa 20 – 30 metrów bieżących dokumentów. Ale większość przedsiębiorców o potrzebie uporządkowania archiwum przypomina sobie dopiero wtedy, gdy nie można znaleźć papieru, którego żąda np. kontrola skarbowa. Jeśli zaginął definitywnie, wybucha awantura, bo firmie grożą niemiłe konsekwencje.

– Dopiero taka sytuacja powoduje, że przedsiębiorstwo postanawia zlecić zawodowcom uporządkowanie i zarządzanie archiwum – przyznaje Jacek Sałasiński, właściciel firmy archiwistycznej Emix w Lublinie.

Część przedsiębiorców woli strzec akt samodzielnie i tradycyjnie przechowuje je w swoich siedzibach. Urządzenie z pomocą fachowców i prowadzenie własnego archiwum zgodnie z zasadami sztuki wiąże się z dość dużymi kosztami, zwłaszcza gdy trzeba przeznaczać na ten cel kolejne pomieszczenia. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing usług archiwistycznych (tzw. depozyt bieżący).

Polega to na przekazaniu dokumentów, z zachowaniem wszelkich procedur archiwistycznych, do składnicy akt wyspecjalizowanej firmy. Dokumenty finansowo-księgowe czy osobowe przechowywane są w warunkach w pełni gwarantujących bezpieczeństwo. Zostają uporządkowane według zasad współczesnej logistyki i archiwistyki. Są oznaczone m.in. kodami kreskowymi. Leżą w spokoju na wypadek, gdyby okazały się potrzebne inspektorom podatkowym, sądowi czy byłemu pracownikowi.

Obsługą tych zasobów zajmują się profesjonalni archiwiści. Przekazują do archiwów państwowych akta kategorii A, cenne dla dziedzictwa narodowego, których okres obowiązkowego przechowywania w danej firmie już minął. Do ich obowiązków należy także niszczenie dokumentów mniej ważnych, przejmowanie kolejnych akt zbędnych już w biurze firmy, wydawanie kopii i odpisów. Łączna cena tych usług wynosi 5 – 10 zł za metr bieżący dokumentów rocznie.

Warto wspomnieć, że wysokość opłat za wydawanie odpisów i kopii dokumentów oraz ceny niektórych innych usług archiwistycznych regulują przepisy. Ustalenie jednolitych stawek (kilka lat temu były dowolne) przyczyniło się do wyeliminowania z rynku tych archiwów komercyjnych, które nie były w stanie inwestować w nowe rozwiązania i technologie ani zatrudniać wykwalifikowanych pracowników. Dziś na krajowym rynku działa ok. 100 firm. Przygotowują się one do nowego etapu rozwoju, kiedy dokumenty papierowe zostaną zastąpione e-dokumentami, a miejsce segregatorów i pudeł w archiwach zajmą nośniki elektroniczne.

Papier nadal dominuje

Na razie cyfryzacja zarówno w obrocie dokumentami, jak i w archiwizowaniu dopiero raczkuje.

– Jesteśmy przygotowani na wprowadzenie pełnej archiwizacji cyfrowej. Ale żaden przepis nie zezwala na zniszczenie dokumentu papierowego, który został zarchiwizowany na nośniku – podkreśla Jacek Sałasiński.

W obecnym stanie prawnym, jak się na ogół uważa, można archiwizować na nośnikach jedynie dokumenty, których oryginał istnieje wyłącznie w formie zapisu elektronicznego. W prak- tyce chodzi o e-faktury stanowiące dotychczas w Polsce nieznaczny odsetek dokumentów. Dane na nośniku służącym do celów archiwalnych muszą być utrwalone w taki sposób, aby nie można było ingerować w ich oryginalną treść.

Cyfryzacja wkracza wprawdzie do archiwów coraz szerzej, ale wciąż jako równoległa do tradycyjnej, uzupełniająca forma przechowywania danych. Coraz więcej przedsiębiorstw zleca skanowanie dokumentów na nośniki. Dotyczy to zarówno tych, których przechowywanie jest obowiązkowe, jak i np. wewnętrznych, uznanych za potrzebne.

Profesjonalne firmy archiwistyczne korzystają z nowoczesnych skanerów umożliwiających digitalizację nawet 25 tys. kartek na dobę. Urządzenia te jednocześnie sygnują dokumenty, nadają im liczby porządkowe itp.

Dokumenty w archiwum cyfrowym można wyszukiwać według dowolnie wybranych kryteriów: numeru katalogowego, daty utworzenia, nazwy kontrahenta. Dostęp do danych jest natychmiastowy poprzez serwery firmy archiwizującej. Dzięki temu nie jest ważne, gdzie nośniki z danymi są fizycznie przechowywane. Emix ma np. w swoich zasobach dokumenty jednej z wielkich globalnych korporacji mającej oddziały w różnych częściach świata.

Oczywiście cyfryzacja ma też ograniczenia. – Żaden inspektor skarbowy nie zadowoli się skanem na ekranie komputera – ostrzega Jacek Sałasiński. – Trzeba przedstawić mu dokument papierowy. Ale w naszym archiwum wyszukamy go bez problemu.

Spadek po bankrutach

Istnieje kategoria akt, które nigdy nie znajdą się na nośnikach cyfrowych. Chodzi o dokumenty firm już nieistniejących, które trzeba przechowywać zgodnie z wymaganiami ustawowymi.

Najwięcej z nich trafiło do archiwów w latach transformacji gospodarczej. W wyniku masowych likwidacji i bankructw przedsiębiorstw państwowych zbierało się wtedy ponad 100 km bieżących bezpańskich akt rocznie; tylko ok. połowy trafiło do archiwów komercyjnych. Obecnie przybywa co roku najwyżej parę kilometrów takich dokumentów.