Jak prowadzić księgowość wspólnot mieszkaniowych

Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, jest obowiązany, między innymi składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności (art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o własności lokali). Zatem przepis ten nakłada obowiązek składania rocznych sprawozdań, ale ich forma nie jest wskazana w przepisach.

Z kolei, zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, musi prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej określoną przez wspólnotę ewidencję pozaksięgową:

- kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz

- zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także

- rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Wspólnoty mieszkaniowe, jako jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (art. 1 ust. 2 ustawy o CIT). Są zatem obowiązane do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a – 16m ustawy o CIT (art. 9 ustawy o CIT).

Zmiany wprowadzone w art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali oraz dostosowanie do nich przepisów rozporządzenia ministra finansów z 18 sierpnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej (DzU nr 115, poz. 748) zmienionego rozporządzeniem z 2 sierpnia 2000 r. (DzU nr 66, poz. 794) oznaczają, że ewidencja rachunkowa dla wspólnot ma być prowadzona według zasad określonych przez poszczególną wspólnotę mieszkaniową. W związku z tym ewidencja ta ma charakter ewidencji pozabilansowej. Stanowisko takie prezentują niektóre organy skarbowe, m.in. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 2 września 2009 r. (ILPB3/423-436/09-2/JG).

Ważna jest uchwała

W praktyce nie ma przeszkód, żeby wspólnota mieszkaniowa prowadziła ewidencję księgową zdefiniowaną w ustawie o rachunkowości i sporządzała na jej podstawie sprawozdanie z prowadzonej działalności oraz ewentualnie sprawozdanie finansowe.

Sposób ustalenia zasad prowadzenia ewidencji księgowej zależy wyłącznie od uchwały podjętej przez członków wspólnoty mieszkaniowej (art. 22 ust. 2 i ust. 3 pkt 10 ustawy o własności lokali).

Ewidencja przyjęta we własnym zakresie przez wspólnotę powinna jednak być dostosowana do wymogów określonych przepisami prawa podatkowego. Wspólnoty mieszkaniowe są bowiem podatnikami, których obowiązują zarówno przepisy ustawy o CIT, jak i ordynacji podatkowej.

W praktyce bywa różnie

Warto podkreślić, że praktyka organów skarbowych jest – niestety – różna w tym zakresie. W ubiegłym roku wiele wspólnot mieszkaniowych zaskoczonych zostało wezwaniami do urzędów skarbowych w celu przedłożenia sprawozdania finansowego za rok 2011.

Kwestia podlegania wspólnot mieszkaniowych pod ustawę o rachunkowości rozpatrzona została przez Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 28 stycznia 2009 r. (II FSK 1508/07) stwierdził, że wspólnoty powinny jednak stosować tę ustawę.

NSA stwierdził, że „określona w oparciu o przepisy ustrojowe ustawy o własności lokali oraz przepisy podatkowe podmiotowość prawno-podatkowa wspólnoty oznacza m. in. obowiązek prowadzenia stosownej ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...)".

Tymi odrębnymi przepisami ustalającymi zasady prowadzenia rachunkowości są, zdaniem NSA, przepisy art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 80 ust. 3 i art. 82 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Sąd uznał, że przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do wspólnot mieszkaniowych w zakresie uwzględniającym to, że jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej nie mogą prowadzić działalności gospodarczej.

Co więcej, NSA podkreślił, że obowiązki, o których mowa, istnieją niezależnie od wprowadzonego w art. 29 ustawy o własności lokali obowiązku prowadzenia przez zarząd ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Ważne jest zatem, aby każda wspólnota ustaliła zakres i sposób prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości, pozwalający na wywiązanie się z nałożonych na nią obowiązków.

Już za kilka dni zacznie się we wspólnotach coroczny czas rozliczeń. Może warto zastanowić się nad wprowadzeniem korzystnych zmian?