Umocowanie do działania musi mieć podstawy w udzielonym pełnomocnictwie (chyba, że jest to przedstawicielstwo ustawowe). Pełnomocnictwo może mieć charakter ogólny, rodzajowy lub szczególny. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Pełnomocnictwo rodzajowe wymagane jest do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu i powinno określać rodzaj tych czynności. Pełnomocnictwo szczególne wymagane jest do konkretnej czynności, jeśli takiego pełnomocnictwa wymaga ustawa. Tak więc ogólne „upoważnienie dla zarządcy w sprawie głosowania na zebraniach” niekoniecznie musi być skuteczne w przypadku głosowania uchwały w sprawie zmiany zarządcy.
Zmiana zarządcy jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd i do takiej czynności przedstawiciel musi dysponować pełnomocnictwem przynajmniej rodzajowym, a w zakresie rodzaju spraw określonych w pełnomocnictwie musi występować czynność zmiany zarządcy. Co więcej, takie ogólne upoważnienie do głosowania nad uchwałami wspólnoty może okazać się zupełnie nieskuteczne, gdyż na zebraniach wspólnoty (dużej) każda uchwała dotyczy czynności przekraczającej zwykły zarząd. Czynności zwykłego zarządu zarząd lub zarządca podejmuje samodzielnie.
O ile relacja między mocodawcą a pełnomocnikiem jest stosunkiem prywatnym między tymi osobami i pełnomocnik nie ma obowiązku informować innych osób na ich żądanie o liczbie posiadanych pełnomocnictw, o tyle podczas zebrania wspólnoty lub podczas głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów, pełnomocnik musi formalnie potwierdzić fakt posiadania pełnomocnictwa od konkretnych właścicieli lokali. Na zebraniu powinien złożyć pisemne pełnomocnictwa przewodniczącemu zebrania do dokumentacji zebrania i złożyć podpis na liście obecności za osoby reprezentowane.
Tak więc podczas zebrania można ustalić (właściciel lokalu może sprawdzić to na liście obecności, która jest jawna), ilu właścicieli reprezentuje określony pełnomocnik. Prawo nie zakazuje, by takim pełnomocnikiem był zarządca nieruchomości, także w sprawie głosowania uchwały nad zmianą zarządcy.
Jeśli właściciel lokalu pragnie ustalić liczbę pełnomocnictw udzielonych zarządcy przez innych właścicieli lokali, aby się zorientować, czy warto podejmować próby odwołania obecnego zarządu, to zawsze może wystąpić do zarządu lub zarządcy o wykaz właścicieli lokali i przypadających im udziałów. Zarząd lub zarządca ma obowiązek udostępnić wykaz na żądanie członka wspólnoty, ale osobie obcej (np. najemcy lokalu) nie może udostępniać. Właściciele lokali są współwłaścicielami nieruchomości wspólnej, dlatego mają prawo do takiej informacji. Wykaz pozwoli nawiązać kontakt z właścicielami lokali przed zebraniem i zorientować się, jakie szanse w głosowaniu ma określona inicjatywa.
Samo zwołanie zebrania, nawet gdyby nie udało się przegłosować proponowanej uchwały, również pozwala zmierzyć „siłę głosów” grupy forsującej określone zmiany, co znów ułatwi mobilizację przed kolejną próbą przegłosowania uchwały. Jeśli wniosek o zwołanie zebrania złożą właściciele dysponujący minimum 10 % udziałów w nieruchomości wspólnej, zarządca ma obowiązek zwołać zebranie i jeśli tego nie zrobi złamie prawo. Na zebraniu właściciele wybierają przewodniczącego zebrania, który prowadzi obrady i uznaje pełnomocnictwa. Nie musi nim być zarządca lub członek zarządu. Gdy zaś dochodzi do głosowania nad odwołaniem zarządcy, to pełnomocnictwa, które w swym zakresie nie mają wyraźnie wskazane, że obejmują również głosowanie nad uchwałą w sprawie odwołania zarządcy, są nieważne przy głosowaniu tej uchwały.
