Zebranie wspólnoty mieszkaniowej. Co musisz wiedzieć?

We wspólnotach mieszkaniowych żyje wiele milionów Polaków, najwięcej w tzw. dużych, czyli liczących powyżej siedmiu lokali. Funkcjonują one na podstawie przepisów ustawy o własności lokali (dalej jako: uwl). Przewiduje ona, że w pierwszym kwartale każdego roku właściciele mieszkający w danej wspólnocie powinni się spotkać na rocznym zebraniu (art. 30 ust. 1 pkt 3 uwl). Takie zebranie to nie tylko świetna okazja, by spotkać swoich sąsiadów. W ich trakcie zapadają najważniejsze decyzje dotyczące wspólnoty w danym roku.

Warto jednak wiedzieć, że z rocznych zebrań zwolnione są małe wspólnoty (do siedmiu lokalu). W ich wypadku odpowiednio stosuje się przepisy o współwłasności kodeksu cywilnego, a te nie przewidują tego typu zebrań.

Jak zwołuje się zebranie

Organizacją rocznych zebrań zajmuje się zarząd. Bywa jednak, że właściciele są w konflikcie zarządem i ten nie chce go zwołać z różnych powodów, wtedy może się zająć tym każdy właściciel, wszyscy lub kilku z nich (art. 30 ust. 1b uwl). Jednocześnie przepisy zawierają wykaz spraw, które obowiązkowo powinien znaleźć się w porządku obrad zebrania (art. 30 ust. 2 uwl). Należy do nich:

- uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

- ocena pracy zarządu, jego sprawozdanie i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.

Warto pamiętać, że udzielenie absolutorium jest formą akceptacji przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem do dalszego sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Natomiast nie udzielenie absolutorium nie jest równoznaczne z odwołaniem zarządu. W tym celu właściciele lokali muszą podjąć inną uchwałę.

Wykaz spraw, którymi zajmują się właściciele w trakcie rocznego zebrania, nie jest zamknięta. Oznacza to, że jeżeli taka jest ich wola w porządku mogą znaleźć się inne punkty, które są dla nich istotne.

Podejmowanie uchwał

Decyzje we wspólnocie podejmuje się w formie uchwał. Na rocznym zebraniu nie ma znaczenia ilość obecnych. Gdy przyjdzie na nie garstka właścicieli nie oznacza jeszcze, że jest ono kompletną klapą i żadnej uchwały nie uda się podjąć.

Uchwały podejmuje się na zebraniu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Dopuszczalny jest też system mieszany, czyli właściciele podejmą uchwałę, oddając głosy częściowo w jeden i częściowo drugi sposób. W dużej wspólnocie decyduje większość głosów (musi ich być ponad 50 proc. udziałów). Nie ma jednak tak, że każdej osobie przypada jeden głos. Głosuje się bowiem udziałami w nieruchomości wspólnej. Im wyższy udział w nieruchomości wspólnej, tym więcej głosów ma dany właściciel. O wysokości swojego udziału można się dowiedzieć z umowy notarialnej sprzedaży lokalu oraz z księgi wieczystej.

Uwaga! We wspólnocie, która mieści się w budynku z podziemnym garażem podczas głosowania nad uchwałami bierze się pod uwagę także ułamek udziału właściciela lokalu we współwłasności garażu podziemnego. W trakcie głosowania nad uchwałami sumuje się udział właściciela w nieruchomości wspólnej przypisany do lokalu z udziałem przyporządkowanym do współwłasności garażem. Dzięki temu głos poszczególnych właścicieli jest silniejszy.

Zarząd nieruchomości, gdy wszyscy właściciele nie stawili się na zebraniu, może brakujące głosy uzyskać w trybie ich indywidualnego zbierania. Chodzi się wtedy od lokalu do lokalu i zbiera podpisy od właścicieli lub dostarcza im się projekt uchwały z prośbą o zwrot z oddanym głosem za lub przeciw. Oczywiście powstaje pytanie, czy w dobie Internetu właściciele mogą również głosować e-mailowo?

Zdaniem Grzegorza Abramka, radcy prawnego, obecnie jest to już możliwe. Zawdzięczamy to zmianie kodeksu cywilnego, która wprowadziła tzw. formę dokumentową. Ale nie w każdym wypadku można skorzystać z poczty elektronicznej. Nie jest to możliwe w wypadku uchwał wymagających protokołu notarialnego.

Bywa i tak, że jak właściciele są skonfliktowani z zarządem i ten nie chce zbierać podpisów, np. pod uchwałą w sprawie swojego odwołania. Wtedy mogą to robić sami właściciele. Przepisy tego wprawdzie nie regulują, ale jest na ten temat bogate orzecznictwo sądowe, które na to pozwala.

Uwaga! Zarząd ma obowiązek ponadto powiadomić wszystkich właścicieli o uchwałach z udziałem indywidualnie oddanych głosów. Jest to niezwykle ważne, ponieważ od chwili uzyskania tej informacji każdy właściciel ma sześć tygodni na ewentualne zaskarżenie uchwały do sądu. Jeżeli została podjęta na zebraniu, a prawidłowo powiadomiony właściciel nie był na nim obecny, termin na zaskarżenie uchwały biegnie od daty zebrania.

Od zasady, że głosuje się udziałami, są wyjątki. W wielu wspólnotach mieszkaniowych dominuje jeden właściciel, głównie w tych‚ które powstały w dawnych budynkach komunalnych, skarbu państwa oraz wybudowanych przez dewelopera. Właściciel, który ma przewagę, potrafi narzucać swoją wolę innym. Ma bowiem większość udziałów w nieruchomości wspólnej, a to oznacza‚ że może przegłosować każdą uchwałę. W takim wypadku przepis przewiduje, że właściciele posiadający co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą zmienić tryb głosowania w danej sprawie i zadecydować, że każdemu z właścicieli przysługuje tylko jeden głos.

Przebieg zebrania

Przepisy nic nie mówią, jak ma wyglądać porządek obrad na rocznym zebraniu, kto je prowadzi, protokołuje, jak ma wyglądać protokół oraz jak przechowywać dokumentację. Ale są od lat stosowane zwyczaje, po które sięgają z reguły wszystkie wspólnoty.

Zebranie powinno więc mieć swojego przewodniczącego i protokolanta. Może też mieć komisję skrutacyjną. Nie oznacza to jednak, że jeżeli wspólnota postępuje inaczej, to działa nie prawidłowo. W jednej więc wspólnocie głosowanie może odbywać się poprzez podniesienie ręki przez właścicieli obecnych na sali, po czym w protokole umieszcza się notatkę z wyników głosowania. W innej z kolei składa się podpisy pod projektem uchwały.

W trakcie zebrania członkowie zarządu informują o swojej działalności w roku ubiegłym i składają sprawozdanie finansowe oraz odpowiadają na pytania właścicieli dotyczące projektów uchwał. Następnie właściciele głosują, w tym nad udzieleniem absolutorium zarządowi, a także sprawozdaniem finansowym za poprzedni rok oraz planem gospodarczym na rok bieżący i wysokością opłat na pokrycie kosztów zarządu, a także innymi projektami uchwał dołączonymi do porządku obrad.