Firmy z sektora publicznego od 2020 r. do końca września br. wynajęły ponad 500 tys. mkw. biur w głównych miastach w Polsce (Warszawa, Kraków, Wrocław, Trójmiasto, Katowice, Poznań, Łódź, Lublin i Szczecin). W trzech kwartałach 2025 r. instytucje państwowe podpisały umowy na prawie 82 tys. mkw. powierzchni biurowej – podaje firma doradcza Newmark Polska.

Samorząd Województwa Łódzkiego w kompleksie Brama Miasta II (A) w Łodzi zajmie ponad 14,1 tys. mkw. biur (umowa na potrzeby własne z 2025 r.). 

Czytaj więcej

Nieruchomości

Urzędy w nowoczesnych biurowcach. Jakie zapisy chronią takich najemców?

Coraz ważniejszym graczem na rynku nowoczesnych biur jest sektor publiczny. Urzędnicy nie są jedn...

Większość transakcji najmu powierzchni biurowej zawarto w Warszawie. GDDKiA w stołecznym budynku Green Corner B wynajęła 12,9 tys. mkw. (transakcja z 2023 r., odnowienie umowy), Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska – 11,4 tys. mkw. w The Form (2024 r., przednajem), Urząd Miasta Warszawy 11,3 tys. mkw. w Widok Towers (2021 r., przednajem), PGW Wody Polskie – 10 tys. mkw. w biurowcu CH 8 (2024 r., nowa umowa), KOWR – ponad 9,8 tys. mkw. w kompleksie Karolkowa Business Park (2022 r., odnowienie), Zarząd Transportu Miejskiego – 9,8 tys. mkw. w Fabryce PZO (2021 r., przednajem), spółki z grupy PFR – 9,5 tys. mkw. w biurowcu Cedet (2024 r., odnowienie).

Do biurowca w warszawskim kompleksie Lipowy Park ma się wprowadzić Komenda Głównej Policji. Futureal Investment Partners zamknął transakcję najmu całego obiektu (ok. 10 tys. mkw.) na rzecz policji. To największa tegoroczna relokacja na warszawskim rynku biur.

W krakowskim obiekcie Bronowice Business Center 11 Izba Administracji Skarbowej ma 6,4 tys. mkw. powierzchni biurowej (2024 r., na potrzeby własne), a MPEC w Alei Pokoju 81 – ponad 6,9 tys. mkw. (2022 r., na potrzeby własne). W Poznaniu NFZ w Malta Office Park E wynajął 4,9 tys. mkw. (2023 r., nowa umowa).

Ciekawym przykładem jest plan przeniesienia do jednej siedziby oddziałów Banku Gospodarstwa Krajowego, które działają w dwóch lokalizacjach. Trwa gruntowna modernizacja zabytkowego budynku przy Alejach Jerozolimskich w Warszawie, do którego instytucja planuje powrócić w pierwszej połowie 2028 r.

Nie tylko cięcie kosztów

Z analiz Newmark Polska wynika, że konsolidację powierzchni biurowej planuje coraz więcej urzędów. 

– Za decyzjami stoi już nie tylko chęć cięcia kosztów, ale też potrzeba zwiększenia efektywności i stworzenia nowoczesnego i bezpiecznego środowiska pracy – mówi Marcin Kowal, dyrektor w dziale powierzchni biurowych w Newmark Polska. – Połączenie kilku lokalizacji w jedną lub dwie nowoczesne siedziby pozwala znacząco ograniczyć koszty działania urzędu. Mimo że przeprowadzka zwykle oznacza wybór nowego, lepiej wyposażonego budynku, z wyższym czynszem za metr kwadratowy, to mniejsza powierzchnia rekompensuje te wydatki – dodaje.

Instytucje korzystają ze wspólnego zaplecza obejmującego jedną recepcję, wspólne sale konferencyjne, pomieszczenia gospodarcze, przestrzeń do obsługi interesantów.

Czytaj więcej

Nieruchomości

Urzędnicy idą do nowoczesnych biur

Instytucje państwowe coraz częściej przeprowadzają się do biurowców klasy A, które kuszą nowoczes...

Jak zaznacza dyrektor z Newmark Polska, konsolidacja powierzchni biurowych coraz częściej jest postrzegana nie tylko jako sposób na oszczędności. – To proces, który pozwala instytucjom działać sprawniej, poprawiać komunikację wewnętrzną, obieg dokumentów, wymianę informacji, a w efekcie także obsługę interesantów – wyjaśnia Marcin Kowal. – Zamiast kilku rozproszonych lokalizacji jednego urzędu, które generują koszty i utrudniają współpracę, powstają nowoczesne siedziby łączące różne departamenty w jednym miejscu.

Średnie czynsze za najlepsze biura w centrum Warszawy w III kwartale to 22-28 euro za mkw. miesięcznie, a poza centrum – 16-18 euro/mkw. Stawki najmu za najlepsze powierzchnie biurowe na największych rynkach regionalnych wynoszą ok. 16-17 euro/mkw./miesiąc.

Filary konsolidacji. Dobry wizerunek i prestiż 

Eksperci podkreślają, że procesy konsolidacji coraz częściej mają charakter strategiczny, a nie tylko doraźny. – Dla instytucji użyteczności publicznej priorytetem jest dobra lokalizacja i dobry dojazd komunikacją miejską – dotyczy to zarówno pracowników, jak i mieszkańców załatwiających sprawy w urzędzie.

Centralne adresy budynków administracji oznaczają komfort pracy urzędników, dostępność usług dla obywateli. Ważny jest też pozytywny wizerunek instytucji. Jak mówi Marcin Kowal, poza wygodą i prestiżem coraz większe znaczenie mają kwestie bezpieczeństwa – od spełnienia wymogów BHP po zgodność z tzw. ustawą schronową, która nakłada obowiązek przygotowania budynków użyteczności publicznej na sytuacje kryzysowe.

Czytaj więcej:

Raporty ekonomiczne

Jesienny sprint po biura. Może zabraknąć dobrych powierzchni

Najemcy biur intensywnie poszukują no...

Pro

– Nowe siedziby urzędów muszą być też w pełni dostępne dla osób z niepełnosprawnościami i spełniać wymogi ESG, które stają się dziś standardem planowania inwestycji – podkreśla ekspert. 

Przeprowadzka do nowego biura często idzie w parze z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych. W czasie pandemii wiele instytucji wprowadziło model pracy hybrydowej i cyfrowy obieg dokumentów. – Biura dla urzędników to nadal w większości układ gabinetowy z większą niż kiedyś liczbą tzw. przestrzeni projektowych dla czterech-dziesięciu osób. Jednym z ważniejszych elementów, które trzeba uwzględnić przy wyborze lokalizacji, są rozbudowane serwerownie w instytucjach wymagających dodatkowych pomieszczeń o określonych parametrach technicznych – mówi dyrektor w Newmark Polska.

Wynajem albo zakup 

Jednym z większych dylematów administracji publicznej jest decyzja o tym, czy nieruchomość kupić, czy wynająć. – Wybór zależy przede wszystkim od planowanego czasu użytkowania budynku, stabilności finansowej instytucji, wymogów bezpieczeństwa – tłumaczą analitycy. – Wiele urzędów chciałoby mieć własny obiekt, jednak nie zawsze jest to łatwe, a nawet możliwe. Instytucje publiczne zwykle nie mają w swoich strukturach specjalistów, którzy mogliby taką transakcję odpowiednio przygotować i przeprowadzić.

Równie dużym wyzwaniem są wysokie koszty zakupu nieruchomości.

– Upraszczając, wynajem jest najbardziej korzystnym rozwiązaniem w krótkim i średnim okresie, gdy potrzeby są tymczasowe lub zmienne, np. w czasie reorganizacji instytucji. To rozwiązanie bardziej elastyczne, wymagające mniejszych nakładów finansowych na początku – tłumaczy Kowal. – Zakup sprawdza się przy planach długofalowych, konieczności wdrożenia specjalistycznych funkcji w budynku, takich jak archiwa, serwerownie czy zaawansowane systemy zabezpieczeń. Warto też pamiętać, że w przypadku wynajmu bieżącym utrzymaniem i zarządzaniem biurowcem zajmuje się właściciel, natomiast we własnej nieruchomości instytucja musi zatroszczyć się o to sama – zaznacza. 

Przykładem instytucji, która niedawno kupiła biurowiec na własne potrzeby jest Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego. Biurowiec Brama Miasta II o powierzchni ponad 14 tys. mkw. znajduje się w Łodzi przy ul. Kilińskiego 66, przeprowadzka urzędu planowana jest na koniec 2026 r. Kolejne przykłady: zakup biurowca przy ul. Jana Kazimierza na Woli przez Wojewódzki Sąd Administracyjny i obiektu przy ul. Słowiczej w Warszawie przez Instytut Ochrony Środowiska. 

Partnerstwo publiczno-prywatne 

Wiele instytucji publicznych dysponuje atrakcyjnymi działkami, na których mogłyby stanąć nowoczesne biurowce. - Problemem jest jednak brak wyspecjalizowanych zespołów zdolnych do samodzielnej realizacji takich projektów. Alternatywą może być współpraca na zasadach partnerstwa publiczno-prywatnego (PPP) - mówią eksperci Newmark Polska. - Zakłada ono, że prywatny inwestor buduje obiekt na gruncie należącym do instytucji publicznej, zgodnie z jej wymaganiami. Następnie przez określony czas urząd korzysta z budynku, ponosząc opłatę, która częściowo stanowi zwrot kosztów inwestycji. Zwykle po 20-30 latach umowa wygasa, a budynek (czasami wiąże się to z dodatkowym rozliczeniem) staje się własnością instytucji.

Formuła partnerstwa publiczno-prywatnego, popularna na Zachodzie, w Polsce wciąż stosowana jest sporadycznie. – PPP to ciekawe rozwiązanie, które może realnie łączyć interes publiczny i prywatny. Barierą wdrożenia partnerstwa są najczęściej skomplikowane procedury, długotrwałe negocjacje oraz brak doświadczenia po stronie administracji. Przykład budowy Sądu Rejonowego w Nowym Sączu pokazuje jednak, że takie przedsięwzięcia są możliwe – obiekt powstał w formule PPP i przez 20 lat będzie zarządzany przez prywatną spółkę, po czym przejdzie na własność sądu – mówi Marcin Kowal.

Innym modelem, choć w Polsce stosowanym wyjątkowo rzadko, jest sale and leaseback. Polega na sprzedaży budynku z zasobów instytucji państwowej oraz jednoczesnym podpisaniu w tym budynku przez urząd długoterminowej umowy najmu. – To rozwiązanie stosowane raczej w wyjątkowych sytuacjach, gdy potrzebny jest szybki dopływ kapitału, a nieruchomość nie ma znaczenia strategicznego. Pozwala instytucji na szybkie pozyskanie środków oraz przekazanie obowiązków związanych z zarządzaniem obiektem, jego utrzymaniem i remontami – wyjaśnia ekspert.

Konsolidacja biur w instytucjach publicznych to proces wymagający ścisłej koordynacji i starannego planowania. Przeniesienie wielu departamentów do jednej lokalizacji oznacza konieczność utrzymania ciągłości pracy oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych. – Największym wyzwaniem jest logistyka całego przedsięwzięcia: przeprowadzki, integracja systemów IT, ujednolicenie standardów pracy oraz nadzór nad przetargami na wyposażenie. Wszystko musi odbywać się bez zakłócania codziennego funkcjonowania urzędu – mówi Marcin Kowal.