Kto i kiedy może zajrzeć do akt osobowych pracownika?

Publikacja: 13.04.2012 15:40

Pozwałem swojego pracodawcę do sądu pracy, a ten  zażądał od pracodawcy moich akt osobowych. Radca prawny firmy upoważnił‚ w drodze substytucji, innego pracownika tej samej firmy do przeglądania i fotografowania akt sprawy. Sąd udzielił zgody na te czynności.  Uważam, że akta osobowe nie podlegają udostępnieniu komukolwiek poza upoważnionymi pracownikami działu kadr oraz kierownikiem. W tej sytuacji inny pracownik pracodawcy miał nieskrępowany dostęp do moich akt sprawy oraz akt osobowych. Czy nie narusza to ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisów kodeksu pracy? Kto w takiej sytuacji odpowiada za udostępnienie danych z akt pracowniczych: sąd, radca prawny czy też pracodawca? Jakie uprawnienia przysługują pracownikowi, który chce chronić swoje dane i otrzymać zadośćuczynienie?

- pyta czytelnik

Informacje zawarte w aktach osobowych pracowników podlegają ochronie prawa. Za ich przetwarzanie (w tym udostępnianie) odpowiada pracodawca jako administrator danych.  Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych ma on obowiązek m.in. zabezpieczyć dane pracowników przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracownik ma nieograniczone prawo wglądu do swojej teczki. Inne osoby – tylko za jego zgodą.  Natomiast bez zgody pracownika dostęp do jego akt osobowych mają  w zasadzie tylko osoby specjalnie upoważnione przez pracodawcę. Mają one obowiązek zachować w tajemnicy uzyskane informacje. Pracodawca, który udostępnia lub umożliwia dostęp do danych pracowników osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli udostępnienie danych spowodowało szkodę lub naruszyło dobra osobiste pracownika, to może on pozwać pracodawcę o odszkodowanie na podstawie przepisów kodeksu cywilnego.

Zasady te nie działają  w przypadku udostępniania danych pracowniczych przedstawicielom różnych instytucji i organów kontrolnych

, którzy ze względu na swoje funkcje mogą żądać wglądu do dokumentacji pracowniczej. Chodzi m.in. inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, policji, a także sądy. Zgodnie z art. 248 par. 1

kodeksu postępowania cywilnego

„każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne.

Gdy więc toczy się postępowanie przed sądem pracy i to sąd udzielił zgody na przeglądanie akt pracowniczych przez osobę reprezentującą pracodawcę, to ocena prawidłowości takiego sposobu udostępnienia danych osobowych należy wyłącznie do sądu. Nie można więc poskarżyć się na pracodawcę do głównego inspektora danych osobowych.

Potwierdza to orzecznictwo. Naczelny Sąd Administracyjny  w wyroku z 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA  401/00) stwierdził, że GIODO „nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i prawa procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami."

Pozwałem swojego pracodawcę do sądu pracy, a ten  zażądał od pracodawcy moich akt osobowych. Radca prawny firmy upoważnił‚ w drodze substytucji, innego pracownika tej samej firmy do przeglądania i fotografowania akt sprawy. Sąd udzielił zgody na te czynności.  Uważam, że akta osobowe nie podlegają udostępnieniu komukolwiek poza upoważnionymi pracownikami działu kadr oraz kierownikiem. W tej sytuacji inny pracownik pracodawcy miał nieskrępowany dostęp do moich akt sprawy oraz akt osobowych. Czy nie narusza to ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisów kodeksu pracy? Kto w takiej sytuacji odpowiada za udostępnienie danych z akt pracowniczych: sąd, radca prawny czy też pracodawca? Jakie uprawnienia przysługują pracownikowi, który chce chronić swoje dane i otrzymać zadośćuczynienie?

Konsumenci
Pozew grupowy oszukanych na pompy ciepła. Sąd wydał zabezpieczenie
https://track.adform.net/adfserve/?bn=77855207;1x1inv=1;srctype=3;gdpr=${gdpr};gdpr_consent=${gdpr_consent_50};ord=[timestamp]
Sądy i trybunały
Dr Tomasz Zalasiński: W Trybunale Konstytucyjnym gorzej już nie będzie
Konsumenci
TSUE wydał ważny wyrok dla frankowiczów. To pokłosie sprawy Getin Banku
Nieruchomości
Właściciele starych budynków mogą mieć problem. Wygasają ważne przepisy
Materiał Promocyjny
Bank Pekao wchodzi w świat gamingu ze swoją planszą w Fortnite
Prawo rodzinne
Przy rozwodzie z żoną trzeba się też rozstać z częścią krów