Cyfrowa rewolucja w samorządach

Mniej niż jedna trzecia jednostek administracji w Polsce korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego narzędzia pracy. W wielu instytucjach wciąż dominuje obieg papierowy. To stopniowo się zmienia, a tempo zmian powinno przyspieszyć dzięki nowemu systemowi stworzonemu przez NASK.

Czas na ujednolicenie

Planowane zmiany wpisują się w strategię cyfryzacji Polski do 2035 r. Zgodnie z jej projektem podmioty realizujące zadania publiczne będą miały obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją od 1 stycznia 2028 r.

Nowy system, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją RP, jest zintegrowany z ePUAP i e-Doręczeniami. – Przekazanie systemu EZD RP samorządom jest jak wrzucenie kolejnego biegu w procesie cyfryzacji Polski – komentuje dyrektor NASK–PIB Radosław Nielek.

Wtóruje mu wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski. – 2 tys. urzędów, 300 tys. urzędników, 194 mln zł z Krajowego Planu Odbudowy. Wychodzimy z ery papieru w administracji publicznej. To uproszczenie procedur, eliminacja drukowania, transportu i przechowywania dokumentów – wymienia Standerski. Dodaje, że dzięki temu praca administracji będzie bardziej efektywna. Z perspektywy obywatela zmiana oznacza przede wszystkim szybszy dostęp do informacji, sprawniejszą obsługę spraw urzędowych i większą przejrzystość.

Nowe narzędzie integruje różne systemy informatyczne działające w administracji. Dzięki temu możliwa jest prostsza wymiana danych, skuteczniejsza koordynacja oraz lepsze zarządzanie zadaniami na poziomie lokalnym i centralnym. Powinno mieć to również przełożenie na podejmowanie lepszych decyzji, opartych na aktualnych danych i rzeczywistych potrzebach.

Cyfryzacja oznacza, że dokumenty nie będą już fizycznie krążyć po budynkach urzędów. Dostęp do dokumentów w komputerach służbowych będą mieli wszyscy pracownicy, którzy związani są z daną sprawą. NASK podkreśla, że dla obywateli to zasadnicza zmiana i że zniknie słynne: „nie wiem, teczka jest u koleżanki, ale akurat jej nie ma”.

Cyfryzacja samorządów ma fundamentalne znaczenie w kontekście cyberbezpieczeństwa. W 2024 r. liczba zgłoszeń dotyczących naruszeń bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych wzrosła w Polsce o 60 proc., a realnie zidentyfikowanych incydentów o 23 proc. CSIRT NASK zarejestrował wzrost liczby zgłoszeń o 64 proc., a liczba incydentów w jego rejestrze poszła w górę z 80 267 do 103 449. Odnotowano 57-proc. wzrost incydentów poważnych, czyli takich, które mogą wpływać na ciągłość działania instytucji. Z kolei w samym sektorze publicznym liczba incydentów wzrosła o 58 proc.

Resort cyfryzacji podkreśla, że w dobie zagrożenia atakami cyberprzestępców i w obliczu trwającej w sieci wojny hybrydowej zabezpieczenie danych Polaków i administracja odporna na zagrożenia zyskują na znaczeniu. A to kolejny argument przemawiający za tym, żeby system EZD RP stał się podstawą polskiej administracji.

NASK udostępnia narzędzie za darmo. To szczególnie ważne w przypadku jednostek prowadzonych przez samorządy, takich jak biblioteki, MOPS-y, przedszkola czy szpitale.

Technologiczne niuanse

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją RP to system działający w modelu SaaS (Software as a Service). To eliminuje istotne ograniczenia, z którymi mierzą się szczególnie mniejsze urzędy.

– Instytucje nie muszą inwestować w sprzęt ani zatrudniać dodatkowych administratorów. Otrzymują gotową usługę dostępną przez internet. Dzięki temu znika bariera w infrastrukturze, która dotychczas utrudniała wielu podmiotom samodzielne wdrożenie EZD RP w lokalnym środowisku (on-premise). To przełom dla urzędów w mniejszych gminach, dla których ten system dotąd był nieosiągalny – podkreśla Standerski.