fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

Jakie firmowe dokumenty trzeba archiwizować

Rzeczpospolita
Dziś archiwizacji podlegają z mocy prawa tysiące różnych dokumentów. Niektóre z nich muszą być przechowywane przez kilka, inne przez kilkadziesiąt lat, a nawet dłużej. Można je gromadzić w siedzibie spółki, ale można też wynająć archiwum
Archiwizowanie dokumentów to wcale nieprosta sprawa. Często nie wystarczy kolejno wkładać je w skoroszyty i ustawiać na półkach. Jednocześnie niewielu przedsiębiorców wie o tym, że powinni realizować niektóre przepisy ustaw o ochronie danych osobowych czy o archiwach.
Dzisiaj zajmiemy się przede wszystkim dokumentami papierowymi, a elektronicznymi w najbliższej przyszłości.
Jedno jest pewne: w każdej firmie – mimo informatyzacji – przybywa papierów w zatrważającym tempie, a powierzchnia wynajmowana w dobrych punktach jest kosztowna.
Archiwizowanie w firmie wiąże się też z zatrudnieniem specjalistów, którzy mają umiejętność zarządzania dokumentacją.

Archiwista albo outsourcing

Dlatego warto się zastanowić, czy nie scedować tego obowiązku na wyspecjalizowanego przedsiębiorcę, koszt zatrudnienia wyspecjalizowanych pracowników i wynajmu dodatkowych pomieszczeń na akta może się bowiem okazać wyższy niż zlecenie usługi przechowania akt na zewnątrz.
Ważne jest, aby podmiot wybrany do  współpracy w tym zakresie dysponował odpowiednimi warunkami przechowania dokumentów i miał konieczne doświadczenie, a także spełniał wszystkie niezbędne wymogi prawne. Trzeba pamiętać, że choćby papiery personalne z mocy prawa muszą być przechowywane we właściwych warunkach, zgodnych z zasadami bezpieczeństwa i wymogami ustawy o ochronie danych osobowych.
Nie można też zapomnieć, że wiele akt trzeba przechowywać nawet po likwidacji zakładu pracy. I w takim wypadku profesjonalne archiwum wydaje się niezłym rozwiązaniem.
Co trzeba przechowywać? Lista dokumentów jest bardzo długa i zależy od specyfiki firmy. Ale większość firm musi trzymać przez kilka lat papiery podatkowe, a znacznie dłużej dokumenty z danymi osobowymi i płacowymi.
Nie jest obojętne, komu firma przekazuje niektóre papiery. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest regulowana zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.).

Sprawdź wpis

Wymaga wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Prowadzą go marszałkowie województw właściwi ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
Dlatego osoby, które chciałyby przekazać swoje dane w odpowiednie ręce, powinny sprawdzić, czy firma, której chcą powierzyć swoje dokumenty, posiada taki wpis; często można to sprawdzić w Internecie. Można też poprosić prowadzącego archiwum o okazanie odpowiedniego zaświadczenia.

Klimat dla papieru

Od prowadzącego profesjonalne archiwum należy żądać odpowiednich warunków przechowywania kwitów. Dla akt personalnych określa to rozporządzenie ministra kultury z 15 lutego 2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU z 2005 r. nr 32, poz. 284).
W tym wypadku budynki, w których przechowuje się akta, powinny znajdować się na suchym gruncie niegrożącym osunięciem, do tego położonym nie na terenie zalewowym. Takie miejsce ma mieć dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być wilgotne ani znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku.
Dodatkowo powinno być
• wyposażone w ognioodporne drzwi i przeciwpożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
• zabezpieczone przed włamaniem.
Przez takie pomieszczenia nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe ani znajdować się w nich przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem. Nie wolno również stosować do ścian i drzwi farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.
To jeszcze nie wszystko. Takie pomieszczenia muszą spełniać wyśrubowane warunki wilgotności (45 – 60 proc.) i temperatury (14 – 20 °C), które powinny być codziennie kontrolowane i na bieżąco rejestrowane. Określa je załącznik do rozporządzenia.
W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów. Należy tam również eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.
Samą dokumentację trzeba chronić przed kurzem, infekcją grzybami pleśniowymi oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA