Kadry

Jak chronić dane osobowe pracowników

Sylwia Mizerek, wicedyrektor Departamentu Orzecznictwa, Legislacji i Skarg w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
Nieznane
Firma zamieściła plan urlopów w wewnętrznej sieci intranet. W planie figurują imiona i nazwiska zatrudnionych, nazwy komórek organizacyjnych, wymiar urlopu na dany rok oraz terminy jego wykorzystania. Dostęp do intranetu ma cała załoga. Moim zdaniem narusza to prywatność pracowników.
TAK. Umieszczenie w intranecie informacji o wymiarze urlopu wykorzystanego i przysługującego danej osobie tak, by mogli się z nią zapoznać inni, nie jest do końca legalne. Pracodawca jako administrator danych osobowych podwładnych może je przetwarzać pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim ich ujawnienie powinien dopuszczać odrębny przepis, jest konieczne do realizacji umowy zawartej z pracownikiem, służy dobru publicznemu lub prawnie usprawiedliwionemu celowi zakładu bądź starających się o te dane, o ile nie naruszy to praw i wolności zainteresowanego. Stanowi tak art.23 ust.1 pkt1 -5 ustawy z29 sierpnia1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Wynika z tego, że przed zamieszczeniem w intranecie planu urlopów firma powinna uzyskać zgodę wszystkich zatrudnionych, których on obejmuje.
Kto wydaje kadrowym upoważnienia do przetwarzania danych osobowych personelu? A może stosujemy tu odpowiednio zasady reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? TAK. Zgodnie z art.37 ustawy upoważnienie to wystawia administrator danych, czyli w tej sytuacji spółka prawa handlowego. Działa ona przez swoje organy. Informacje o reprezentacji spółki znajdziemy w Krajowym Rejestrze Sądowym -w dziale drugim rejestru przedsiębiorców figuruje organ uprawniony do reprezentacji spółki, ze wskazaniem sposobu reprezentacji. Mówi o tym art.39 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z2001 r. nr 17, poz.209 ze zm.). W spółce z o.o. są to najczęściej dwaj członkowie zarządu albo członek zarządu i prokurent. Administrator danych (osoba prawnie umocowana do reprezentowania spółki) może jednak upoważnić kogoś innego do nadawania, w jego imieniu, tego upoważnienia. Firma skanuje linie papilarne wszystkich zatrudnionych. Chce za pośrednictwem specjalnego urządzenia rejestrować godziny ich przyjścia i wyjścia z zakładu. Czy ma do tego prawo? NIE. Zakres danych osobowych pracowników, jakich może żądać zatrudniający, określa art.22kodeksu pracy. Są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może żądać także numeru PESEL oraz innych informacji, w tym imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli od ich podania zależy korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Innych danych pracodawca może żądać jedynie wówczas, gdy ich udostępnienie nakazują odrębne przepisy. Nie ma jednak regulacji zezwalających pracodawcom na żądanie od podwładnych danych biometrycznych, jak linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA. Dlatego też gromadzenie przez firmę odcisków linii papilarnych zatrudnionych w celu kontroli czasu pracy jest zabronione. Są to też informacje nieadekwatne do celu, jaki pracodawca zamierza osiągnąć przy ich wykorzystaniu. Czas pracy można bowiem kontrolować za pośrednictwem innych środków, mniej ingerujących w czyjąś prywatność. Jestem nauczycielem. Starając się o świadczenie z funduszu socjalnego, muszę wypełnić szczegółową ankietę, podając liczbę członków rodziny i jej średni dochód. Czy to jest zgodne z przepisami? TAK. Pracodawca może się domagać od zatrudnionego informacji, od których zależy korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień. Wynika tak z art.22kodeksu pracy. Zgodnie z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr70, poz. 335 ze zm.) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Pracodawca ma więc prawo żądać i zapoznać się z informacjami dotyczącymi sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Potwierdza to Sąd Najwyższy w wyroku z8 maja2002 r. (IPKN267/2001).
Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL