Kadry

Podróż służbowa: koszty delegacji w dwóch walutach

ROL
Przeliczanie wyrażonych w euro czy dolarach wydatków związanych z wyjazdami służbowymi w rachunku podatkowym zazwyczaj nie stanowi problemu. Wątpliwości powodują wynikające z tych kalkulacji różnice kursowe.

- Jak rozliczyć zaliczkę wypłaconą pracownikowi na poczet zagranicznego wyjazdu służbowego? Po jakim kursie należy przeliczyć rachunki z delegacji w walucie obcej rozliczane zaliczką? Jak rozliczyć taką delegację, gdy poniesione wydatki zostały określone w różnych walutach obcych? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z § 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167, dalej: rozporządzenie) pracownik wysyłany w zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w złotych jako równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej przeliczonej według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Koszty podróży zagranicznej są rozliczane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przepisy tego rozporządzenia stosuje się obowiązkowo w stosunku do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą stosować to rozporządzenie, ale nie muszą. Zgodnie z art. 775 § 3 kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Co z zaliczką

Zgodnie z przywołanym już rozporządzeniem do ustalenia kwoty zaliczki w złotych przysługującej pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej stosuje się średni kurs z dnia wypłaty zaliczki ustalony dla danej waluty przez NBP. Kurs ten nie ma jednak zastosowania do wyceny kosztów podróży służbowej na potrzeby podatkowe i bilansowe. Zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, art. 11a ust. 2 ustawy o PIT i art. 30 ust. 2 pkt 2 uor).

Wycena walutowej zaliczki wypłaconej pracownikowi zależy od źródła pozyskania waluty. W przypadku kupna waluty w banku lub kantorze zaliczkę wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym (tj. kursie kantorowym lub kursie sprzedaży obowiązującym w banku w dniu zakupu waluty). Natomiast zaliczkę przekazaną z własnego rachunku walutowego na rachunek walutowy pracownika wycenia się po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty.

Kurs historyczny

Dla celów bilansowych wypłaconą zaliczkę można wycenić, stosując kurs historyczny, tj. kurs, po którym wyceniono wpłynięcie waluty na konto. Zgodnie z art. 34 ust. 4 uor do wyceny rozchodu waluty jednostka może przyjąć jedną z następujących metod: FIFO, LIFO lub według kursów średnioważonych. Kurs stosowany przez spółkę do wyceny rozchodu środków pieniężnych w walucie obcej powinien wynikać z przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości. -

Jeżeli wypłata zaliczki następuje z własnego rachunku walutowego, to mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Ustala się je jednak tylko od kwoty poniesionych kosztów, a zwrot niewykorzystanej części zaliczki wycenia się po kursie, po jakim wyceniono jej wypłatę.

Według NBP

Dla celów bilansowych i podatku dochodowego do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia delegacji.

W związku z rozliczeniem delegacji mogą powstać różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikami, gdyż wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote najczęściej różni się od wartości tego kosztu przeliczonego według kursu zaliczki na tę podróż. Różnice kursowe mogą powstać również od własnych środków pieniężnych. Ustala się je jednak tylko od kwoty poniesionych kosztów, a zwrot niewykorzystanej części zaliczki wycenia się po kursie, po jakim wyceniono jej wypłatę.

Przykład

Pracownik jednostki X pobrał 1100 USD zaliczki na koszty podróży służbowej do USA. Rozchód waluty z kasy wyceniono po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki, który wynosił 3,30 zł/USD.

1100 USD × 3,30 zł/USD = 3630 zł.

W dniu pobrania zaliczki w kasie było 2000 USD przyjętych do kasy po kursie 3,25 zł/USD.

Po zakończeniu podróży pracownik przedłożył do rozliczenia delegacji dokumenty potwierdzające poniesione wydatki w różnych walutach: 300 USD oraz 150 euro. Kurs średni USD z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji wynosił 3,33 zł/USD. W trakcie podróży zagranicznej pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, zatem przysługuje mu 25 proc. diety. Obliczono, że pracownikowi przysługują diety w kwocie 82,50 euro.

Zaliczkę wypłacono pracownikowi w USD, więc rozliczenie delegacji również odbędzie się w tej walucie.

Jednostka rozlicza koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

Do przeliczenia wydatków poniesionych w różnych walutach na USD zastosowano kursy walut z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, tj. odpowiednio:

1 euro = 4,25 zł oraz

1 USD = 3,33 zł,

zatem 1 euro = 1,2763 USD.

Pobraną zaliczkę rozliczono w następujący sposób:

1) przeliczenie wydatków w euro na USD: (150 euro + 82,50 euro) × 1,2763 USD/euro = 296,74 USD,

2) ogółem wydatki w USD: 300 USD + 296,74 USD = 596,74 USD,

3) kwota do zwrotu przez pracownika w USD: 1100 USD – 596,74 USD = 503,26 USD.

Ewidencja księgowa:

1. Wypłata zaliczki z kasy walutowej 1100 USD x 3,30 zł/euro = 3630 zł

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami" 3630 zł

Ma „Kasa walutowa" 3630 zł

2. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej na podstawie przedłożonych dokumentów (300 USD × 3,33 zł/USD) + (82,50 euro × 4,25 zł/euro) + + (150 euro × 4,25 zł/euro) = 1987,13 zł

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe" 1987,13 zł

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami" 1987,13 zł

3. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki: 503,26 USD × 3,30 zł/USD = 1660,77 zł

Wn „Kasa walutowa" 1660,77 zł

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami" 1660,77 zł

4. Rozliczenie różnic kursowych: a) powstałych na rozrachunkach z pracownikiem:

596,74 USD × (3,33 zł/USD – 3,30 zł/USD) = 17,90 zł

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami" 17,90 zł

Ma „Przychody finansowe" 17,90 zł

b) od własnych środków pieniężnych: 596,74 USD × (3,30 zł/USD – 3,25 zł/USD) = 29,84 zł

Wn „Kasa walutowa" 29,84 zł

Ma „Przychody finansowe" 29,84 zł

Autorka jest starszą konsultantką w Grupie ECA

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL