Urzędnika pracodawca może zmusić do wypoczynku

Pracownikom służby cywilnej oraz osobom zatrudnionym na wyższych stanowiskach w tej służbie urlop wypoczynkowy przysługuje w wymiarze określonym w kodeksie pracy. Mają oni, zatem co roku prawo do 20 (zatrudnienie krótsze niż 10 lat) albo 26 dni (zatrudnienie, co najmniej 10 lat) urlopu wypoczynkowego. Urzędnik służby cywilnej może wypoczywać dłużej. Obok urlopu „kodeksowego" ma on, bowiem prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze jednego dnia po pięciu latach zatrudnienia w służbie cywilnej. Wymiar tego urlopu zwiększa się z każdym rokiem pracy o jeden dzień aż do osiągnięcia 12 dni. Tak wynika z art.105 ustawy o służbie cywilnej.

Przy czym – jak podkreśla Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – dodatkowy urlop wypoczynkowy nie jest samodzielnym uprawnieniem przysługującym urzędnikowi służby cywilnej odrębnie od urlopu wypoczynkowego przysługującego zgodnie z przepisami kodeksu pracy (dalej k.p.) (dodatkowy urlop urzędnika powiększa po prostu wymiar urlopu przysługującego w danym roku na podstawie art. 154 k.p.). Oznacza to, że zasady udzielania tego urlopu są takie same jak urlopu kodeksowego. Jedną z nich jest obowiązek udzielania pracownikom urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Przesunięcie urlopu tylko wyjątkowo

Zarówno urlop podstawowy jak i urlop dodatkowy powinien być, co do zasady udzielony w tym roku kalendarzowym, w którym członek korpus sc uzyskał do niego prawo. Wszystkie sytuacje, w których możliwe jest wykorzystanie urlopu w terminie późniejszym wymienia kodeks pracy. I tak okoliczności, w których w sposób legalny dojść może do powstania zaległości urlopowych to:

- przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 k.p.),

- przesunięcie urlopu, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 k.p.),

- niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 k.p., a więc z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy, czy urlopu macierzyńskiego,

- odwołanie pracownika z urlopu (art. 167 k.p.).

Przy czym ustawodawca zadbał, aby pracownicy nie kumulowali należnego im urlopu i realizowali prawo do odpoczynku ustalając w art. 168 k.p. ostateczny termin na realizacje ich zaległych uprawnień urlopowych. Oznacza to, że w wymienionych wyżej sytuacjach zaległy urlop powinien być pracownikowi udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin ten, uznaje się za dochowany, gdy rozpoczął on urlop nie później niż w ostatnim dniu września, w którym zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy miał wykonywać pracę.

Ważne !

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p., a więc albo w planie urlopu albo w indywidulanych uzgodnieniach z pracodawca należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Urlop na żądanie na innych zasadach

Należy podkreślić, iż wskazany obowiązek nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie, czyli urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 k.p. Bo choć w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku kalendarzowym z początkiem kolejnego roku urlop ten traci swój specjalny charakter i zmienia się w „zwykły" urlop wypoczynkowy, to zgodnie z art. 168 k.p. pracodawca nie ma obowiązku udzielania go pracownikowi do końca 30 września tego roku. A zatem ta część zaległego urlopu może być przez pracownika wykorzystana później i to bez żadnych negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.

Grzywna za niedotrzymanie terminu

W pozostałych przypadkach nieudzielenie pracownikowi urlopu we wskazanym terminie stanowi naruszenie obowiązujących przepisów i może skutkować odpowiedzialnością z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone karą grzywny, co wynika z art. 282 k.p. Zgodnie z nim, kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Oporni pracownicy

Zdarza się jednak, że pracownicy mimo monitów ze strony pracodawcy ociągają się ze składaniem wniosków urlopowych narażając tym samym pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową. Powstaje pytanie: czy w takiej sytuacji pracodawca może zmusić pracownika do pójścia na urlop, aby takiej odpowiedzialności uniknąć. I choć nie wynika to wprost z przepisów i są eksperci, którzy zalecają pracodawcy ostrożność w tym zakresie (według nich do urlopu zaległego należy stosować ogólne reguły udzielania urlopów, zgodnie, z którymi termin urlopu jest wyznaczany po porozumieniu z pracownikiem), Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu.

W wyroku z 25 stycznia 2005 r. (I PK 124/05, OSNAPiUS 2006 nr 23–24, poz. 354, str. 99), SN stwierdził, iż przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego" (obecnie do 30 września następnego roku kalendarzowego) żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie do 30 września następnego roku kalendarzowego). Z tego, zdaniem SN, nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 kp, zależne jest od zgody pracownika.

Podobnie orzekł SN w wyroku z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) stwierdzając, że przepis art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie do 30 września następnego roku kalendarzowego). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie.

Polecenie pójścia na urlop

W sytuacji, zatem gdy pracodawca (także pracodawca publiczny) nie jest w stanie ustalić terminu wykorzystania zaległego urlopu w porozumieniu z pracownikiem, (bo ten robi wszystko, aby na urlop nie iść) ma prawo taki termin wyznaczyć samodzielnie i wysłać pracownika, najlepiej w formie pisemnej, na zaległy wypoczynek. Jeśli natomiast pracownik pomimo udzielenia mu urlopu stawi się do pracy pracodawca nie powinien dopuścić go do jej wykonywania.

Warto także podkreślić, że o ile pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, to samodzielne udanie się na urlop przez pracownika, nawet w sytuacji, gdy mimo ciążącego na nim obowiązku i upływu wskazanego w kodeksie pracy terminu pracodawca takiego urlopu mu nie udziela nie jest możliwe.

Z orzecznictwa

- Z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może, więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (por. także wyrok SN z 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP 2004 nr 18, poz. 310; wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006 nr 23–24, poz. 354) – uzasadnienie wyroku SN z 7 maja 2008 r. II PK 313/07, OSNAPiUS 2009 nr 17–18, poz. 229, str. 743;

- Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy – wyrok SN z 5 grudnia 2000 r I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002 nr 15, poz. 353, MoP 2001 nr 15, str. 766. -

podstawa prawna: art. 9, art.105 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)

podstawa prawna: art. 161, 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r.  – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Czy urlop bieżący ma pierwszeństwo przed zaległym?

Pracownik służby cywilnej przez trzy lata nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. W tym roku ma zamiar wziąć 26 dni urlopu. W związku z tym jednak, że przepisy nakazują pracodawcy udzielać urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo zastanawia się czy pracodawca udzieli mu urlopu za rok bieżący czy też urlopu zaległego. Jest to ważne, bo po trzech latach urlop wypoczynkowy przedawnia się. Czy przepisy regulują kolejność korzystania z urlopów wypoczynkowych w takiej sytuacji?

Nie.

Przepisy nie regulują wprost tego zagadnienia. Kwestią tą zajmował się jednak SN w wyroku z 9 maja 2013 r. (II PK 199/12), i uznał, iż nie można przyjąć, że skoro pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, lecz nie później niż do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego), to z regulacji art. 161 i 168 k.p. wynika, że w przypadku wystąpienia urlopu zaległego należy udzielić pracownikowi w pierwszej kolejności urlopu bieżącego, a dopiero potem urlopu zaległego.

Nie jest to, zdaniem SN, wykładnia trafna, gdyż pomija pozostałe regulacje prawa, które uzasadniają normę, zresztą stosowaną w praktyce przez pracodawców, że pracownikowi udziela się w pierwszej kolejności urlopu zaległego, a dopiero potem urlopu bieżącego. Norma ta wynika z podstawowej zasady, że urlop ze względu na swój cel powinien być wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny nie zastąpi urlopu (odpoczynku) i nie taka jest jego funkcja. Celem regulacji prawa o urlopach nie jest, bowiem to, by pracownik zamiast urlopu otrzymywał ekwiwalent pieniężny, skoro ustawa zasadnicza stanowi, że pracownik ma prawo do określonych w ustawie corocznych płatnych urlopów (art. 66 ust. 2 Konstytucji RP). Poza tym w przypadku nieprawidłowej kolejności realizacji prawa do urlopu, czyli udzielania urlopu bieżącego przed zaległym, pracownik mógłby w ogóle stracić prawo do urlopu zaległego a w konsekwencji również prawo do ekwiwalentu pieniężnego za ten urlop. Chodzi o przedawnienie prawa do urlopu. Zgodnie, bowiem z art. 291 § 1 k.p. urlop niewykorzystany w terminie (art. 168 k.p.) ulega przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie o urlop stało się wymagalne.

podstawa prawna: art. 161, 168, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 917 ze zm.)

Czy pracodawca może wysłać na przymusowy urlop?

Pracownik służby cywilnej do połowy września jest na zwolnieniu lekarskim, później wraca do pracy, ale tylko po to, aby złożyć wypowiedzenie. Ma ponad 30 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za lata poprzednie i cały urlop bieżący. Chciałby otrzymać za ten urlop ekwiwalent pieniężny. Czy pracodawca może wysłać go na urlop w okresie wypowiedzenia bez jego zgody?

Tak.

Jeśli pracodawca będzie chciał „zaoszczędzić" na ekwiwalencie za niewykorzystany urlop może wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia. I to nawet bez jego zgody. Wynika to wprost z art. 1671 k.p., który na mocy art. 9 ustawy o służbie cywilnej ma zastosowanie także do członków korpusu tej służby. Zgodnie z tym przepisem w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Dotyczy to nie tylko urlopu zaległego, który pracodawca może udzielić pracownikowi w całości, ale też urlopu bieżącego. Ten ostatni jednak może być udzielony pracownikowi w tym trybie tylko w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.

W sytuacji opisanej w pytaniu wszystko wskazuje na to, że umowa rozwiąże się z końcem grudnia. Zatem pracodawca będzie mógł wysłać pracownika na cały zaległy urlop z lat poprzednich (30 dni) i cały urlop za 2018 rok. Decyzja pracodawcy w przedmiocie udzielenia urlopu jest wiążąca dla pracownika, tj. o ile nie zajdą okoliczności wymienione w art. 165 lub 166 k.p., pracownik nie może uchylić się od obowiązku wykorzystania urlopu. Potwierdza to wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r. (II PK 302/10, OSNAPiUS 2012 nr 17–18, poz. 215), zgodnie, z którym, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.) zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

Warto podkreślić, iż możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia nie zależy od podstawy nawiązania stosunku pracy. Dotyczy, zatem także pracowników zatrudnionych na podstawie powołania (osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej), mimo, że tacy pracownicy w okresie wypowiedzenia zachowując prawo do wynagrodzenia nie mają obowiązku świadczenia pracy. Tak wynika z tezy 4 cytowanego wyżej wyroku Sądu Najwyższego.

podstawa prawna:art. 9 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1559)