Posiłki profilaktyczne zgodnie z prawem

Przy wprowadzaniu ulg podatkowych dla posiłków profilaktycznych, intencją ustawodawcy było zagwarantowanie celowości tego świadczenia – czyli zapewnienie, że środki przeznaczone na ten cel zostaną wykorzystane na posiłki, które pracownik będzie mógł spożyć w czasie pracy. Dlatego zarówno RRM, jak i Ustawa o podatku dochodowym[i] jasno definiują, że zatrudnieni mogą za nie nabyć wyłącznie napoje bezalkoholowe, gotowe posiłki oraz artykuły spożywcze. To na pracodawcy spoczywa obowiązek wyboru takiej formy, która spełni ten warunek i uniemożliwi pracownikom zakup np. alkoholu, papierosów czy chemii gospodarczej.  

Tylko talon, kupon i bon

Dokładnie te trzy rozwiązania – talon, kupon i bon – wskazuje RRM oraz Ustawa o podatku dochodowym[ii]. Nie ma mowy o innych, alternatywnych formach zapewnienia posiłków profilaktycznych. Nie jest tam wymieniona na przykład karta przedpłacona, a co najważniejsze nie ma jasnego orzecznictwa dla kart na posiłki profilaktyczne z US, PIP i ZUS. Dlatego wybierając ten rodzaj świadczenia warto postawić na sprawdzone i bezpieczne rozwiązania, które nie niosą ze sobą żadnych wątpliwości i nie pozostawiają dowolności interpretacyjnej.

Mimo szybkiego tempa zmian w gospodarce i koncentracji na nowoczesnych rozwiązaniach to właśnie papierowa forma zapewnienia posiłków jest dzisiaj najbezpieczniejsza i spełnia wszystkie wymogi prawne stawiane posiłkom profilaktycznym. W ostatnim okresie na rynku pojawiło się kilka ofert zastąpienia tradycyjnych form kartami profilaktycznymi. W wielu przypadkach, po olbrzymim entuzjazmie ze strony klientów, po dokładnej analizie sposobu funkcjonowania tego rozwiązania, pozostawali oni przy formie kuponowej. Powodem takiego stanu rzeczy były przede wszystkim brak jednoznacznego orzecznictwa ZUS i US, możliwość kumulacji środków na kartach, a przede wszystkim brak technicznych możliwości wykluczenia zakupu alkoholu, papierosów oraz innych artykułów niespożywczych. Klientom, którzy pomimo wielu zagrożeń zdecydują się na karty na posiłki profilaktyczne zawsze doradzamy uzyskanie indywidualnych opinii stosownych instytucji. Należy jednak pamiętać, że zagrożenia jakie niesie ze sobą ich zastosowanie jest dużo większe niż potencjalne korzyści – powiedziała Ewa Janiszewska-Poszwa, Regionalny Kierownik Sprzedaży, w Sodexo Benefits and Rewards Services, odpowiedzialna za sprzedaż i rozwój produktów związanych z posiłkami profilaktycznymi. 

Wyłącznie bezpieczne i sprawdzone rozwiązania

Przykładem bezpiecznego rozwiązania, które spełnia wszystkie opisane wymogi prawne, jest Kupon Żywieniowy Pass na Posiłek Profilaktyczny, oferowany przez Sodexo, lidera rynku świadczeń pozapłacowych i pioniera w obszarze rozwiązań kuponowych w Polsce. To sprawdzony sposób na zapewnienie pracownikom posiłków profilaktycznych w dogodnej dla nich formie, miejscu i czasie. Kupon zapewnia możliwość wyboru ulubionego posiłku w jednym z ponad 30 tysięcy punktów w całej Polsce, m.in. w sklepach spożywczych, barach, hiper i super marketach, restauracjach, stołówkach czy fast foodach. Istnieje także możliwość dostosowania sieci do wymogów klienta. Gwarancją kontroli rodzaju kupowanego przez pracownika asortymentu jest umowa zawarta pomiędzy wszystkimi punktami handlowymi i gastronomicznymi a Sodexo oraz nadruk o zakazie zakupu za kupon alkoholu i wyrobów tytoniowych.

Oczywistym jest, że rynek się rozwija, a nasi Klienci coraz częściej dopytują o karty przedpłacone, które są dużym ułatwieniem, głównie ze względu na logistykę wydawania kuponów. Sodexo, w odpowiedzi na potrzeby  rynku oraz oczekiwania klientów, jako jedyne, stworzyło rozwiązanie oparte na karcie, które spełnia wymogi ustawowe stawiane przed tym świadczeniem. Wykorzystując swoje 20-letnie doświadczenie w tym obszarze i rozległą sieć ponad 30 tysięcy punktów akceptujących, dostarczamy spersonalizowane rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta, a przede wszystkim jego pracowników. To pozwala zadowolić końcowych użytkowników przy jednoczesnym spełnieniu wymagań prawnych. W naszej ocenie dbałość o aspekty prawne, spersonalizowana sieć akceptacji i indywidualne promocje z naszymi partnerami biznesowymi wpływają na budowanie nowoczesnych i bezpiecznych rozwiązań rynkowych – powiedział Sebastian Lachowski, Dyrektor Sprzedaży, Sodexo Benefits and Rewards Services w Polsce.

Karta Profilaktyczna Sodexo jest nowoczesnym odwzorowaniem Kuponu Żywieniowego Pass na Posiłek Profilaktyczny. W tym przypadku mamy również do czynienia z zawężoną siecią akceptacyjną honorującą kartę na ściśle określonych warunkach, spełniających wymogi prawa. Akceptant nie ma prawa zrealizować płatności tą kartą za alkohol, tytoń czy artykuły przemysłowe. Ponadto nie można nią płacić w kasach samoobsługowych – gdyż kasjer ma obowiązek zweryfikowania zakupów. Dodatkowo na Karcie można ustawić limity kwotowe transakcji tygodniowych i dzięki temu dostosować stawkę  na posiłki w różnych okresach czasu. Ponadto Karta jest bezpieczna – transakcje wymagają podania kodu PIN, można nią także płacić telefonem za pośrednictwem usługi Google Pay. Jej saldo, listę punktów akceptujących czy aktualnych promocji można sprawdzić w telefonicznym Centrum Obsługi Klienta, na stronie internetowej DlaCiebie.Sodexo.pl oraz w aplikacji mobilnej Sodexo dla Ciebie.

Termin ważności a kumulacja świadczeń

Każda forma finansowania posiłków, czy to kupon czy karta, ma swoją datę ważności. Najistotniejszą kwestią jest zaproponowanie zatrudnionym takiego terminu ważności, który z jednej strony zagwarantuje im odpowiednio długi czas na realizację świadczenia, a z drugiej sprawi, że będą na bieżąco konsumować to świadczenie zgodnie z jego przeznaczeniem. Kumulacja środków na karcie, typowa szczególnie dla branży górniczej, całkowicie zaprzecza podstawom funkcjonowania posiłków profilaktycznych. To pracodawcy definiują okres ważności świadczenia.

Wybierając talony, kupony, bony czy karty żywieniowe na posiłki profilaktyczne warto postawić na bezpieczne i sprawdzone rozwiązania, zgodne z literą prawa. Wszystko po to, by wyeliminować ryzyko związane z kontrolą skarbową czy ZUS, podczas której mogą zostać zakwestionowane zastosowane zwolnienia, a w konsekwencji pracodawca może zostać wezwany do zapłaty należnych podatków i zaliczek na zasiłki wraz z odsetkami za zwłokę.

Sodexo Benefits and Rewards Services Polska

Sodexo Benefits and Rewards Services Polska jest strategicznym partnerem dla firm i instytucji, które kładą nacisk na efektywność, lojalność i dobre samopoczucie pracowników oraz partnerów biznesowych. Wierzymy, że jakość codziennego życia zwiększa satysfakcję i motywację pracowników, klientów i kontrahentów, a tym samym odgrywa istotną rolę w strukturze organizacyjnej naszych strategicznych partnerów.

Sodexo Benefits and Rewards Services działa na polskim rynku od 1998 roku. Z oferty firmy w Polsce skorzystało już 43 000 Klientów, a rozwiązania trafiły do ponad 3,5 mln użytkowników. Sodexo zostało nagrodzone m.in. tytułem Business Superbrands oraz nagrodą Złota Jakość Roku. W 2016 roku Aon Hewitt, światowy lider w doradztwie i rozwiązaniach outsourcingowych w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim, po raz kolejny przyznała firmie certyfikat Aon Hewitt Best Employer™ na poziomie międzynarodowym i krajowym.

Grupa Sodexo

Grupa Sodexo od 1966 roku jest światowym liderem w zakresie usług poprawiających jakość życia i strategicznym partnerem dla firm i instytucji, które kładą nacisk na efektywność, lojalność i dobre samopoczucie pracowników oraz partnerów biznesowych. Z wielką pasją 427 000 pracowników Sodexo w 80 krajach projektuje, zarządza i dostarcza kompleksowe usługi w zakresie obsługi nieruchomości (Sodexo On-site Services) oraz w zakresie motywacji (Sodexo Benefits and Rewards Services), obsługując każdego dnia 100 milionów konsumentów na całym świecie.

[i] art. 21 ust. 1 pkt. 11 b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych