Prokuratury apelacyjne i okręgowe, w sumie 56 jednostek, zakończyły już digitalizację akt, czyli przenoszenie papierowych dokumentów na nośniki elektroniczne. Za kilka miesięcy zrobią to prokuratury rejonowe. Wtedy też prokuratorzy przestaną chodzić do sądu z papierowymi aktami, wystarczy im laptop.

– To ogromne udogodnienie i przyspieszenie postępowań. O 60 proc. skróci się czas przeglądania akt dla każdej ze stron, a więc prokuratorów, adwokatów, pokrzywdzonych itd. – chwali digitalizację Andrzej Seremet, prokurator generalny. Jako szef prokuratury odpowiada za wdrożenie digitalizacji we wszystkich jednostkach. Dzięki całej operacji ma bowiem być taniej – nie trzeba będzie płacić za kserokopie i odpisy papierowych akt postępowania przygotowawczego. Będzie też szybciej, bo akta w formie elektronicznej staną się dostępne od ręki po załatwieniu formalności u prokuratora prowadzącego sprawę.

Digitalizacja akt sprowadza się do tego, że każdy z tomów musi być zeskanowany, później skany są weryfikowane i opisywane.

– Następnie dokumenty są opracowywane do obejrzenia i przekazane po zaakceptowaniu poprzez system elektroniczny do modułu zarządzania – wyjaśnia Marek Zajkowski, dyrektor Biura Informatyzacji i Analiz Prokuratury Generalnej.

W module zarządzania dostęp do konkretnych akt ma prokurator. Może wrzucić je w moduł analityczny, w którym np. zrobi potrzebne mu zestawienie operacji bankowych czy sporządzi notatki. Będą one widoczne tylko dla niego. Prokurator zajmuje się też anonimizacją, czyli zamazuje dane osobowe pozwalające zidentyfikować strony, a od 1 lipca 2015 r. również świadków. Tylko wtedy materiały mogą być udostępnione stronom w sprawie.

W praktyce – dzięki digitalizacji – wystarczy, że uprawniony do dostępu do akt, np. adwokat, wpisze odpowiednią sygnaturę sprawy, a zyska dostęp do akt postępowania przygotowawczego.

– Nie trzeba będzie wertować tomów akt, by dotrzeć np. do zeznań konkretnego świadka czy biegłego. System sam je znajdzie.

Lada moment w prokuraturze pojawi się też kolejna nowość: system transkrypcji mowy.

– Dziś, prowadząc oględziny w różnych trudnych miejscach poza siedzibą prokuratury czy przesłuchania świadków, prokurator musi się skupić na dyktowaniu, a to odbija się na jakości protokołu. Czasem umykają rzeczy mniej istotne, ale dla sprawy ważne. Dzięki transkrypcji protokołowanie zajmie 70 proc. czasu mniej niż dziś – podkreśla Andrzej Seremet.

W całym kraju komputerów umożliwiających automatyczną zmianę mowy w tekst pisany będzie na początek 731.