Niezależnie od tego, w jakich okolicznościach zostały zagubione lub zniszczone, akta administracyjne powinny podlegać odtworzeniu. Wymagają tego np. dokumenty zalane wskutek powodzi czy zagubione podczas przenoszenia teczek aktowych między budynkami poszczególnych urzędów.
Niestety, to niejednokrotnie tylko teoria. Mimo że takie przypadki są dość częste, większość urzędów odmawia odtwarzania dokumentów, powołując się na brak odpowiednich przepisów w kodeksie postępowania administracyjnego. Zdarza się tak nawet wtedy, gdy akta zaginęły lub zostały zniszczone w wyniku niedbalstwa pracowników.
Można wprawdzie przy rekonstrukcji akt administracyjnych stosować przepisy kodeksu postępowania cywilnego bądź prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. W takim też kierunku idzie sądownictwo administracyjne. Budzi to jednak liczne zastrzeżenia organów administracyjnych. W konsekwencji najbardziej poszkodowana staje się właśnie osoba, której akta zaginęły i która z tego powodu ponosi rozmaite negatywne następstwa. Odmowa odtworzenia akt następuje także najczęściej z pominięciem prawidłowej formy postanowienia lub decyzji – co uniemożliwia zaskarżenie w trybie odwoławczym.
Rzecznik praw obywatelskich uważa, że należy koniecznie wprowadzić do k.p.a. jednoznaczne regulacje umożliwiające, z uwzględnieniem specyfiki postępowania, odtwarzanie akt administracyjnych.
Taki też wniosek o podjęcie inicjatywy ustawodawczej w zakresie regulacji umożliwiających odtwarzanie akt administracyjnych prof. Irena Lipowicz wystosowała do ministra spraw wewnętrznych i administracji.
