Emerytura z archiwum X

Problem dotyczy pracowników blisko 30 tys. przedsiębiorstw państwowych, które upadły w okresie transformacji, czyli w latach 1989–1999. Zgodnie z przepisami akta pracownicze na potrzeby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych muszą być przechowywane przez 50 lat. Po bankructwie pracodawca musi przekazać dokumentację do specjalnych archiwów. To gwarancja, że ZUS, ustalając emeryturę pracownika, uwzględni jego zarobki.

Tekst pochodzi z tygodnika Bloomberg Businessweek Polska

W Polsce 1700 podmiotów przechowuje dokumentację płacową i kadrową nawet 11 mln pracowników. Część robi to nielegalnie. Dokumenty przechowywane są w złych warunkach, np. w piwnicach. W efekcie wiele dawno zgniło, nie można ich odnaleźć lub nie mają już wartości dokumentu. A bez nich ZUS przyzna niższą emeryturę.

Sprawa jest na tyle poważna, że zajęła się nią sejmowa Komisja Administracji i Cyfryzacji.

– Zgłaszają się do mnie setki osób, które nie mogą zgromadzić dokumentów niezbędnych do wyliczenia emerytury – mówi prof. Józefa Hrynkiewicz, posłanka PiS, wiceprzewodnicząca komisji.

Prof. Władysław Stępniak, naczelny dyrektor Archiwów Państwowych, przyznaje, że ok. 400 firm na rynku przechowywania dokumentacji osobowo–płacowej nie dopełniło obowiązku zgłoszenia takiej działalności w urzędzie marszałkowskim. Działają więc bezprawnie. Tymczasem może się w nich znajdować dokumentacja płacowa milionów pracowników. ZUS nie honoruje wystawionych przez nie zaświadczeń o zarobkach sprzed lat, bo zabrania mu tego rozporządzenie ministra pracy z 2011 roku.

Nikt poza sejmową komisją nie chce się zająć sprawą. Może dlatego, że dzięki temu budżet może oszczędzić na świadczeniach. Co więcej, Archiwa Państwowe nie mogą nawet sprawdzić, w jakich warunkach są przechowywane pracownicze dokumenty wymagane przez ZUS.

– Tylko główny inspektor ochrony danych osobowych może nałożyć karę na taką firmę, gdy przechowuje ona wrażliwe dane sprzed lat bez zgłoszenia takiej bazy w myśl ustawy o ochronie danych osobowych – dodaje Władysław Stępniak. – GIODO jednak niewiele robi.

Inspektor zapewnia jednak, że zgłasza takie firmy do prokuratury, a ta kieruje do sądu sprawy o ukaranie.

W latach 1989–1999 ogromne archiwa trafiły do 600 prywatnych firm, które mogły liczyć na wysokie wynagrodzenia. Obecnie tylko 200 z nich działa w zgodzie z przepisami o archiwach. Ale i w nich zdarzają się wpadki. W zeszłym roku upadłość ogłosiła jedna z większych przechowalni w Kutnie, która miała dokumenty płacowe dziesiątek tysięcy pracowników ze zlikwidowanej Stoczni Szczecińskiej. Przejęły je Archiwa Państwowe, które teraz na koszt podatników starają się odtworzyć część zniszczonych dokumentów.

Zarówno przepisy karne, jak i cywilne przewidują odpowiedzialność za nienależyte przechowywanie dokumentacji płacowej sprzed lat. Ci, którzy ich poszukują i już do nich dotarli, niejednokrotnie alarmują, że są one trzymane w fatalnych warunkach. Tylko w zeszłym roku takich przypadków było co najmniej kilkanaście.

Kilkanaście tysięcy pracowników zakładów mięsnych w Przylepie k. Zielonej Góry raczej nie ma co liczyć na odtworzenie dokumentów, które – przez lata źle przechowywane – po prostu zgniły. W nie lepszej sytuacji jest kilkanaście tysięcy osób, których dokumenty płacowe znajdowały się w przechowalni w Ostródzie. Choć dokumenty się zachowały, leżały w stertach na podłodze. Nie sposób więc dotrzeć do papierów dotyczących konkretnych osób bez odtworzenia tego archiwum.

– Fala tych kłopotów będzie narastać – uważa posłanka Józefa Hrynkiewicz. – Jeżeli zainteresowany ma jedynie świadectwo pracy, to ZUS zalicza mu do emerytury tylko minimalne wynagrodzenie, a nie rzeczywiste zarobki – wskazuje.

Osoby szukające dokumentacji płacowej mogą odwołać się do przepisów przewidujących srogie kary za nienależyte przechowanie dokumentów, a także skorzystać z prawa do odszkodowania za spowodowane w ten sposób straty.

Zgodnie z art. 276 kodeksu karnego każdy, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Ponadto zgodnie z art. 835 i następnymi kodeksu cywilnego przechowawca ponosi odpowiedzialność za zniszczenie dokumentów oddanych mu pod opiekę.

– Szkopuł w tym, że trudno oszacować szkodę emeryta, skoro dokumenty płacowe zaginęły – ocenia Andrzej Radzisław, radca prawny z kancelarii LexConsulting.pl. – Czasem udaje się to ustalić, gdy luka dotyczy jednego roku, a dokumenty z pozostałych lat się zachowały, albo gdy więcej szczęścia z papierami miał pracownik zatrudniony na podobnym stanowisku. Niestety, sądy coraz częściej nie uznają zeznań świadków dotyczących zarobków sprzed 20 czy 30 lat. Sędziowie wychodzą z założenia, że pamięć ludzka jest zawodna, i nie biorą pod uwagę oświadczeń współpracowników osoby starającej się o podwyżkę emerytury.