Zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego określa ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (DzU z 2013 r., poz. 1144, dalej ustawa).
Ważne pół roku
Podstawę wymiaru trzynastki stanowią łączne pobory otrzymane przez pracownika w roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Należy w niej uwzględnić wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, w tym również wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za czas pozostawania bez pracy przysługujące zatrudnionemu, który ją podjął w wyniku przywrócenia do pracy.
Samo wynagrodzenie roczne stanowi 8,5 proc. podstawy jego wymiaru. Trzynastkę otrzyma również ten podwładny, który nie przepracował w firmie całego roku kalendarzowego, pod warunkiem że świadczył pracę przez co najmniej sześć miesięcy (180 dni). Nabędzie wtedy prawo do nagrody rocznej proporcjonalnej do przepracowanego okresu.
W rozumieniu ustawy „okresem przepracowanym" nie jest samo pozostawanie w zatrudnieniu, ale faktyczne świadczenie pracy. Przy czym na równi z jej wykonywaniem traktuje się urlop wypoczynkowy. Nie uwzględnia się jednak okresów usprawiedliwionej nieobecności w firmie spowodowanej absencją chorobową, urlopem szkoleniowym, okolicznościowym (niezależnie od tego, czy z jego tytułu zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia) oraz zwolnieniem od pracy w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem do 14. roku życia, o którym mówi art. 188 kodeksu pracy. Choć przebywanie na urlopach związanych z rodzicielstwem nie pozbawia prawa do trzynastej pensji, to zasiłek macierzyński wypłacony za okres korzystania z podstawowego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego nie zwiększy jej podstawy.
Za czas choroby
Składniki wynagrodzenia niepomniejszane za czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, za którą przysługuje mu świadczenie chorobowe, uwzględnia się w podstawie trzynastki tylko w tej części, która przypada na czas przepracowany. Takim składnikiem wypłacanym obok bywa dodatek stażowy. Jeśli zatrudniony otrzymuje go w pełnej wysokości niezależnie od absencji zdrowotnej, zwiększy on podstawę wymiaru trzynastki jedynie w kwocie proporcjonalnej do przepracowanego okresu.
