Zasady przeprowadzania inwentaryzacji określają zarówno przepisy rangi ustawowej, jak i obowiązujące w każdej jednostce przepisy wewnętrzne.

Najważniejsze znaczenie będą miały tutaj przede wszystkim dwie ustawy: z 29 września 1994 r. o[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A6FC3600AB7A3D7ED78549E9073DB6F8?n=1&id=324433&wid=328849] rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)[/link] oraz z 27 sierpnia 2009 r. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D43348124E07AEFEE6D1B2FB38D677C0?id=325303]o finansach publicznych (DzU nr 157, poz. 1240)[/link].

[srodtytul]Policz biurka i komputery[/srodtytul]

Spis z natury może być zastosowany do inwentaryzacji takich składników majątkowych znajdujących się w jednostce, które łatwo można policzyć, np. wyposażenie budynku urzędu w szafy, biurka, krzesła czy sprzęt elektroniczny, ale nie tylko.

Wymienione zostały one w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Będą to również aktywa pieniężne (krajowe środki płatnicze, waluty obce), lecz tylko te, które znajdują się w kasie urzędu, a nie te znajdujące się na rachunku bankowym.

W każdej jednostce konieczne jest określenie zasad spisu z natury we wspomnianej już instrukcji inwentaryzacji, a także opracowanie planu jej przeprowadzania.

Czynności związane ze spisem z natury można podzielić na prace przygotowawcze, spis właściwy i rozliczenie wyników spisu. W ramach etapu przygotowawczego następuje powołanie komisji. Dokonuje tego kierownik jednostki w pisemnym zarządzeniu.

Wyznacza w nim przewodniczącego komisji, jej członków, miejsca i składniki objęte inwentaryzacją oraz termin i czas jej trwania. Do komisji mogą być także powołani rzeczoznawcy, których zadaniem jest pomoc w kwalifikowaniu składników do niepełnowartościowych czy rozstrzyganie wątpliwości co do sposobu pomiaru składników wymagających zastosowania metod szacunkowych.

Do prac komisji mogą zostać oddelegowani pracownicy pomagający np. przy przemieszczaniu spisywanych składników. W zarządzeniu kierownika są także podane nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych za składniki majątku objęte spisem z natury, przy czym osoby te nie mogą być członkami komisji inwentaryzacyjnej, ale uczestniczą w spisie i swoim podpisem wyrażają akceptację jego wyników.

[srodtytul]Sprawdź stan konta[/srodtytul]

Potwierdzenie salda jest drugą metodą przeprowadzania inwentaryzacji. Wymieniona została w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Stosuje się ją w celu potwierdzenia wynikającego z ksiąg rachunkowych salda danej jednostki z danymi znajdującymi się w posiadaniu banków czy kontrahentów. Metoda ta jest stosowana do:

- aktywów finansowych występujących na rachunkach bankowych lub aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w zdematerializowanej postaci,

- należności łącznie z udzielonymi pożyczkami, z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publicznoprawnych,

- własnych składników aktywów, które zostały powierzone kontrahentom, np. wydzierżawione środki trwałe.

[srodtytul]Porównaj księgi z dokumentami[/srodtytul]

Artykuł 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości określa natomiast, jakie składniki podlegają inwentaryzacji, przez porównanie ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

Będą to m.in. grunty, środki trwałe o utrudnionym dostępie, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych oraz powstałe wobec osób, które ksiąg rachunkowych nie prowadzą.

Weryfikację sald wynikających z ewidencji księgowej realizują pracownicy komórek księgowości. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji i ustalenia prawidłowości salda powinien być odnotowany w odpowiednim dokumencie księgowym.

[ramka][b]Co grozi za naruszenie dyscypliny finansów publicznych[/b]

Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości stanowi czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych.

Wynika to wprost z art. 18 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EEB9991E95BD6489A1A6690A5A72D416?id=176480]ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (DzU nr 14, poz. 114 ze zm.)[/link].

Oznacza to, że zarówno niepodjęcie inwentaryzacji, jak i niepełne jej przeprowadzenie czy też przeprowadzenie jej w taki sposób, że nie zostaje odzwierciedlony stan rzeczywisty wszystkich składników majątkowych danej jednostki, jest penalizowane przez ustawodawcę (por./ [b]wyrok NSA z 3 kwietnia 2002 r., II SA 3224/01[/b]). [/ramka]