Bez konieczności zmian w strukturze organizacyjnej urzędu, a co najważniejsze bez przeprowadzania naboru na wolne stanowisko urzędnicze, każda gmina czy powiat może „zatrudnić" u siebie Wirtualnego Urzędnika. Jest to specjalna aplikacja, która zamieszczona np. na stronie BIP urzędu albo dołączona do profilu miasta na Facebooku wyjaśni mieszkańcom, jak odtworzyć zgubione dokumenty, jakich formalności dopełnić, aby zawrzeć związek małżeński czy zarejestrować firmę.
Przewodnik w gąszczu procedur
– Wirtualny Urzędnik to formuła dotarcia do obywatela, który odpowiedzi na pytanie, jak załatwić swoją sprawę urzędową, poszukuje właśnie przez Internet – mówi Michał Guć, wiceprezydent Gdyni. – Wielką zaletą e-urzędnika jest to, że pracuje on przez całą dobę, także w niedziele i święta, co jest ważne, bo kontakt z nim można nawiązać właściwie z każdego miejsca na ziemi, wystarczy dostęp do Internetu – dodaje wiceprezydent Guć.
– Uruchomiony na początku kwietnia na stronach internetowych urzędu gminy e-urzędnik to przejrzyste i mało skomplikowane oprogramowanie, które w przystępny sposób, za pomocą pytań i odpowiedzi prowadzi klienta urzędu przez gąszcz procedur – wyjaśnia Artur Wetland, zastępca naczelnika wydziału organizacyjnego Urzędu Miasta w Gdyni.
Mówi, że Wirtualny Urzędnik naprowadza klienta, za pomocą zadawanych pytań i udzielanych odpowiedzi, na poszukiwane przez niego rozwiązania.
– Nie tylko wyjaśnia, jak i gdzie (w którym wydziale urzędu) sprawę można załatwić, ale także dostarcza niezbędnych formularzy i innych informacji, np. o opłatach czy wymaganych załącznikach – dodaje.
