Jak długo przechowywać dokumenty, które nie muszą być archiwizowane

Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło ostateczne zakończenie spraw, których dokumentacja ta dotyczy. Jest to definicja potoczna, co prawda oddająca istotę sprawy, ale nieco odbiegająca od definicji urzędowej, mówiącej że okres ów liczy się w podany wyżej sposób „po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych" (rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych).

Nieprecyzyjne sformułowania

Te dwie z pozoru proste konstrukcje nastręczają czasami wielu kłopotów, bowiem wykazy akt, kwalifikując dokumentację, określają jej okres przechowywania np. na pięć lat – kategoria archiwalna B5. Często jednak nie precyzują momentu, od którego ten okres należy liczyć, to znaczy kiedy następuje zakończenie sprawy lub od kiedy dokumentacja traci praktyczne znaczenie dla danej instytucji oraz dla celów kontrolnych. Przyjęto, że momentem zakończenia sprawy dla:

-?indywidualnej dokumentacji medycznej jest data ostatniego wpisu w tej dokumentacji,

-?akt personalnych jest dzień zakończenia pracy u danego pracodawcy,

-?akt normatywnych jest dzień uchylenia normatywu lub wejścia w życie nowego, regulującego tę samą materię,

-?umów i kontraktów jest dzień ich wygaśnięcia,

-?spraw sądowych prowadzonych przez organ lub urząd jest dzień uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy. Uwaga! W sądach okresy te oblicza się według odrębnych przepisów oraz zupełnie innych zasad,

-?dokumentacji technicznej własnych lub użytkowanych obiektów, maszyn i urządzeń jest dzień zbycia, utraty lub zniszczenia (rozbiórki) budynku, maszyny, urządzenia,

-?polis ubezpieczeniowych jest dzień ich wygaśnięcia,

-?umów najmu lokali i nieruchomości jest dzień wygaśnięcia umów,

-?pozwoleń budowlanych, ich rejestrów i dokumentacji stanowiącej podstawę ich wydania w urzędach organów uprawnionych do wydania tych pozwoleń jest dzień zburzenia obiektu, którego pozwolenie dotyczy,

-?dowodów księgowych dotyczących finansowania inwestycji jest dzień jej zakończenia.

(E. Borodij, Kwalifikacja archiwalna dokumentacji współczesnej, w: Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, Wydanie czwarte poprawione i rozszerzone pod red. E. Borodija)

50-letni okres przechowywania akt personalnych należałoby obecnie wydłużyć

Dowody księgowe

Dla przybliżenia przedstawionych wyżej przykładów kilka z nich omówimy nieco szerzej. Zacznijmy od dowodów księgowych. Ustawa o rachunkowości (dalej u.o.r.) w art. 74 ust. 2 ustala następujące okresy przechowywania dowodów księgowych:

-?dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

-?dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

-?pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – pięć lat.

Jednocześnie w art. 74. ust 3 u.o.r. ustala się, że okresy te  oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Widzimy, że chociaż mówi się ogólnie, iż dowody księgowe przechowuje się przez pięć lat, to faktycznie tak nie jest.

Przykład

Inwestycja rozpoczęła się ?w 2011 r., a zakończyła w 2014 r., pięcioletni okres przechowywania wszystkich dowodów księgowych dotyczących tej inwestycji rozpocznie bieg z dniem 1 stycznia 2015 roku. Analogicznie będziemy obliczali okres przechowywania dowodów księgowych spłat pożyczek, kredytów, umów handlowych itd. W sumie będzie to więc okres pięcioletni dla dowodów księgowych z 2014 r., sześcioletni dla dowodów z 2013 r., siedmioletni dla dowodów z 2012 r. itd.

Nasuwa się wniosek, aby dowody księgowe dotyczące inwestycji przechowywać odrębnie dla każdej inwestycji i przyjąć pięcioletni okres przechowywania całości od roku następnego po zakończeniu inwestycji! Niestety, może to być niezgodne z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Obliczanie podatku dochodowego

Jeszcze bardziej skomplikowany jest sposób obliczania okresu przechowywania dokumentacji służącej do obliczania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) i fizycznych (PIT). Stosownie do art. 86 par. 1. ustawy – Ordynacja podatkowa – podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe np. PIT za rok 2013 powstaje w roku 2014. (art. 21 par.  1 i 2), a przedawnia się po pięciu latach (o ile nie jest w tej sprawie prowadzone postępowanie itd.), licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 par. 1. tejże ustawy). Słowem zobowiązanie podatkowe PIT za 2013 r. powinno być uregulowane do 30 kwietnia 2014 r., a wygasa z końcem 2019 r. Zatem dokumenty, na podstawie których ustalono wielkość zobowiązania, w tym wszelkie dowody księgowe, muszą być przechowywane, licząc od roku obrachunkowego (w tym wypadku 2013) nie przez pięć, ale faktycznie przez sześć lat!

Druk ZUS ZLA

Dalej należałoby zapytać, jakie dokumenty są dowodami księgowymi służącymi do obliczenia wysokości najpowszechniejszego podatku dochodowego, mianowicie PIT? Bez wątpienia jest to każda dokumentacja wypłat wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy o dzieło, czy też umowy zlecenia i innych opodatkowanych dochodów osobistych oraz dokumentacja służąca do obliczenia wysokości tych wynagrodzeń i wypłat. A jeżeli pracownikowi obniżono do 80 proc. wynagrodzenie za pracę z powodu zwolnienia lekarskiego, to czy zwolnienie, popularny druk ZUS ZLA, jest tylko dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy, który należy przechowywać przez trzy lata – kategoria archiwalna B3, czy też dokumentem księgowym, na podstawie którego naliczono wysokość wynagrodzenia, a co za tym idzie – także podatku od tegoż wynagrodzenia? Jeśli tak, to owo zwolnienie lekarskie trzeba przechowywać przez sześć lat, licząc od roku obrachunkowego, którego dotyczy. Podobnie należy traktować wnioski premiowe, wnioski o przyznanie nagrody, zestawienia nadgodzin i wiele innych dokumentów.

Kontrakt z aneksem

Umowy cywilnoprawne przechowujemy zazwyczaj pięć lat, ale okres ten liczy się od roku następnego, po roku w którym dana umowa wygasła, o czym często zapominamy. Niejednokrotnie umowy takie są przedłużane aneksami i należy w przedstawiony wyżej sposób przechowywać całość konkretnej umowy – pierwszą zawartą i wszystkie aneksy.

W jednolitym rzeczowym wykazie akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (załącznik nr 2 do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów zakładowych – DzU nr 14, poz. 67 ze zm. – mamy klasę rzeczową 7145 „Zawieranie  umów  o  odpłatne używanie lokali mieszkalnych" opatrzoną kategorią archiwalną B5*). Ów dodatkowy znaczek odsyła nas do kolumny wyjaśniającej bardziej szczegółowo postępowanie z dokumentacją opisaną w tej klasie, ale to wyjaśnienie musi być oczywistą pomyłką, jak można bowiem przeprowadzać ekspertyzę archiwalną dokumentacji przechowywanej przez pięć lat po 10 latach? A na dodatek dokumentacja ta nie jest kategorii archiwalnej BE, obligatoryjnie podlegającej ekspertyzie archiwalnej (cytowane wyżej rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r., załącznik nr 1 pkt 2.3).

W każdym bądź razie należy pamiętać, że umowy o odpłatne użytkowanie lokali mieszkalnych muszą być przechowywane przez pięć lat, licząc od roku następnego, po którym wygasły. Czasami nastąpi to po kilku, czasami po kilkunastu, a czasami po kilkudziesięciu latach, zwłaszcza gdy umowy takie zostały zawarte na czas nieoznaczony!

Użytkowanie budynku

Mamy także przykłady dokumentacji, której okres przechowywania w ogóle nie może zostać racjonalnie określony. Dotyczy to np. dokumentacji, która występuje praktycznie w każdej instytucji posiadającej lub użytkującej odrębny budynek. Stosownie do art. 63 ust. 1 ustawy – Prawo budowlane właściciel lub zarządca obiektu budowlanego jest obowiązany przechowywać przez okres istnienia obiektu dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą, a także inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu oraz, w razie potrzeby, instrukcje obsługi i eksploatacji: obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem.

Przechowuje również opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania. Należy przy tym pamiętać, że jeżeli budynek zostaje zbyty innemu właścicielowi lub przekazany innemu zarządcy, to cała wymieniona wyżej dokumentacja także podlega zbyciu lub przekazaniu nieodpłatnie.

Sprawy pracownicze

Mamy wreszcie dokumentację osobową pracowników, którą, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, przechowuje się przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 51 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Niegdyś zakładano, że nieletni, po ukończeniu szkoły podstawowej przeważnie w 15. roku życia, może podjąć naukę zawodu i być z tego tytułu objęty stosunkiem pracy, a będąc przy tym mężczyzną, będzie pracował do ukończenia 65. roku życia. Stąd się wziął pięćdziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji osobowej.