Pomimo epidemii koronawirusa Sąd Najwyższy woli papier od e-maili

Sprawa, którą zajął się ostatnio Sąd Najwyższy, dotyczyła zwolnienia jednego z pracowników przejętej spółki. Nowy pracodawca nie znalazł dla niego miejsca w nowej strukturze, zaproponował więc jednemu ze 100 przejętych pracowników nowe warunki – zmiana stanowiska i miejsca zatrudnienia. Pracownik nie przyjął tych warunków, więc wypowiedzenie zmieniające przekształciło się w ostateczne. Zwolniony odwołał się jednak do sądu pracy z żądaniem przywrócenia poprzednich warunków zatrudnienia.

Jednym z ważnych wątków sprawy rozpatrywanym przez sądy pracy okazała się forma konsultacji ze związkiem zawodowym zamiaru zmiany warunków zatrudnienia tego pracownika. Dział kadr pracodawcy wysłał w tej sprawie e-maila do działającego w firmie związku zawodowego. Okazało się to bardzo kosztownym w skutkach błędem formalnym.

Czytaj także: W sądach coraz bardziej boją się zarazy

Gdy sprawa ostatecznie trafiła do Sądu Najwyższego, nie pozostawił on wątpliwości, że wysyłka takiego pytania do związku zawodowego nie wchodzi w rachubę. Konsultacja musi zostać przeprowadzona na papierze. SN potwierdził tym konserwatywne podejście do formy dokumentowej, jaka pojawiła się w kodeksie cywilnym w 2016 r.

– Artykuł 38 § 1 kodeksu pracy określa obowiązek, którego wykonanie ma nastąpić na piśmie, co stanowi jednoznaczną normę prawną, której naruszenie obwarowane jest sankcją (art. 45 § 1 k.p.) – stwierdził Zbigniew Korzeniowski, sędzia SN, w uzasadnieniu do tego wyroku.

SN dodał przy tym, że zmiany w formie czynności prawnych w prawie cywilnym, w tym przyjęcie formy dokumentowej, nie mają wpływu na zawarowany w art. 38 § 1 k.p. wymóg formy pisemnej dla konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę.

– Zapis komunikacji pocztą elektroniczną może spełniać wymagania dla formy dokumentowej (art. 77[2] k.c.), jest to jednak inna forma niż pisemna (art. 78 k.c.). Prawodawca wyraźnie odróżnia te formy. Z samej definicji forma dokumentowa nie spełnia warunków formy pisemnej – dodał sędzia Korzeniowski.

Zdaniem SN kodeks pracy w art. 38, nakładającym na pracodawcę obowiązek konsultacji zamiaru zwolnienia, nie pozostawia mu tutaj swobody wyboru formy takiej konsultacji i powinna ona nastąpić na papierze z podpisem osoby lub przedstawiciela pracodawcy.

– Jest to jedno z pierwszych orzeczeń SN o wymogu formy pisemnej w prawie pracy, wydanych już w trakcie pandemii Covid-19. Należy zatem przyjąć, że bierze ono pod uwagę istotne zmiany na rynku pracy, w szczególności powszechne wykonywanie wielu czynności w trybie zdalnym – zauważa Michał Lisawa, adwokat kierujący praktyką prawa pracy w Baker McKenzie.

W związku z powyższym wnioski płynące z tego wyroku są istotną wskazówką do oceny wymogu zachowania formy pisemnej przy innych czynnościach w prawie pracy.

– Wydaje się, że nie należy spodziewać się nowych elastycznych interpretacji obecnych przepisów przez sądy. Nawet jeśli pojawią się pojedyncze orzeczenia dopuszczające mniej formalizmu, wciąż pozostanie dużo niepewności u pracodawców – dodaje mec. Lisawa. – Dlatego dostosowanie warunków formalnych i sposobów komunikacji do obecnych czasów wymaga zmiany przepisów. Dobrym pomysłem byłby przegląd wszystkich wymogów pisemności w prawie pracy i sprawdzenie, gdzie mogłyby one zostać zastąpione, np. formą dokumentu elektronicznego.