Działania zmierzające do przejęcia kontroli nad spółką, w tym mające kryminalny charakter tzw. kradzieże spółek, mogą ostatecznie zakończyć się powodzeniem, jedynie jeśli sąd rejestrowy dokona wpisów danych osób przejmujących spółkę w KRS. Dobrze więc, że Ministerstwo Sprawiedliwości dostrzega newralgiczną rolę rejestru przedsiębiorców w zapobieganiu wrogim przejęciom spółek. Zresztą do większą przejrzystość postępowań rejestrowych powoduje już wprowadzony i działający od 1 lipca 2021 r. system postępowań rejestrowych online i uwidocznienie toczących się postępowań rejestrowych na Portalu Rejestrów Sądowych. Rozwiązanie w postaci newslettera to jednak za mało do skutecznego przeciwdziałania kradzieżom spółek: Newsletter KRS to dobry, ale nadal niewystarczający krok na drodze do koniecznej reformy systemu wpisów w KRS.
Kluczowe jest nie tylko pozyskanie przez prawowity zarząd spółki informacji o zamierzonych zmianach, ale także to, jak wobec jego niezgody na wpis zmiany danych zachowa się sąd rejestrowy.
Tymczasem sądy rejestrowe w sposób noszący cechy utrwalonej praktyki orzeczniczej odmawiają innym poza wnioskodawcami osobom udziału w postępowaniu rejestrowym. Stanowisko to opiera się na skrajnie zawężającej wykładni art. 510 kodeksu postępowania cywilnego, który przewiduje, że poza wnioskodawcą w postępowaniu nieprocesowym mogą wziąć udział jedynie osoby mające w tym interes prawny. Wobec deklaratywnego charakteru orzeczenia o wpisie danych członków zarządu i wspólników do rejestru przedsiębiorców KRS sądy rejestrowe notorycznie przyjmują, że wspólnicy, a także członkowie organów, w tym zarządu, nie mają legitymacji do udziału w postępowaniu rejestrowym i zajęcia stanowiska procesowego co do wniosku o wykreślenie ich danych i nowy wpis. Podmiotem dopuszczalnym do uczestnictwa w postępowaniu jest więc jedynie wnioskodawca – podmiot rejestrowy, reprezentowany przez podpisujących wniosek członków zarządu.
W przypadku nielegalnego przejęcia spółki taka interpretacja wyklucza zajęcie stanowiska i udział w postępowaniu prawowitych członków zarządu lub wspólników spółki. Skoro bowiem przyjmuje się a limine, że osoby podpisujące nowy wniosek reprezentują spółkę, która jest podmiotem rejestrowym i jedynym uczestnikiem postępowania mającym interes prawny, to nie ma przestrzeni na udział w postępowaniu jakichkolwiek innych osób. W konsekwencji mimo powzięcia informacji przez newsletter KRS prawowici przedstawiciele nielegalnie przejmowanej spółki nie będą mogli skutecznie zająć stanowiska procesowego w postępowaniu o wpis nowych danych w rejestrze prowadzonym dla skradzionej spółki. Wyeliminowanie tego stanu wymaga interwencji ustawodawcy.
Rozwiązaniem, które powinno być tutaj zastosowane, jest obowiązek powiadomienia osób, których dane są objęte wnioskiem o wykreślenie, o treści wniosku o wpis zmiany danych i wezwanie ich do zajęcia stanowiska. Taki model występuje już w kodeksie spółek handlowych w od niedawna obowiązującej procedurze dokonywania wpisu akcjonariusza do rejestru akcjonariuszy spółek akcyjnych (art. 3284 § 3 k.s.h.). Podobnie w postępowaniu wieczystoksięgowym przewidziano, że uczestnikami postępowania, obok wnioskodawcy, są osoby, których prawa zostały wykreślone lub obciążone bądź na rzecz których wpis ma nastąpić (art. 626 1 § 3 k.p.c.) Nie wystarczy bowiem spółkom i ich zarządom udzielić informacji o zagrożeniu ich sytuacji prawnej; konieczne jest także, aby wyposażyć je w instrumenty procesowe ochrony ich praw w postępowaniu sądowym.
Wprowadzenie realnej opcji udziału innych niż podmiot rejestrowy osób w postępowaniu o wpis, jest niezbędne, aby zapewnić prawidłowe rozpoznanie wniosku o wpis zmiany danych. Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem Sądu Najwyższego, sąd rejestrowy, na podstawie art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, ma kognicję do badania wniosku i załączonych do niego dokumentów także w obszarze prawidłowości i ważności czynności prawnych będących podstawą wpisu (por. np. postanowienie SN z 17 września 2008 r., sygn. akt: III CSK 56/08). Taka weryfikacja jest jednak możliwa o tyle, o ile w aktach sprawy znajdą się informacje pozwalające na wszechstronną weryfikację wniosku i dołączonych do niego dokumentów. Ze względu na ograniczoną treść wniosku i formalny charakter jego załączników, a także w razie kradzieży spółki ze względu na intencje składającego wniosek materiał dowodowy w aktach sprawy jest ograniczony i poza nielicznymi przypadkami nie pozwala na ocenę ważności czynności będących podstawą wpisu. Na przykład, przedłożenie samego dokumentu uchwały o powołaniu członka zarządu może nie być wystarczające, gdy np. zapadła z pominięciem prawowitego wspólnika, została podjęta przez osoby nieuprawnione lub z naruszeniem kworum przez co miałaby status uchwały nieistniejącej. Okoliczności tych nie da się bowiem ustalić na podstawie samej treści dokumentu uchwały, ale konieczne jest rzetelne zbadanie dokumentacji, a nawet niekiedy przesłuchanie świadków.
